Sådan Plan for en Videokonferencer Møde

ansigt til ansigt møder meget planlagt fremad og godt taget sig af alle aspekter for at undgå faldgruber. Det samme planlægning gælder for møder eller konferencer om linjen. Når en tovejs interaktiv video-session gennemføres, identificere rigtige målgruppe, oprettelse af passende mål for frugtbare resultater af konferencen og gøre brug af evalueringsredskaber er det samme behov som i ansigt til ansigt møde. Mens præsentere i en ansigt til ansigt miljø højttaleren giver meget vægt at blive forbundet til publikum og hvert sekund bestræber sig på at holde møde interaktiv og livlig med publikum. Forbindelse og livligt møde er alle de samme væsentlige i en on-line møde også, men achieveing ​​det bliver svært, da det kræver igennem en yderligere opmærksomhed mod tekniske aspekter af videokonferencer, som medlemmerne ikke har kontrol over.

Holde den nødvendige tekniske medarbejdere, der kan håndtere problemer spontant er mest påkrævet. Til jævn udførelse af konferencen møde opgaver kan kategoriseres i følgende opgaver for nem opgave til folk forskelligt i særlige konferencer:

Program koordinering

koordinering Begivenhed

Tilmelding

koordinering site teknologi

Program koordination:

Hvis teamets medlemmer er placeret på langt steder en strategi bør håndhæves for at interagere med teammedlemmer vedrørende dagsordenen for generalforsamlingen, sidste minut ændringer, inklusion eller unavailabily af en medarbejder lige før mødet. Holde informeret til den målgruppe er vigtigst, det bør ikke tages som givet, at folk tager initiave at deltage i mødet, selvom de vælger at komme, mange får slog op med deres egen dagsorden og har tendens til at glemme og beklagelse for manglende sessionen . Så sender rykkere til dem folk i særlige nitch hjælper i at nå publikum, som virkelig ikke ønsker at gå glip af programmet

Begivenhed Koordinering:. Hvis et fælles videokonference placering er tildelt til de omkringliggende grene, en person der er langt opmærksom på placering bør tage ansvaret for at lette de medlemmer, slutter sig til mødet. Nogle vigtige reposibilities ville være:

Identifikation af en bestyrelse rum, der ville er muligt for ledelsen og tilgængelig for medlemmerne at nå med lidt rejser
Kig gennem de tekniske arrangementer af bestyrelseslokalet, der er nødvendige for. mødet.
Holde kontakten med koordinatoren af ​​placering i tilfælde af presserende behov under mødet. For, at koordinatoren er til rådighed indtil mødet er slut, således at eventuelle hinderances kan håndteres hurtigt

Registrering:. Holde registreringen panel klar til deltagerne til at registrere, hvis de ikke har gjort på forhånd, giver medlemmerne med skrible puder og kuglepenne, hvis de er mere komfortable i at bemærke ned højdepunkterne under Videokonference session

Teknologi Koordinator:. Mange mennesker, der kommer fra diversificerede brug baggrund videokonference software som en online-konference værktøj. Alle af dem mange ikke være komfortable i brug af teknologi, bør en uddannet personel være availble at hjælpe medlemmerne med at bruge teknologien, så de ikke føler sig utilpas med den teknologi
.