Business Report Writing Tips

Lad os antage, at du er nødt til at skrive et dokument for at arbejde eller studere. Dine instruktioner består af den titel, du er til at bruge, og intet andet. Kan du – med kun titlen som en vejledning – skrive en egnet dokument

utvetydigt er svaret nej

Hvorfor?.? Fordi du endnu ikke er blevet fortalt sådanne ting som WHO dokumentet er for, hvorfor de ønsker det, eller hvad de allerede kender (eller ikke kender).

Uden sådanne oplysninger, er det højst usandsynligt, at du " ll bare ske at skrive et dokument, der korrekt henvender disse spørgsmål om, hvem, hvorfor og hvad

TIP # 1:.. Dine læsere – lige så meget som det emne af dokumentet – vil bestemme, hvad du skriver

I denne artikel beskrives disse centrale spørgsmål og vil hjælpe dig med at lære mere om dine læsere og deres behov.

Hvem vil læse dette dokument?

Før du begynder at skrive, gør dit bedste at identificere, hvem vil læse dokumentet. Vil det være blot én person, eller kan det blive væltet rundt til andre?

Hvis du skriver for en enkelt læser, du er i lykke. Dette vil gøre det relativt let at målrette din skriftligt på hans eller hendes specifikke forventninger og niveau af viden.

Hvis du skriver for flere mennesker, selvom, de kan have forskellige forventninger og niveauer af viden. Hvis ja, kan du identificere en af ​​dem som din vigtigste læser:? Den person, hvis interesser du har mest brug for at tilfredsstille

Hvis du kan, kan det være bedst at skrive dokumentet, som hvis du skriver bare for denne vigtigste læser. Forsøger at tilfredsstille behovene hos flere forskellige læsere på en gang kan være meget vanskeligt. Du risikerer at ende med et dokument, der forsøger at være alt for alle endnu ender med at blive noget til nogen.

Nogle gange er det måske ikke muligt at udpege en læser som den vigtigste læseren. Du kan være nødt til at skrive til flere forskellige læsere (eller grupper af læsere), og det kan være vigtigt at tilfredsstille dem alle. I et sådant tilfælde, kan det være bedst at skrive to eller flere separate dokumenter, hver enkelt nøje skræddersyet til de forskellige behov i en bestemt læser eller gruppe

TIP # 2:. Før du begynder at skrive, klart identificere, hvem du skriver om. Hvorfor mine læsere vil have dette dokument?

En af de mest værdifulde spørgsmål, du kan spørge dine læsere er derfor, de vil have dit dokument. Hvad vil de gøre med de oplysninger, de vil vinde?

Rækken af ​​mulige svar er lige så varieret som den række af mulige læsere. For eksempel:

• Læser A kan ønsker at læse en omfattende introduktion til emnet, før hun beslutter, om og hvordan du bruger oplysningerne yderligere

• Læser B kan ønsker at bruge dine oplysninger til at overtale en kunde eller bedre end en bestemt fremgangsmåde

• Læser C måske ønsker at bruge dine oplysninger til at vurdere en idé om hendes egen

• Læser D måske ønsker at bruge dine oplysninger til at vurdere en ide fra en anden person

• Læser E kan være en kollega ekspert, der ønsker at gennemgå andre udtalelser om emnet; i.e.yours

• Læser F måske en kort og ligetil overblik, så han ved bare nok til ikke at være flov, når motivet diskuteres

Tip # 3:. Før du begynder at skrive, klart identificere, hvad dine læsere forventer af dit dokument.

Hvad gør mine læsere allerede kender

Forestil dig, at en kollega beder om dit råd om en købsbeslutning –? det være sig for en pc, en bil, et hus eller et kæledyr. Ideelt set, hvilket niveau af detaljer, ville du giver i dit svar?

a. Jeg ville pitche mit svar på et meget teknisk niveau. De kan altid finde ud af, hvad det betyder senere.

b. Jeg ville pitche mit svar på et meget simpelt niveau for at være sikker på, at det ikke gik over hovedet.

c. Jeg ville pitche mit svar på et moderat niveau, og håber, at dette var om ret.

d. Jeg ville pitche mit svar på det niveau, der er bekvemt for mig.

e. Intet af det ovenstående. Lad os betragte valg a og b. Hvis du giver en meget teknisk svar, risikerer du at pitche svaret for højt, og din kollega kan ikke forstå dit råd. Tilsvarende, hvis du giver en forsimplet svar, risikerer du at pitche svaret for lav, og din kollega vil lære lidt eller ingenting. Det kan være fristende at vælge svar c og sige, at det er rimeligt at pitche dit svar på et moderat niveau; på den måde er det sandsynligt, at være om ret. Men hvordan kan du vide hvilket niveau din kollega vil finde moderate? Hvis du er en ekspert på emnet, dit gæt om, hvad der udgør moderat sandsynligvis vil være for høj. Og hvis din kollega ved mere, end du tror, ​​kan det være for lav.

Vi vil springe over svar d uden yderligere kommentarer. :-)

Vi er til venstre, som du måske har mistanke om, med svar e. ideelt, ville du pitche svaret på det helt rigtige niveau, der passer til din kollegas eksisterende niveau af viden. Selvfølgelig kan du ikke vide, hvad det er, uden først at spørge, hvor meget din kollega allerede ved

Tip # 4:.. Før du begynder at skrive, identificere, hvor meget dine læsere allerede forstå

Så før du begynder at skrive, at næste rapport, så spørg dig selv disse tre spørgsmål:

• Hvem vil læse dette
• Hvorfor gør de ønsker denne information
• Hvad gør de allerede kender

Når du har besvaret disse spørgsmål, du står en god chance for at indsende en rapport, som vil være både nyttigt og godt modtaget
 ?.;