Tips til beskyttelse regnskaber

Med orkanen sæsonen nu i gang, og minderne af tornadoer og andre naturkatastrofer friske i vores kollektive bevidsthed, nu er det tid for enkeltpersoner og virksomheder at beskytte deres skatteoplysninger ved at tage et par enkle trin.

Tag Inventory.
Saml alle dine dokumenter og foretage en opgørelse listen. Du kan finde alt i en enkelt placering, men mere sandsynligt end ikke, du &'; ll nødt til at jage rundt for at finde alle dine dokumenter. Glem ikke at tjekke computerfiler, opbevaringskasser, arkivskabe, gamle og nye computere og bærbare computere, tommelfinger drev og eksterne harddiske og backup-diske.

Afhængigt af hvor kompleks din økonomi er, du kan vælge for en enkelt liste eller vælge at lave to separate lister. Den første liste kan omfatte elementer såsom forsikringer, pantebreve og gerninger, bil titler, testamenter, pension og pensionering-plan dokumenter, fuldmagter, medicinske direktiver, og så videre. Den anden liste kan indeholde en liste over mindre vigtige dokumenter såsom mæglervirksomhed konti, lån, der er blevet betalt ud, ultimo året kontoudtog, og kopier af gamle selvangivelser og dokumentation.

Opret en sikkerhedskopi sæt Records og gemme dem elektronisk
Holde et backup sæt af poster -. herunder fx kontoudtog, selvangivelser, forsikringer etc. - er lettere end nogensinde nu, at mange finansielle institutioner giver erklæringer og dokumenter elektronisk, og meget økonomiske oplysninger er tilgængelige på internettet.

Selv om de oprindelige optegnelser er tilvejebragt kun på papiret, kan de blive scannet og konverteres til et digitalt format. Når dokumenterne er i elektronisk form, kan skatteyderne hente dem til en backup-lagerenhed, såsom en ekstern harddisk eller brænde dem på en cd eller dvd (glem ikke at mærke det).

Du kan også overveje online backup, som er den eneste måde at sikre, at data er fuldt beskyttet. Med online backup er gemt i en anden region af landet, således at hvis en orkan eller anden naturkatastrofe indtræffer, dokumenter forbliver sikker. Kontakt os, hvis du har brug for hjælp med dette.

Visuelt Document Værdigenstande.
Et andet skridt, du kan tage for at forberede sig til en katastrofe er at fotografere eller videobånd indholdet af dit hjem, især elementer af højere værdi. Ring til os for mere hjælp kompilere et rum-by-rum liste over ejendele.

Et fotografisk eller videooptagelse kan hjælpe bevise rimelige markedsværdi af emner til forsikrings- og tilskadekomne tab fordringer. Opbevar billeder eller video med en ven eller et familiemedlem, der bor uden for det område, eller som en del af din online dokument backup.

Opdater nødplaner.
Beredskabsplaner bør revideres årligt. Personlige og forretningsmæssige situationer ændre sig over tid, som gør beredskab behov. Når arbejdsgiverne ansætter nye medarbejdere, eller når en virksomhed eller organisation ændrer funktioner, bør planer ajourføres i overensstemmelse hermed, og de ansatte skal informeres om ændringerne.

Tjek på Fiduciary Obligationer.
Arbejdsgivere, der bruger lønningssystem udbydere bør spørge udbyderen, hvis det har en betroet obligation på plads. Obligationen kunne beskytte arbejdsgiveren i tilfælde af misligholdelse fra lønningslisten udbyderen.

Hvis katastrofen rammer, ringe til os med det samme. Vi kan hjælpe dig med at få tilbage kopier af selvangivelser og alle vedhæftede filer, herunder din Formular W-2. Vi er her for at hjælpe
.