Fejl skal undgås på Nonprofit Accounting Software Systemer

En nylig Linkedin samtale relateret til nye nonprofit regnskabs software systemer implementeringer og de forskellige systemer på markedet, bragt ud mange ideer om dette emne. Klart flere brugere havde deres favoritter. Men efter mange angivet hvilket system de bedst kunne lide eller havde brugt, det virkelige problem kom ud. Det er, at ingen nonprofit regnskabs software system fungerer tilfredsstillende uden ordentlig design og implementering. Til implementering tjekliste og andre værdifulde oplysninger, kan du besøge http: //www.accountingsoftware success.com
Uanset om at gennemføre et nyt nonprofit regnskabssystem eller forbedre et eksisterende, er der flere design og proceduremæssige problemer, der skal løses <.. br> Utilstrækkelig Kodificering for Nonprofit Regnskab Software En af de vigtigste spørgsmål er kodning, især kontoplanen i en nonprofit regnskabs miljø. Hvis de transaktioner, der ikke er kodet på en måde, der giver mulighed for nem sortering og udvælgelse til rapportering, du finder dig selv at udvinde (eller omprogrammering) data i regneark og manipulere det der. Faktisk er en af ​​symptomerne på en utilstrækkelig eller dårligt konstrueret system er i afhængighed af regneark. Hvis du &'; re at bruge regneark til rutinemæssige rapporter (ugentligt, månedligt, kvartalsvis), det er nok et område, skal du kigge på automatisering. Kig på din rapportering og arbejde baglæns for at sikre din konto kode kan understøtte dine rapporteringsbehov
Beyond kontoplanen sørg sælger og kunde-id &'; s. Er konsekvente og give mening for slutbrugeren. For eksempel, hvis dit system ser op kreditorer ved alfanumeriske koder, don &'; t bruge numre til at identificere dem. Anvende en ensartet variation af deres navn, så de er lettere at finde. Og bruge den samme logik med medarbejdere
Ikke gennemgå processer /proceduresOne hvis de største misforståelser &'; med hensyn til software er, at det vil løse brudte forretningsprocesser. Det vil ikke, men det kan bringe dem frem i lyset! Som et eksempel, hvis du indtaster fakturaer EFTER kontrollen gå ud, vil de fleste software ikke rumme din proces (jeg faktisk er stødt dette scenario). Venligst don &'; t skylden software! Gennemgå din proces og se, hvordan det kan ændres, så softwaren til at forbedre din præcision og effektivitet.
Ikke drage fordel af nonprofit regnskabs software featuresOftentimes software er købt med den hensigt at udnytte avancerede funktioner, men inerti tager over og ting vende tilbage til den ldquo &; gamle &"; måde. Områder som auto forsoning, rapportering, automatiserede budgetteringsprocesser, workflow og dokumenthåndtering alle lyde godt, men er faktisk svært at gennemføre. På den anden side, er der bestemt en cost /benefit til den tid og indsats, det tager at udføre disse opgaver. Det er meget ligesom en “ mini-konvertering &"; af denne opgave, du foretager. Så først, sørg for at det &'; s en indsats, som du &'; ll realisere et afkast af investeringen. Faktisk kan nogle funktioner virker ikke som demonstreret. Tal med andre brugere, der allerede har gennemført denne funktion, og kan validere sin nytte. Så sørg for, at du er klar på, hvad der kræves for en vellykket gennemførelse, og derefter korrekt planlægge og udføre på
Ikke skabe dokumentation Vi &';. Re taler ikke om Brugervejledninger her. Vi &'; re tale om tilpassede dokumenter til hver transaktion og proces, du udfører i hele systemet, fra GL indgange til systemet backups. Mens disse procedurer er tidskrævende at oprette, deres værdi i forsikring ensartede processer og resultater er uvurderlig. Desuden gør de store uddannelse referencer for nye medarbejdere samt referencevejledninger når du udfylder for nogen på ferie
Utilstrækkelig TrainingWhether det &';. Sa nyt system eller en ny version udgivelse, lære at fuldt ud at bruge dem systemet forsikrer optimal investeringsafkast. Uddannelse giver også dine medarbejdere til at stille spørgsmål til det system, som de kan have behov afklaring.
Alt for kompliceret SystemsA nonprofit med en enkelt indtægtskilde og et enkelt program område kan være i stand til at bruge en forholdsvis enkel system som QuickBooks. Men
som transaktionen og rapportering kompleksitet stiger (tildelinger, cross regnskabsår rapportering, flere Net Asset klassifikationer, etc.), der er behov for et system, der tilbyder disse funktioner og fordele stige. Konklusioner vedrørende Nonprofit Accounting Software Systemer Den diskussion bragte til at tænke på nogle af de foretrukne kommentarer hørt i 20 år af rådgivning om non-profit-system implementeringer. Min top 6:
Nej 6 – “ I &'; m ikke alt for bekymrede over rapportering. Jeg gør de fleste af mine på Excel &"; (De samme dem, du designet på VisiCalc?)
Nej. 5 - “ Jeg vandt &'; t brug for hjælp gennemføre, I &'; ve gjort flere. Faktisk I &'; ve implementeret tre forskellige regnskabssystemer her i de sidste 5 år &"!; (Sig ikke mere.)
Nej 4 - “ Vi vandt &'; t nødt til at inddrage alle ansatte i processen. I &'; ll fortælle dem, hvad de skal gøre, og de &'; ll gøre det &"; (De prygl vil fortsætte, indtil moral forbedrer!)
Nej 3 - “ Vi don &'; t brug for nogen SOP dokumentation. Det &'; s alle op her (peger på hovedet) &"; (Mens jeg foretrækker at bruge “ hvad sker der, hvis du vinder i lotteriet &"; scenarie, personale holde med henvisning til en uheldig bus hændelse … mens smilende.)
Nej 2 - “ Bare vise mig, hvordan det fungerer, og jeg kan undervise alle andre hvad de skal gøre &";. (Fordi ingen kender deres job bedre end dig, og du naturligvis har tonsvis af fritid.)
Og No. 1 Kommentar - “ I &'; d gerne holde min kontoplan /leverandør kodning /medarbejder-id, fordi det &' ; s den måde, vi &'; ve altid gjort det &"!; (Mindst det forklarer din “ vintage &";. Garderobe)
Ja, intens planlægning, procedure revision (herunder personale indgang), uddannelse, dokumentation og en vilje til at acceptere forandringer er kritiske komponenter i en vellykket gennemførelse. Nonprofit regnskabs software i sig selv vil ikke lave brudte forretningsprocesser, men det vil ofte bringe dem frem i lyset
 !;