Løb Meningsfulde Møder

Som du ved, er der intet mere kedeligt end at sidde gennem et møde, der er meningsløst eller ufokuserede. Det &'; s en fælles tidsrøver. Møder er også meget dyrt i form af tid og produktivitet. Så hvis du &'; re opfordret til at køre et møde, det første spørgsmål, du bør stille dig selv er, og" Er dette møde virkelig nødvendigt eller kan jeg udrette, hvad der skal gøres på en mere effektiv måde, &" ;? Hvis du har et bedre alternativ, bruger det. I dag med e-mail, fax, telefonmøder, telekonference, og computernetværk, har du mange muligheder. Men hvis du &';. Har besluttet, at en in-person møde er det bedste valg, så planlægge omhyggeligt

Før dit møde, er du nødt til at sætte mål. Hvad er det, der skal afgøres? Hvad er det bedst mulige resultat fra denne forsamling? Skriv ned dine mål, så du har dem på hånden.

Har du brug for et møde eller en række møder for at opnå dine intentioner? Hvad forberedelse behøver deltagerne har brug for at udføre på forhånd? Har du brug for at udpege en pre-møde taskforce eller opnå visse dokumenter eller har deltagere E-mail, du idéer eller problemer på dagsordenen, der skal løses? Historisk set hvor produktiv har møder med denne gruppe været? Hvilken stil møde fungerer bedst med denne gruppe?

Møder er tænkt som en udveksling af idéer og /eller oplysninger. Der er generelt fem formål for møder: at informere, uddanne, inspirere, løse problemer, eller løse konflikter. Hvad er formålet med dit møde? Er det realistisk at håndtere multi-formål på dette ene møde?

For det andet tager sig tid til at analysere dine deltagere. Overvej alle de mennesker, der skulle deltage i dette møde og hvorfor. Flere deltagere ofte gør i længere møder, så hold din liste til et minimum. Men også pas på konsekvenserne af udsigt mennesker, der burde være der. Gennemgå en stab liste til at sikre, at du har inviteret alle de nøglepersoner.

Hvis de er fremmede, følg retningslinjerne for publikum analyse til at hjælpe dig med at forberede. Hvis deltagerne er mennesker, du kender, så tænke over, hvordan de interagerer. Er der en loudmouth i den gruppe, der forstyrrer møder med lange monologer? Hvis ja, er du ansvarlig for at intervenere på koncernens &'; s vegne. Er det en stille gruppe? Derefter til projektering få folk interagere og arbejde sammen.

Er det en gruppe, der fungerer godt sammen eller er der betændt konflikter, der skal spredes? Tænk over dine deltagere i detaljer: deres humør, deres arbejdsvaner, deres evner, deres kvababbelser, deres pres, deres ressourcer, deres mangfoldighed, etc. Så planlægger et format, der vil garantere, at denne gruppe kan opfylde sine mål.

Også tænke grundigt over det, hvor og hvornår mødet. Er lokationen bekvemt for alle? Er Værelset komfortable og privat? Er det rum deprimerende eller tiltrækkende? Ville det være nyttigt for mødet at være ude af kontoret? Har du det rigtige udstyr? Hvordan &'; s belysningen? Hvad tid på dagen er bedst for gruppen? Ville snacks være et aktiv?

For det tredje, er du nødt til at skrive en dagsorden og distribuere den til deltagerne på forhånd og bede om yderligere forslag. Som du er ansvarlig, skal du beslutte, hvad dagsordenen punkter passer til din tidsramme.

Tænk over rækkefølgen af ​​emner på dagsordenen. Du ønsker måske at placere de lettere dagsordenspunkter først så gruppen oplever succes tidligt. Hvis du har en masse dagsordenspunkter til at dække, kan du ønsker at bemærke, en tid tildeling ud for hvert element. En kritisk punkt på dagsordenen er opgaver.

Ved afslutningen af ​​en kvalitet, der opfylder, formanden skal liste ud resultater og opgaver for hver deltager. Hvis du kan &'; t løse et problem på mødet, tildele en studiekreds at skitsere de spørgsmål eller polle deltagerne. Klart afgrænse, hvilke beslutninger der er foretaget, og hvilke foranstaltninger vil blive truffet, og af hvem. Diskuter med gruppen eventuelle løse ender og afsætte enten en anden tid eller en person til at håndtere dem. Gentage konklusioner at forsikre aftale og slutter til tiden.

Personer respektere en leder, der er hensynsfuld over for deres tidspres og aktivt fremmer dagsordenen, således at der er synlige resultater. Fordel et skriftligt møde resumé til gruppen inden otteogfyrre timer, og opfølgning med de grupper, forud for næste møde undersøgelse for at sikre, de er forberedt med de rigtige oplysninger. Bevæbnet med disse værktøjer, kan du drage fordel af vækstmuligheder og øge din værdi til din organisation
.