Ude af øje ude af sind? Håndtag Papir og filer med tre nemme beslutninger

Har bunker af papir og stakke af filer på dit skrivebord ser ud til at formere sig og tage på en deres eget liv?

Er du bange for at sætte noget væk, fordi du måske glemme alt om det?

Når du åbner din e-mail, tror du, "Jeg vil bare sige det her nu"? Er den "sætte det her nu" bunke holde voksende?

Hvis du har svaret "Ja" til nogen af ​​ovenstående, er du forsinke at træffe beslutninger. Denne forsinkelse resulterer i øget rod på dit skrivebord. Rod fører til overvælde. Overvælde fører til nedsat produktivitet. Du kan se, at alt dette fører til noget godt

Der er kun tre beslutninger, du skal gøre:.

Afgørelse nr 1: Hvad skal man gøre med din mail. Når din mail kommer ind, gå over det ved din skraldespand og tage en af ​​følgende handlinger:

• Kaste det. Hvis du ikke har brug for det, smide det i skraldespanden (som kan omfatte makulering eller genbrug). Jo mere du smider væk, jo mindre du har fået til at tage sig af. Du vinder!

• Uddelegere det. Hvis en anden kan gøre det, give det videre.

• Gør det nu. Hvis det er noget, der kan gøres på to minutter eller mindre, gør det nu. Dette kan betyde faktisk gør opgaven eller planlægge opgaven i din planner eller sætte det på din "at gøre" liste.

• Gøre det senere. Hvis det er noget, du får brug for senere, kan ikke tage sig af lige nu, eller det vil tage dig et stykke tid at afslutte det, gå videre til afgørelse nr 2.

• Hold det for evigt. Hvis det er noget du har brug for at hænge på, gå videre til afgørelse nr 3

afgørelse nr 2: Hvornår har du brug for at se det igen? Når du bliver nødt til at henvise til papiret i fremtiden (såsom en invitation eller et kort), eller du har brug for at huske at tage handling på en bestemt dato, skal du have en tickler fil. Dette er, hvad du gør:

• Saml disse forsyninger:

* En skuffe eller en boks, der vil rumme hængemapper

* 43 hængende filmapper

* 43 hængende fil mappe faner, 31 af en farve og 12 med en anden farve

* Din yndlings pen eller Sharpie

• Tage disse trin:

* Skriv de tolv måneder på 12 faner af en farve; indsætte dem ned i venstre side af 12 hængende mapper

* Skriv numrene 1-31 om de 31 faner i den anden farve; indsætte dem i de resterende 31 hængende mapper, svimlende dem i andre end den venstre, så vil du være i stand til at se dem et overblik positioner

• Sæt mapperne i din skuffe eller kasse:

* Uanset hvilken måned, du begynder med (som jeg skriver, det er februar), sætte det faneblad måned i den forreste af skuffen med de nummererede mapper for resten Månedens bag det (dvs. 27 gennem 31, selvom februar ikke har 31 dage).

* Bag dem er mappen for den næste måned (marts) efterfulgt af filerne nummereret 1-26.

* Bag der er mapperne for den resterende del af året.

* Fil dine papirer efter, hvornår du skal bruge dem, så der er tid til at afslutte projektet. For eksempel, hvis din deadline er den 25. marts, og du tror jobbet vil tage to dage, lægge papiret i mappen 23 marts. Hvis du bare skal huske at gøre noget i juni, slip det i filen juni.

* Begynd hver dag med den mappe af dagen og derefter flytte det. Når du er færdig med en dag, flytte den til bagsiden af ​​næste måned.

* Nær slutningen af ​​hver måned, gå gennem de papirer, der er blevet droppet i næste måneds mappe og sætte dem i den relevante dato. Igen, give mulighed for tid til at afslutte dit projekt

afgørelse nr 3:. Hvis du har brug for at holde det for evigt, indsende det. Her er nogle tips til din ansøgning:

• Har du virkelig brug for at holde det for evigt? Organisering eksperter siger, at du refererer til kun 20% af hvad du filen. De resterende 80% er unødvendig og aldrig så på igen. Må ikke fylde dine arkivskabe med, at 80% .... dette omfatter flere kopier af samme dokument

• Må ikke overstuff filen skuffer. Hold to inches af tom plads i hver skuffe, så du kan få filer ind og ud uden landing i skadestuen

• Brug en hældning desktop sorteringsanlæg. Hvis du har stakke af filer på dit skrivebord, der ikke kan sættes væk, fordi du arbejder på dem, læg dem i en skråning desktop sorteringsanlæg. De er tilgængelige på ethvert kontor leverandør. Dette vil holde filerne synlige og lette at finde. Du vil også være mindre tilbøjelige til at miste dem eller glemme dem

Din udfordring:. Løse at træffe en beslutning om hvert stykke papir, når det kommer ind i dit kontor. Må ikke "sætte det her nu." Making beslutninger vil føre til store fordele. Når du går ind i et kontor, der er fri for rod ... når du ikke længere spilde tid på udkig efter papirer og filer ... når du ikke længere glip af deadlines ... du vil føle sig mindre stressede, og du vil få mere arbejde udført i mindre tid. Tag den tid, du spare op til efteruddannelse, en ferie, eller bare chill ud. Du vil blive en bedre advokatfuldmægtig i det lange løb
.