QuickBooks Advisor tips &? Tricks - hvordan man kan undgå at have Duplicate Navne

Mens du arbejder med en kunde, der skifter til et edb-system, vi stødte på et problem relateret til duplikere kunder &'; navn i databasen. Disse dubletter skete primært fra en mangel forståelse af bedste praksis, når du indtaster disse oplysninger. Efter at have gennemgået og bistå med oprydningen, QuickBooks rådgiver der var ansvarlig for denne bestemt kunde, kom op med nogle tips, der gør dataindtastning processen mere uniformerede som skulle mindske mængden af ​​dobbeltarbejde i databasen, og gør det nemmere at finde kunder i fremtiden

Brug "og" i stedet for '&'. Restaurant – Dette sker ganske meget, tro mig jeg kender. For eksempel i et tilfælde en kunde ved navn “ A & En kontraherende &"; blev opført i 4 forskellige varianter:
- A & En kontraherende
- A & En kontraherende
- A & En kontraherende
- A & En kontraherende
Alle disse forskellige variationer gør det kompliceret at finde kunden straks, når du laver en søgning, tvinger brugerne til at rulle gennem navnelisten for at finde det navn, de er på udkig efter. Ved at følge denne simple regel, ville alle brugere har indtastet “ A og A kontraherende &" ;. Mens det er muligt, tvivler vi, at mange brugere ville træde “ AandA kontraherende &"; da denne variation af navnet gør ikke &'; t ser læsbar

Ingen forkortelser med perioder
– anbefaler vi, at når en virksomhed har forkortelser eller initialer i deres navn at udelukke brugen af ​​perioder og rum. Nogle mennesker bruger det, andre don &'; t, når du indtaster det i databasen, som kan forårsage folk til ikke at være i stand til at finde kunden, de søger. En regelmæssig eksempel er “ W.B. Mason &" ;. I dette tilfælde vil vi anbefale, at det indtastede navn ville være “ WB Mason &" ;. Dette ville forenkle indtastning af data. Derudover, for folk, der er nye til computere, jo mindre skrive jo lettere er det for dem. Dette ville også fjerne områder, hvor nogen måske Enter “ W. B. Mason &"; ved at sætte mellemrum før perioder, og en anden bruger ikke giver rum. Jo mere plads, at brugerne er nødt til at ændre tingene inden kunder &'; navne, jo mere sandsynligt vil du få dubletter navne

Brug ikke stenografi
– (medmindre det &'; s meget almindeligt). En masse af de kunder, som min klient beskæftiger sig med, er entreprenører og byggefirmaer. Dette fører til nogle mennesker, der bruger forkortelse for ord, ligesom “ const &"; eller “. forts &" ;, og nogle gange som “ con &" ;. Ud over at være forvirrende (er &'; con &';. Kort til byggeri, entreprenør, kontinentale?), Det gør det også sværere for brugere at søge

Indtast så mange oplysninger som du kan få.
– Denne ene gang dukker op, når ejeren ønskede at gøre medarbejderne indtaste kundeoplysninger i databasen, i stedet for bare at bruge en generiske navne kunde. I dette tilfælde endte vi med flere kunder med blot navn “ Mike &"; og et telefonnummer. Med 8 “ Mike &"; s på listen, var det næsten umuligt at sige, som var der. Tilføjelse selv en efternavn ville have hjulpet ud af en masse, men tilføjer adressen ville have gjort det endnu lettere (hvis der er flere personer med samme for- og efternavn). Selvfølgelig er dette en af ​​de sværeste at overvinde, fordi medarbejderne bliver dovne over tid, når det kommer til at indtaste oplysninger i en database.

Ved at følge disse få retningslinjer bør din klient liste bliver mindre rodet med dubletter, derfor vil det være hurtigere og nemmere at finde eksisterende kunder, og gøre de oplysninger, du indsamler meget mere værdifuldt
.