Artikel: Hvad er Document Management

Document Management er tanken om, hvordan man håndtere dokumenter på en god måde at være i stand til nemt at finde dem, find oplysninger i dem, spore ændringer i dokumenter, dele dem med andre mennesker, og kun stadig vise dem til de mennesker, der skal kunne se dem. Inkluderet i sikkerhed del er også at være i stand til at kontrollere, hvilke oplysninger andre skal se, og hvis de skal være i stand til at ændre indholdet af dokumentet.

Tidligere alle dokumenter blev skrevet på papir og opbevares på sikre steder, hvor kun folk med rettigheder til de dokumenter, havde nøgler til. Det kunne være en slags arkivskab. Denne metode bruges stadig nogle steder, men normalt er det er kombineret med at have dokumenterne i en form for Document Management System, undertiden forkortet DMS. I begyndelsen disse blev kaldt Electronic Document Management Systemer (EDM).

I dag er du i stand til at finde Document Management Systemer, der er specielt anvendes til dokumenthåndtering, men der er en masse samarbejde software eller projektledelse software, indeholde en masse funktionalitet nødvendig i en masse virksomheder. Det gør det endnu sværere at finde det, du leder efter, da du er i stand til at installere et system med flere formål.

Der er en masse forskellige funktioner, du er i stand til at komme med en Document Management System, og det er derfor vigtigt, at du tænker igennem, hvad du kan få brug
Nogle områder du skal overveje, er:..

* Sikkerhedstjeneste

Sikkerhed er normalt meget vigtigt for de fleste virksomheder og de fleste dokumentation
Der er forskellige form for sikkerhed, der skal overvejes.
Den første er den ydre sikkerhed. Med nedenstående krav til tilgængelighed er det vigtigt at sætte systemet op på en måde, så eksterne parter ikke kan tage en del af de dokumenter, du ikke ønsker at dele.
Anden er den indre sikkerhed. Dette er normalt en lidt mere tricky, da du ønsker at overveje en række krav.
Det er almindeligt, at du ønsker at have dokumenter, der er tilgængelige med alle mennesker i en afdeling, men kun nogle få af de mennesker, bør være i stand til at ændre information. Det er også almindeligt, at du ønsker at have private dokumenter til én person, der ikke bør være tilgængelig for andre.
Oprettelse den organisatoriske struktur for dokument management system er afgørende, før der træffes beslutning om, hvilke krav du har. Når du går gennem organisationen, og hvordan dokumenter skal tilgås og bruges af alle, du vil forstå meget mere om, hvordan du ønsker, at systemet fungerer.

* Samarbejde

Et af formålene med dokumenthåndtering systemer er at forbedre samarbejdet og har folk ændrer dokumentet og nemt få vist den seneste revision af dokumentet.
Så hvordan vil du have det til at virke? Vil du alle til at være i stand til at ændre det dokument på samme tid eller ønsker du en ad gangen tilføje deres ændringer?
Den første mulighed er som regel ganske vanskelig, men der er et par dokument management systemer, der kan gøre dette. Den anden løsning er lettere og har eksisteret i lang tid. Hvad der normalt sker, er, at du “ tjek &"; dokumentet for at foretage ændringer. Du lås derefter dokumentet for nogen anden at ændre. De vil dog være i stand til at se den tidligere version af dokumentet (den mest up to date, der er i systemet). Når du er færdig med at ændre det dokument, du “ tjekke ind &"; den ændrede dokument for at gøre det synligt for alle.

* Tilgængelighed

Hvordan skal du være i stand til at få adgang til de dokumenter? Det er et vanskeligt spørgsmål, da du måske ønsker at være i stand til at arbejde med dokumentet, når du er på rejse og ikke har adgang til internettet. Nogle virksomheder er tilfredse med at have dokumentet kun tilgængelige online, og hvis du ønsker at tage den med hjem, kan du lave en kopi til din computer og se den offline. Hvis du ønsker at gøre ændringer i det du gør det online. Men der er også nogle virksomheder, der har brug for at være i stand til at håndtere muligheden for at også ændre dokumentet offline.

* Dokument formater

Hvilken slags dokumenter vil du være i stand til at have i dit dokument management system, og hvordan vil du have dem til at blive forvaltet?
Nogle systemer giver dig mulighed for at arbejde inde i systemet til alle ændringer i et dokument. Nogle systemer åbner den faktiske software til at arbejde i for eksempel MS Word. Det er vigtigt, at du tænker over, hvordan du vil have det til at arbejde. Det er også vigtigt, når man ser på det næste punkt, hvordan man kan være i stand til at søge og finde det dokument, du leder efter.

* Mulighed for at søge

Du er nødt til at tænke over, hvordan man kan være i stand til at søge efter dokumentet. En løsning er at skabe Meta oplysninger om dokumentet og tilslut oplysninger, således at det er let at finde. En anden måde er at være i stand til at søge efter titel, forfatter og resumé. Dette er imidlertid også betragtes meta data.
Anden måde er at være i stand til at gøre fritekstsøgning gennem et dokument. Dette er en smule hårdere, hvis du tillader nogen filformater, men der er et par rigtig gode dokumenthåndteringssystemer, der vil være i stand til at hjælpe dig ud der.

* Sporbarhed

En af de vigtigste ting er sporbarhed. Hvem ændret dokumentet og hvornår? Hvilke ændringer gjorde de og er vi i stand til nemt at gå tilbage til en tidligere version?
En ting du måske ønsker at spore, er der har læst dokumentet. Måske du ønsker at spore, at alle har læst ændringerne af dokumentet, og derfor bør være klar over, hvad der er skrevet.

Der er en masse ting, der kan siges om dokumentstyring. I begyndelsen kan man anser det for at være meget let, men efter et stykke tid du forstå kompleksiteten af ​​det. Denne artikel bringer nogle ideer til hvad man skal tænke over og åbne jeres sind til spørgsmål at stille, når de overvejer dit næste dokument management system
.