Document Management System til Organisation Records

I ældre byer, er der flere organisationer, der blev oprettet over 100 år siden. Disse organisationer ville have haft juridiske dokumenter, medlemskab formularer og andre dokumenter, hvilket ville forklare oprindelsen af ​​organisationen. Visse byer, rekreative klubber var meget populære, de var setup lang tid siden; de ville have en charter eller medlemmer og regler, der var gældende på det tidspunkt. Dokument management systemer kan bruges til organisationens optegnelser; disse fysiske dokumenter kan opbevares sikkert ved hjælp af et dokument management system.

Disse arv organisationer ønsker at arkivere disse papirer, så enkeltpersoner kan få adgang til det uden at påvirke den fysiske integritet af papiret. Digitalisering af disse dokumenter ville hjælpe ved at reducere brugen af ​​disse fysiske dokumenter. Disse fysiske dokumenter ville være meget skrøbelig; håndtering af disse papirer skal gøres meget omhyggeligt. Nu digitalisering tjenester, kan dokumentet gemmes og vises til mange individer uden at påvirke den fysiske papir. Digitalisering af disse dokumenter skal gøres omhyggeligt; disse dokumenter kan gemmes online for at holde dem sikkert. Ved hjælp af et dokument håndtering af systemfiler kan gemmes og hentes nemt. Til tider kan der være forskellige versioner af den samme fil, når flere individer er i stand til at få adgang til og redigere filen. Versioner af dokumenterne kan lagres; når en endelig fil skal oprettes alle de ændringer gemmes, så der er ingen tab af data

Dokument management systemer er en kombination af flere faktorer, digitalisering; dokumenterne er scannet gennem en scanner, er de scannede filer kontrolleret for kvalitet, før det går til optisk tegngenkendelse (OCR), dette bruges til at konvertere filen til en tekst baseret dokument. Dokumentet er derefter uploades til en WSM en Workflow Solutions Matrix; Dette hjælper med at arkivere disse dokumenter.

Fysiske dokumenter scannes ved hjælp af en scanner og sikkert gemt digitalt, kan scannede dokumenter gemmes i en række formater, TF og PDF-formater er de mest sikre blandt dem. TIF billeder er mindre i størrelse kvaliteten forbliver selv efter kompression. PDF-format på den anden side er tungere og tekst kan kopieres fra dem.

De dokumenter gemmes online, og de er indekseret, enkeltpersoner kan søge efter disse filer senere gennem en intern søgning mekanisme. Genfinding af fysiske dokumenter tager en masse tid, nu med WSM, kan dokumenterne søges nemt gennem muliggør filtre, som hjælper med at finde dokumenter og adgang til dem hurtigere. Dokumenter, der er digitaliseret kan lagres og visse brugere kan gives tilladelse til enten at få adgang til det eller ændre det. Afhængig af roller og tilladelser tildelt enkeltpersoner inden for en gruppe. Kan indstilles Advarsler og meddelelser, så når og hvis nødvendigt en ændring er foretaget til filen, ville personer, der har fået adgang til ved de ændringer, der er foretaget til en bestemt fil.

Organisatoriske optegnelser skal være opbevaret meget sikkert; disse kunne være ansøgningsskemaer eller andre juridiske dokumenter. I en organisation kun et sæt individer får adgang til disse filer, kan dette gøres nemt gennem Workflow Solutions Matrix. Dokument management systemer er meget fordelagtigt for organisationer optegnelser; administrere optegnelser både gamle og nye tage en masse tid og rum. Ved at digitalisere og lagre poster papirforbruget falder til en stor udstrækning. Den største fordel DMS tilbyder, er, at filerne er tilgængelige øjeblikkeligt.

Dokumenter kan kategoriseres og bevares sikkert. Ældre arv organisationer kan have en liste over medlemmer, der var de første par medlemmer, der blev medlem af organisationen; disse dokumenter kan scannes og bevares for en længere varighed af tid. Fysiske dokumenter er tilbøjelige til at skade, et dokument management system gør det muligt for dokument, der skal opbevares sikkert forhindre den i enhver form for skade
.