Er din virksomheds data Klar til at modstå juridisk vurdering?

E-mail-meddelelser, fakturaer, interne notater, kundedata, firma politiske manualer, og andre elektroniske dokumenter kan påvirke udfaldet af en retssag. Desuden skal nogle følsomme oplysninger såsom patientinformation sundhed eller kunde kreditkortnumre være tilstrækkeligt sikret og kunne være genstand for et væld af regler.

Uanset om du er bekymret for potentielle retssager eller overholdelse af lovgivningen, er det vigtigt at overveje, hvordan du indsamler, lagre og beskytte data. Gør det ordentligt for at sikre, at dine data vil holde op i retten.

Forståelse e-Discovery

Hvis din virksomhed er involveret i en retssag, vil det sandsynligvis være genstand for en "e -discovery "proces. E-discovery indebærer indsamling, udarbejdelse, gennemgang, og producerer elektroniske dokumenter i forbindelse med sagen. Regel 34 i Federal Rules of Civil Procedure dækker producere dokumenter og elektronisk lagrede oplysninger.

det i reglen hedder, at du skal "producere dokumenter, som de holdes på den sædvanlige forretningsgang eller skal organisere og mærke dem til at svare til kategorierne i anmodningen. " At finde de ønskede dokumenter er ikke nødvendigvis let, hvilket gør det vigtigt at planlægge for denne mulighed. En lidt forberedelse nu kan spare dig tid, penge og besvær senere.

For eksempel kan e-mails mellem en leder og en underordnet involveret i en seksuel chikane retssag være relevant for sagen. Men hvordan vil du hente disse meddelelser, og er der nogen kontrol for at sikre, at de meddelelser, der ikke kan brydes? Ved at implementere en krypteret e-mail-arkiv, kan du gemme alle virksomhedens e-mails i et sikkert, pille-frit miljø.

Hvad Controls har du i Place?

Afhængig af din virksomhed type, kan den være omfattet af særlige regler såsom HIPAA eller Sarbanes-Oxley. Hvis ja, elektronisk overholdelse af data ikke er frivillig; det er påkrævet, og de sanktioner for manglende overholdelse kan være stiv. Selv hvis du ikke er undergivet regler, vedligeholde dine data integritet er vigtig. For eksempel forestille sig, hvad der ville ske, hvis en af ​​dine medarbejdere mistede en bærbar computer, der indeholder fortrolige oplysninger.

Ud over eksterne trusler, hvad nu hvis en utilfreds medarbejder besluttet at redigere din virksomhedens politik manuel eller andre følsomme dokumenter? Lagring af dokumenter online, låse dem, så de ikke kan redigeres, og som har et revisionsspor, så du kan se, hvem der har interageret med disse dokumenter er nogle foranstaltninger, du kan sætte på plads.

Heldigvis krypterede e-mail-arkiver og elektronisk dokument management systemer er let tilgængelige for:. sikre hurtig dokument hentning, overholde reglerne, bevare integriteten af ​​dine data, og holde dine data sikkert

Grundlæggende om Document Management

En række af dokumentstyringssystemer, eksisterer arkiver, og software. Mens detaljerne varierer fra én løsning til den næste, de fleste fat følgende:

Indsamling og lagring af data

Administration, indeksering og organisere data

Sikring af data

Fordeling af og adgang til data

Fastholdelse og bortskaffelse af data

Hvis en domstol anmoder elektroniske dokumenter fra din virksomhed, er du klar til at reagere? Med de rigtige systemer og sikkerhedsforanstaltninger på plads, kan du straks overholde enhver juridisk anmodning og gøre det med data, der er blevet korrekt indsamlet, lagret og sikret. Uden et dokument management system eller politik på plads, kan din sag blive stablet mod dig
.