Vælge de rigtige værktøjer til at gå Papirløse

Paper tager en masse plads til at gemme, og især hvis du &'; re bruges til at søge efter dokumenter på din computer, rifling gennem papir bunker og grave i arkivskabe kan virke næsten arkaisk! Mange mennesker har spurgt mig sidst for at hjælpe dem gå papirløse – det vil sige, at reducere mængden af ​​papir, de har i deres hjem eller kontorer. Du &'; ll altid have nogle papir – mailen vil stadig komme i døren, du &'; ll indsamle ting, mens ude i verden, og du &'; ll stadig udskrive tingene fra din computer. Går papirløs kan hjælpe dig med at reducere mængden af ​​lagerplads dine dokumenter tage op, og gøre det lettere at behandle og finde dine dokumenter senere, når du har brug for dem.

Der er fire grundlæggende måder at hjælpe dig med at få dine papirdokumenter digitaliseret (det er, scannet og sat på din computer). Her &'; s nedtrapning, samt hvem der hver type er det rigtige for:

Bærbare Scannere – Hvis du rejser ofte og ønsker at få dine dokumenter scannet med det samme, vil en bærbar scanner lade dig gøre netop det. Typisk er disse enheder er små og lette og komme med software, der vil lade dig scanne dine dokumenter som PDF-filer og /eller i en proprietær database. Nogle har du scanner et ark eller visitkort ad gangen, mens højere ende (læs: dyrere) modeller vil lade du indsætter 10 eller 15 ark. Disse er en god satsning, hvis du har en meget lille scanning volumen eller hvis du rejser meget – Hvis du oftest er udstationeret ved et skrivebord, vil andre muligheder være lettere at bruge og vil sandsynligvis tjene dig bedre. Populære bærbare scannere er lavet af Neat Company, Fujitsu, og Canon, og er typisk i $ 100- $ 200 interval.

Desktop Scannere - Hvis du &'; re desk-bundne og har en masse dokumenter, som du &'; ll ønsker scannet løbende, kan en dedikeret højhastigheds-desktop scanner være et godt valg. Disse er normalt større og tungere-duty end deres bærbare kolleger, og kan normalt scanne 25-50 sider ad gangen, hvilket sparer dig fra at skulle påfylde scanneren så ofte. Disse er et godt valg, hvis du har masser af scanning, som du &'; ll gøre dig selv løbende. Husk, at du &'; ll nødt til at finde plads på dit kontor for at imødekomme disse enheder, som typisk på størrelse med en lille printer eller faxmaskine. Almindelige modeller er lavet af de samme virksomheder, der gør bærbare scannere – den Neat Company, Fujitsu, og Canon. Disse kan få temmelig dyrt ($ 250- $ 500 +), og de har en masse af bevægelige dele, så hvis du køber en, det &'; s. Værd at investere i en udvidet garanti, hvis man bliver tilbudt

multifunktionsmaskiner &ndash ; Hvis du er korte på plads i dit kontor og har relativt let scanningsbehov, en multifunktionsenhed – en, der er en printer, scanner, fax og kopimaskine alt-i-én – kan være i stand til at håndtere en bred vifte af dine kontoropgaver. Disse kan spare en masse plads, fordi de kan erstatte op til fire andre separate enheder, og de er som regel relativt billige ($ 150 eller så for en anstændig model fra HP, Lexmark, Canon, og andre store producenter). Disse er et godt valg, hvis du har relativt let scanningsbehov, da de vil få arbejdet gjort, men meget langsomt – deres scanningshastigheder tendens tage meget længere tid end en dedikeret desktop scanner. Hvis du vælger en, så sørg for at få en model, der indeholder en automatisk dokumentføder (ADF), da disse vil lade du lægger flere ark til scanning eller kopiering, snarere end at du behøver at sætte et ark på scannerens glasplade ad gangen.

Scanning Services – Hvis du ved, du har vundet &'; t være dedikere tid til at gøre scanne dig selv på en regelmæssig basis, men du stadig har brug for og ønsker dine dokumenter scannet, kan en offsite scanning tjeneste være et godt valg for dig. Når du tilmelder dig en af ​​disse abonnementsbaserede tjenester, du &'; ll modtage en forudbetalt kuvert, at du udfylder med dine dokumenter og sende ud til virksomheden én eller to gange om måneden. De vil scanne dine dokumenter og sende dem tilbage til dig eller makulere dem på din anmodning. Når scannet, kan du se dine dokumenter online eller downloade dem tilbage til din computer – det &'; s op til dig. Disse er en stor mulighed, hvis du aren &'; t planlægning på at gøre en regelmæssig vane scanning, da de håndterer det hårde arbejde for dig. Scanning starter typisk omkring $ 15 om måneden og gå op derfra, afhængigt af hvor meget du skal scannes. Populære scanning tjenester er Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) til visitkort og kvitteringer og OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) for dokumenter.

Går papirløs kan være en stor fordel at din produktivitet.

At vælge den rigtige værktøj er vigtigt for at få dig i gang ud på højre fod. Hvilke værktøjer og teknikker bruger du til at hjælpe dig med at gå papirløse
 ?;