Hvad er Time Management?

Time Management er processen med at kontrollere, forståelse og planlægning, hvor meget tid der bruges på forskellige aktiviteter i en organisation.
Time Management bruges i forskellige situationer for at gøre det muligt at øge effektiviteten, samt at forstå, hvor meget tid, der er virkelig blevet brugt på forskellige aktiviteter.

Der er forskellige formål med at kontrollere tidsforbrug for aktiviteter. Nogle virksomheder bruger det til at være i stand til at forstå, hvad folk egentlig gør i løbet af dagen. Dette kan nogle gange være vigtigt at sikre, at tiden er brugt på de rigtige ting. Det er også afgørende oplysninger at have som base for at gøre forretningen mere effektiv i forskellige områder.

Men tid forvaltning er også vigtigt i områder, hvor du faktura arbejde, der er gjort for kunderne. Uden at have oplysninger om, hvor meget tid du har brugt det vil være umuligt at fakturere det korrekte beløb.

Der er forskellige former for tid management software, der hjælper med at spore tid brugt på forskellige aktiviteter. Nogle af dem er specifikke for kun at indsamle tid og er for det meste kendt som enten tid management software eller tid tracking software. Men da tiden er registreret i så mange forskellige områder af organisationen, er tidsstyring også inkluderet, i software leverer andre tjenester, såsom projektledelse software, udstedelse tracking software osv

At være bevidst om mængden af tid visse aktiviteter tager vil ikke kun gøre det muligt for en virksomhed at forstå, hvad personalet laver i løbet af dagene. Ud over at have en forståelse for mulighederne for at forbedre effektiviteten oplysningerne er uvurderlig for planlægning af fremtidige aktiviteter, især når der indledes et nyt projekt.
Ved at have oplysninger om, hvor længe en aktivitet tager normalt projektplanlægning vil være meget nemmere. Jo flere gange du har udført de aktiviteter, jo bedre nøjagtighed i planlægningen.

For at være i stand til at forvalte tiden på en god måde, er det vigtigt at have tid management software, der ikke er for avanceret til brug for personalet. Den mere avancerede og mere tid, det tager at indtaste tiden mindre villige dine medarbejdere vil være at indtaste tiden. Dette vil resultere i unøjagtige oplysninger om, hvordan lang tid aktiviteter tog, da de har tendens til at tilføje færre aktiviteter og gruppeaktiviteter i én.

Du kan også bruge tidsstyring at være i stand til at afsætte ressourcer. Dette er normalt det skridt efter planlægningsfasen, og før arbejdet er ved at blive gjort. Tildelingen er nødvendig for at være i stand til at sikre ressourcer anvendes den mest effektive måde. Dette er især vigtigt med centrale mennesker, der er nødvendige i forskellige enheder i organisationen. Siden kan være behov disse ressourcer på forskellige steder vil det være meget svært at ikke allokere dem for at sikre, at arbejdet vil blive udført til tiden. Én måde at forstå tildelingen den bedste måde er at tænke på booking af et konferencelokale. Hvis rummet ikke er reserveret forude er der en stor chance for, at flere grupper af mennesker ønsker at bruge det på samme tid.

Der er forskellige tilgange til tidsregistrering.

Nogle virksomheder bruger tid software til styring, hvor du indtaster de aktiviteter ved hjælp af din egen beskrivelse uden at kategorisere. Denne form for software vil oftest blive brugt til at kontrollere, hvad der er blevet gjort af personale, og er ikke så god som base oplysninger for det fremtidige arbejde.

En anden måde at optagetiden er ved at have nogle foruddefinerede aktiviteter, som du kan indtaste tid for. Du lægger i, hvor meget tid du har brugt på noget, men kan i nogle systemer også indtaste, hvor meget tid du mener der er tilbage, indtil aktiviteten er færdig. Den anden del er ikke så almindeligt anvendt, da det også tager tid at forudsige og tænke igennem, hvad der er tilbage at gøre. Aktiviteterne kan også defineres i hierarkiet, der har forældre aktiviteter at være i stand til at indsamle oplysninger på en mere struktureret måde. Et eksempel kan være at have en forælder kategori kaldet Møder og derefter har sub-aktiviteter for de specifikke møder.

Den tredje måde, som er en ny idé om time management, er at registrere afvigelser fra en forventet værdi. Dette er en måde at gøre tidsregistrering mere effektiv. Hvis der er 15 mennesker deltager i et møde, der er indstillet til 1 time, ville det være meget ineffektivt at have alle 15 mennesker rapport 1 time møde. Hvis mødet tog 1,5 timer i stedet, det kan let ændres af den ansvarlige for mødet. Ved at have én person at gøre dette i stedet for 15 tiden rapportering vil tage meget mindre tid og mere nyttigt.
Den samme værker i projekterne. Ved at have projektaktiviteter foruddefinerede vil du være i stand til at bekræfte den tid i stedet for at udfylde den tid selv.

Nogle helpdesk-software, opgave tracking software, service desk software og call center management kan automatisk rekordtid, mens du arbejder på en opgave. Optagelsen starter et ur, når du åbner opgaven, og derefter stopper uret, når du lukker opgaven.

Der er flere måder at holde styr på, hvor meget tid der bruges på aktiviteter i organisationen. Brug rapporter til at bringe de oplysninger, du ønsker på den rigtige måde er nøglen til de fleste tidsstyring.

Før gennemføre tidsstyring i din organisation, du skal tænke over, hvad du vil gøre med oplysningerne. Nogle gange tror du, at tiden ledelsen vil være en løsning på en masse, for eksempel at styre, hvad dine medarbejdere gør i løbet af dagene. Men der er nogle gange andre løsninger, der skal anvendes i disse tilfælde, for eksempel leder coaching til at give dem værktøjer til at hjælpe medarbejderne være mere effektive
.