Arbejde hen imod din virksomheds mål og formål ved at dokumentere dine forretningsprocesser

Business Process Management (BPM) – noget for de større organisationer, mindre virksomheder eller for alle?
Det er altid godt at vide, hvad din virksomhed gør, hvorfor og i hvilken rækkefølge det skal gøres. Det er ikke kun at være i stand til at forbedre ydeevnen omkring alt hvad der sker i det daglige arbejde, men også at være i stand til at forudsige, hvad der skal gøres, når specifikke aktiviteter slå op, som for eksempel ansættelse af nye medarbejdere.

Business Process Management skal gøres med et par forskellige fokuserer.

Først skal du identificere, hvad der bliver gjort i specifikke situationer. For at kunne gøre dette den bedste måde, skal du identificere, hvorfor du gør tingene, og hvad du ønsker at opnå.

De fleste organisationer har et mål og formål med eksistensen af ​​virksomheden. Men ofte de daglige aktiviteter er ikke bundet til disse mål og formål

Lad mig give dig et eksempel:..

"Andrew kører en virksomhed skabe software til at øge sikkerheden i virksomhederne Han har sat formålet med hans firma til &'; Give sikkerhed til små og mellemstore virksomheder i USA "og målet til &'; Bliv den oplagte valg af leverandør i 2012 for sikkerhedssoftware for virksomheder under 300 ansatte i USA ved at levere høj kvalitet software med strålende kundeservice '
Andrew har 3 medarbejdere i kundeservice afdelingen og de arbejder mellem 08:00 –. 05:00 med frokost pause mellem 12:30 –. 13:30 Hans virksomhed er placeret i New York Medarbejderne er. besvare opkald så hurtigt som de kan og altid har omkring 50 sager at arbejde med. Til frokost tid, de får i gennemsnit 5 opkald til telefonsvareren, og i morgen, de har i gennemsnit 20 opkald. De har ikke nogen sat op regler, men tage sig af de spørgsmål, så snart de kommer i. Medarbejderne føler sig stressede hele tiden, da de har en masse spørgsmål at tage sig af. De føler også, at situationen er uudholdeligt, da deres manager er på dem hele tiden for at holde listen over emner til et minimum. De undertiden får e-mails fra deres kunder, hvor de spørger, hvorfor de ikke har modtaget noget svar. "

Dette er en meget almindelig situation i virksomheder over.
Hvis vi ser lidt nærmere på dette eksempel, vi kan se et par oplagte ting, der kan blive kigget på.

Andrew har et mål om at have en strålende kundeservice. Han lader medarbejderne har frokostpause på samme tid, og kun planlægger åbningstiderne for østkysten .
Der er 25 mennesker, der ønsker at hjælpe ved at efterlade en besked på telefonsvareren, og sandsynligvis en masse mennesker, der ønsker at få hjælp, men ikke efterlade en besked.
Den personale har en masse arbejde hele tid, men har ikke vejledning i, hvordan du gør arbejdet. De gør det bedste de kan, men stadig føler sig stressede hele tiden, og er sandsynligvis ikke glade for det arbejde, de har opnået.
Ved at identificere de arbejdsprocesser og kort dem til virksomheden mål og formål, vil Andrew nemt komme til den konklusion, at det ville være bedst at holde en tidsplan mellem medarbejderne, hvor en af ​​dem er altid arbejder under frokost. Sandsynligvis Andrew vil skabe tidsplanen den måde, at åbningstider er indtil 8 pm, hvilket betyder at han vil dække vestkysten så godt. Dette vil sandsynligvis reducere mængden af ​​opkald, der kommer på telefonsvareren 90%, hvilket betyder, at han vil have meget gladere kunder.

forretningsprocesserne Maps vil også hjælpe til at identificere nøjagtigt, hvordan arbejdet skal udføres i kundesupport division. Dette vil bringe en masse flere spørgsmål, men på denne måde personalet vil være i stand til at identificere i hvilken proces, de føler, at de har brug for mere hjælp. Det vil også hjælpe dem til at blive mere effektive, fordi de ved præcis, hvad de skal gøre hele tiden.

Det anbefales Business Process Management, der skal udføres i forbindelse med en person, der ikke er dybt involveret i arbejdet i virksomheden . Grunden til dette er, at spørgsmål stilles, som ellers ikke overvejet. Det betyder ikke, at støtten skal komme fra uden for organisationen, selvom det anbefales i de fleste tilfælde, men kan komme fra ekspertise i andre afdelinger.

Det vigtigste arbejde er gjort første gang, men det er vigtigt at forstå, at det skulle være gået igennem regelmæssigt for at se, at de processer, stadig er gyldige. Hyppigheden afhænger af, hvordan ændrer den del af virksomheden er, men det anbefales at have revisioner mindst hver 6. måned.
Enhver egnet Business Process Management Software kan bruges til dokumentation af processerne, og de skal være til rådighed for alle medarbejdere berørt at være i stand til at følge i det daglige arbejde
.