Federal Records Act: Udvikling af en robust dokument Retention Skema: Best Practice i Indstilling af en pålidelig politik

Ifølge Federal Records Act, at udvikle en robust dokument fastholdelse tidsplan er den bedste måde at oprette en forsvarlig eDiscovery politik. Ofte medarbejdere er ikke sikker på om de eDiscovery love, der skal følges, for at personalet filer bevares og den juridiske journalføring behov. I dag mest føderale samt statslige styrelser har klare krav til opbevaring af optegnelser og love, der skal følges. Føderale entreprenører, underentreprenører og arbejdsgivere, alle har brug for at bekræfte, at disse love.

At have en pålidelig program til dokument fastholdelse er den bedste måde at sikre overholdelse. Journaler skal omfatte alle de e-mails udvekslet enten mellem medarbejderne selv eller sendt udenfor. Ud over e-mails, alle Word-dokumenter, Excel-filer, lydfiler, og diverse andre filer er alle realitetsbehandles i retten. Så medarbejderne nødt til at sikre periodisk registrering og opbevaring af disse filer på et sikkert sted. Udover registrering af data skal der være en konkret tidsplan beskriver hvor længe visse poster vil blive bevaret, og hvornår de vil blive slettet.

Når retten beder om disse elektroniske optegnelser, et firma skal vise, at de var i overensstemmelse med lovgivningen, før anmodningen blev sendt ud. Det er ikke tilstrækkeligt til at starte optagelse og holde en database over disse filer efter retskendelse kommer ind, fordi hvis det er tilfældet, så en stor bøde kunne opkræves på din virksomhed. Derfor Federal Records Act tilskynder virksomhederne til at skabe en fastholdelse tidsplan for alle dokumenter.

Gør tidsplanen er ikke en let opgave. For så vidt angår papirdokumenter angår, recordkeeping er let. Præcis recordkeeping i tilfælde af digitale dokumenter er ikke så simpelt som de kan nemt blive beskadiget eller slettet. Oprettelse af et særskilt hold udelukkende for korrekt opbevaring af elektronik dokumenter kan være nødvendig.

Under den rigtige dokumenter fastholdelse tidsplan vil ikke kun holde dig og din virksomhed på højre side af loven, men det vil også spare dig en masse penge i tilfælde af en retskendelse. Flere selskaber, herunder Morgan Stanley har endte med at betale bøde for manglende overholdelse. Bortset fra den monitory tab, det påvirker også en virksomheds goodwill
.