Derfor har vi brug Document Management System?

Oplysninger, din virksomhed afhænger af det. Men kan dine medarbejdere nemt finde oplysninger, de behøver, når de har brug for det? I de fleste virksomheder, er dokumenter gemt i en række forskellige steder som – Mappeskab lagerrummet, på netværk, på individuel pc harddiske, cd'er og Desk skuffer. De mennesker, der har brug for at få adgang til disse dokumenter er ofte placeret på forskellige steder, samt

Svaret for et stigende antal virksomheder – store og små – er et dokument management system. Den bedste Document management system vil hjælpe dit kontor gå papirløse, der frigør værdifuld kontorplads, der kan udnyttes bedre som arbejdsplads for dine medarbejdere. Hertil kommer, dokument management software gør dit kontor langt mere miljøvenlige.

Hvad er Document Management System (DMS)?

Document management er en organisatorisk metode. Mere specifikt er det en teknologi-baserede midler til opbevaring af dokumenter. Dokumenter (og undertiden billeder) er holdt i et enkelt lagerområde (repository), der forenkler styring og hente filerne når det er nødvendigt. Da organisationer har forskellige behov, er systemer ofte specialdesignet.

Hvordan fungerer det?

Dokumentstyring typisk begynder med det elektroniske dokument normalt bruger vi en scanner til at konvertere papir (fysiske) dokumenter til digitaliserede billeder. Når alle filer er elektronisk, er det lettere at organisere oplysningerne. Hertil kommer, hvor det er muligt, bliver alle nye dokumenter udarbejdet og gemmes i en permanent digitaliseret format

Når du har brug for at hente et dokument fra systemet, du udfører en søgning ved at indtaste dokumentet &';. Navn. Anmodningen behandles og oplysningerne hentes. Document management systemer omfatter sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at kun autoriserede brugere har adgang. Disse foranstaltninger bestemme hvilke dokumenter visse mennesker kan læse, og hvilke handlinger eller modifikationer, de kan gøre.

Fordele ved at bruge Document Management System (DMS)

Et effektivt dokument management system hjælper ved at gøre det lettere til fil, organisere, dele, hente og sikker information. Medarbejderne kan også være mere produktive, da de sparer tid på at søge efter forretningskritiske informationer. Et godt dokument management system letter også samarbejdet, beslutning, og evnen til at bygge videre på andres arbejde.

Digitale filer har funktionalitet, som ikke er muligt med sagsakter. Med et dokument management system på plads, flere mennesker, selv dem, der arbejder fra hjemmet kontorer eller marken, kan få adgang til og arbejde med filer på samme tid. Forespørge forsoning og opløsning er nemmere, kan kunden Ansøgningsskemaer eller CAF dokumenter opbevares i en længere periode uden skader, og dokumenter kan ikke få malplaceret eller duplikeret. Et par eksempler på Customer ansøgningsskemaer er-

a. Surveys- Survey data indsamles til mange formål, sker folketælling hvert år. De opnåede data kan digitaliseres nemt

b. Questionnaires- tabelopstilling over data, der opnås ved hjælp af spørgeskemaer er nemt nu; OMR teknologi anvendes, så vi kan få numeriske værdier

c. E-mail Forms- Customer royalty-kort er givet mange mærke i hele landet, mens følelse op på disse former, er en boks specificeret for hvert bogstav

d. Tilmelding Applications Anvende at få en service eller et produkt er lettere nu, for hvert område som navnet på den person eller hans /hendes adresse er der kasser angivet, hvor individer har brug for at skrive med store bogstaver. En stregkode er tildelt for hver ansøgning nu, så det nemmere at huske data, når det er påkrævet.

Forbedret kundeservice er en anden væsentlig immaterielle fordel. Filer er på fingerspidserne af alle medarbejdere, så kundehenvendelser kan besvares hurtigere og mere effektivt. Document Management hjælper virksomheder og statslige organisationer nemt at behandle data, manuel indtastning af data er langsom, og fejl kan opstå, mens du indtaster data. Dobbeltarbejde undgås og data kan verificeres nemt. Customer ansøgningsskema management er en tjeneste, der dokument administrationsselskaber give. Virksomheder kan spare penge på trykning og kopiering udgifter og der er også et mindre behov for onsite og offsite fil lagerplads
.