Fik en minut - Håndtering Arbejdsplads Afbrydelser med takt og empati

“ Gå videre med dit liv, dine planer ... Spild ikke tiden ved at stoppe, før afbrydelser er begyndt &";
Richard L. Evans.

Af alle de produktivitetsforbedringer beskrevne udfordringer til mig, man skiller sig ud som den mest vanskelige at håndtere og tackle. Uanset om arbejde fra hjemmet iværksætter eller bestyrelseslokalet udøvende, afbrydelser af medarbejdere og rapportering personale øverst på listen over produktivitet smashers og tid afløb. Der &'; er bare noget om en kollega stående i din dør med det desperate blik på deres ansigt, der gør det svært at slå dem væk.

På det tidspunkt der opstår en afbrydelse, er at afbryde part typisk nået en tilstand af hjælpeløshed eller panik. De &'; re så fokuseret på hvad det er, de har brug for, at de don &'; t indser du har deadlines og prioriteter også. De kan kun se et træ i skoven, og det &'; s i brand! Det er typisk, når jeg siger til mig selv, “ Men, hvad med denne rapport som &'; s grund af 2:00? Nå ja, det &'; s bare denne ene gang. Chefen bliver nødt til at forstå. Ret &";?

I modsætning til populær tro, kun 20% af afbrydelser (på telefonen, personligt, via chat eller via e-mail) er sande nødsituationer. Med lidt medfølelse og god kommunikation, kan de øvrige 80% blive forsinket til en tid, der virker inden for din tidsplan.

De vigtigste faktorer for håndtering afbrydelse skal sikre anmoderen ved, at de &'; re at blive hørt, og at de har en eller anden måde at få deres behov opfyldt. Dette betyder ikke altid, at du er løsningen på problemet. Faktisk nogle gange du bare kan &';. T være

Her er nogle forholdsvis smertefri eksempler på måder at kommunikere med andre for at hjælpe med at minimere afbrydelser og samtidig opretholde en rar rapport og positiv opfattelse. Husk på, at disse samtaler er hypotetiske, og antager, at afbrydelsen ikke er et kritisk spørgsmål.

1. Erkender behovet og bestemme det haster med afbrydelsen
• Sam, det lyder som dette spørgsmål virkelig skal løses
• I øjeblikket I &';. M midt i arbejdet på at færdiggøre fremmøde rapport til Sally
• Er det noget, der kan vente til lidt senere
• Stor, lad &'; s. Planen om chatter omkring 02:00 i eftermiddag, så vi kan diskutere, hvordan jeg kan hjælpe dig

2. Hvis det &'; s din chef, anerkende deres behov og sørg han /hun ved, hvad afbrydelsen trækker dig væk fra
• Sally, jeg kan fortælle, at dette er et meget vigtigt spørgsmål
• Lige nu, I &'; m arbejder på efterbehandling op deltagerlisten rapport, du havde brug for før middag
• Vil du have mig til at udskyde rapporten indtil 01:30 og kommer til dit kontor med det samme? Eller skal jeg udfylde rapporten først og komme se dig bagefter?

3. Lad folk vide, når du &';
&bull re arbejder på noget af særlig betydning; Sam, jeg forstår dit behov er vigtig; Men I &'; m midt i en kritisk opdatering til en kunde, der bare kan &'; t vente med • I &'; ll nødt til at komme tilbage til dig på omkring 03:00 eller deromkring, efter at jeg &'; ve løst dette problem

4.. Forhandle hvad du vil gøre for dem, hvornår og hvad de &';. Ll nødt til at håndtere på egen hånd
• Sam, kan jeg få dig tidsforbruget Log af 02:30 i eftermiddag, men du &'; ll nødt til at tjekke med Mary for koncernen Distribution formular. Hun kan få det til dig meget hurtigere end jeg

ELLER, hvis en anden kan give den samme løsning /oplysning du kan i en timelier måde

• Sam, desværre, I &'; m vil være bundet op hele eftermiddagen med denne software push. Mark har også adgang til Time Usage Log. Du ønsker måske at tjekke med ham at se, om han kan få det til dig hurtigere end I.

Selvfølgelig ovenstående eksempler kan &'; t dække ethvert scenario, der vil forekomme. Den grundlæggende kernen er at sikre anmoderen føler hørt og anerkendt, at de forstår, hvad &'; der foregår for dig i øjeblikket, og at du opretter klare skridt for, hvordan (eller om) du vil hjælpe dem. Takt og relationship management er nøglen i denne type interaktion, fordi, som de siger, du aldrig vide, hvornår tabellerne vil blive vendt
.