Hvorfor Projekt Scope er så betydningsfuld

Hver type projekt, om det er et globalt projekt for en multi-national virksomhed, en lokal regering projekt eller et personligt projekt som at bygge et hus, vil have et projekt rækkevidde. Det kan defineres udførligt i en Business Krav dokument eller blot skrives som en liste over ting at gøre for et personligt projekt, men i alle tilfælde er det vigtigt, at det er underforstået fra starten, og at det ikke ændrer sig i løbet af projektets livscyklus. Eller hvis det gør forandring, at grundene er klart forstået og accepteret.

Men hvad med de opgaver, der er meget specifikt IKKE i omfang? Bør disse også dokumenteres? Der er ofte to meget modsatrettede åndsretninger – nogle mener, det er lige så vigtigt at fastslå, hvad der ikke vil blive leveret som, hvad der vil blive leveret. Derved undgår den fælles situation, hvor en interessent antager, at en bestemt opgave /produkt /aktivitet vil ske, fordi i deres sind det er så tæt knyttet til en anden opgave /produkt /aktivitet og de to er uadskillelige. Andre mener, at for at forbruge indsats diskutere og dokumentere, hvad der vil ikke blive gjort, er simpelthen spild af tid og processen med at dokumentere de krav vil udrydde alle de antagelser, der kan blive lavet.

Men alle med real verden erfaring som projektleder, vil have stødt på problemer, der tyder på, at uanset hvor veldokumenteret du synes kravene er, hvis du ikke specifikt oplyse, hvad der er udeladt så vil du have problemer som disse:

• Klienten ønskede noget anderledes end hvad blev leveret
• Anmodes Væsentlige ændringer gennem hele projektet
• Forskellige interessenter på det samme projekt har forskellige behov
• En liste over fremtidige forbedringer bliver kompileret inden projektet er færdigt

Problemer som disse viser, at omfanget af projektet ikke var veldefineret, eller hvad var ikke i omfang ikke blev defineret.

Hvis du undlader at definere, hvad der ikke er i omfang til et projekt så folk involveret såsom projektledere, teammedlemmer, slutbrugere eller interessenter vil gøre antagelser. Dette vil føre til en manglende evne til at opfylde deres forventninger, som i det væsentlige betyder et mislykket projekt. Det er derfor vigtigt klart at dokumentere, hvad der ikke er i rækkevidde, hvis du ønsker dit projekt til at være en succes.

Administration af interessenternes forventninger er en vigtig færdighed, der bliver mere og mere vigtig som projekterne bliver større og mere komplekse. Hver projektleder bør sigte mod at udvikle denne evne tidligt i deres karriere – det kan betyde at finde tillid til at sætte spørgsmålstegn ved den øverste ledelse eller vigtige kunder, men i modsat fald vil kun føre til projekt fiasko

Og løsningen er enkel – tale, tale åbent, lytte og lytte uden fordomme. Kunden kan have en rolle langt fra dit, men det er dem, der i sidste ende vil definere succes i dit projekt. Foster gode relationer med dem lige fra starten, og du vil blive belønnet med god kommunikation, der ikke vil finde dig på den store dag at opdage, at alle "antaget" ville at sådan-og-sådan blive leveret og det var ikke.

Held og lykke! Og her er til dit projekt succes – Husk Anvendelsesområde Matters.

For dem af jer, der ønsker at lære mere om hvordan man definerer omfanget derefter finde en af ​​de mange projektledelse kurser, der dækker forretningsmæssige krav analyse. Dette er processen med at finde ud af, analysere, skrive ned og blive enige om kravene til et projekt. Det er den mest succesfulde teknik til at definere i detaljer omfanget af et projekt
.