Lær dine kunder Sådan beskytte deres forretning ved hjælp af dine tjenester

Bare den anden dag jeg talte med en kollega af mine, hvis in-house bogholder af de sidste 16 år blev tilranet penge fra hendes forretning - en hel del penge en masse penge, da det viser sig. Tyveri af penge ... tyveri af beholdning eller udstyr ... tyveri af intellektuel ejendom. På et eller andet tidspunkt, næsten alle små virksomheder oplever en form for medarbejder tyveri eller bedrageri.

Små virksomheder er særligt sårbare over for disse svindel, fordi de sjældent har ressourcer eller sikkerhedskontrol på plads for at stoppe dem.
For eksempel mange små virksomheder er afhængige af én person til at udfylde alle deres regnskaber og bogholderi transaktioner. Denne person åbner posten, behandler konti, gør indlån, håndterer fakturaer, og fører tilsyn med småpenge. Mens de fleste individer vil håndtere dette arbejde med komplet ærlighed, denne form for ubegrænset adgang gør en virksomhed sårbar.

Min kollega betroede hendes bogholder helt give hende fuld adgang til alle regnskabsmæssige oplysninger. Denne person åbnede posten, havde adgang til netbank oplysninger, tjek lager mv I bogholdere egne ord, begyndte hun "låne" penge til at hjælpe hende opfylde hendes månedlige regninger. "Jeg havde alle intentioner om at tilbagebetale det, jeg tog, men da ingen bemærket, jeg begyndte at tage en lille smule mere, og den næste ting, jeg vidste, at jeg var ved at skrive en check til mig selv hver uge.
" Min kollega har besluttet ikke at pressen anklager mod denne person, men hun har placeret en pant mod hendes hjem, og en fuldstændig blæst undersøgelse er i gang for at bestemme det samlede beløb, der tages Manglende opmærksomhed
til den regnskabsmæssige processen har kostet min kollega dyrt -. ikke kun hun beskæftiger sig med det faktum, at hun er blevet plyndret og forrådt, men det kommer til at koste hende flere penge til at bestemme det fulde omfang af forbrydelsen.

Medarbejder tyveri og uærlighed koster amerikanske virksomheder milliarder af dollars hvert år. Desværre små virksomheder har mest at tabe, fordi underslæb, stjålne forretningshemmeligheder, eller manglende opgørelse kan lamme en lille virksomhed eller endda sætte det ud af markedet. Den eneste måde at undgå dette er at udtænke en forsigtig, effektiv kontrol i alle områder af potentiel eksponering og håndhæve dem konsekvent.

Her er et par forslag i retning af at skabe en effektiv finanskontrol, der vil beskytte din virksomhed: Salg

Hold pligter separat - ingen enkelt medarbejder skal styre en finansiel transaktion fra start til slut .
Den person, der skriver dine checks bør aldrig være den person, der underskriver dine checks. Den person, der åbner post bør ikke også registrere tilgodehavender og afstemme regnskabet. Ved at opdele ansvarsområder, vil du gøre det vanskeligere for en person at stjæle fra dig og manipulere posterne for at dække det op

Få din kontoudtog personligt -. Ikke giver en person, der er i stand til at begå underslæb en chance for at ødelægge eller fjerne beviser for forseelser.
I tilfælde af min kollega gjorde hun anmode om en kopi af kontoudtog fra bogholder, men af ​​en eller anden grund blev kontoudskriften altid mangler sider eller aldrig givet. Virksomhedsejeren eller en ekstern revisor bør modtage udsagn uåbnede bank
og annulleret kontroller hver måned. Gennemgå disse omhyggeligt. Undersøg betalingsmodtagere, underskrifter og påtegninger på hver check.

Tæt vogte din virksomheds kontrol Z - ikke være skødesløs med dine checks. Hold dem låst inde i en skuffe og ikke give nøglen ud. Brug pre-nummererede checks, og tjek for manglende checknumre ofte. Har en "annullerede kontrol" procedure på plads, der kræver, at du (ejeren) til at validere alle annulleret poster. Aldrig underskrive en blankocheck

Opret eller kontrollere hver lønningslisten kontrol personligt
-. Det kan tage lidt tid, men det er generelt værd. Gennemgå den kontrol, for at sikre, at de er for folk, du kender. Hvis der er et navn, du kan ikke huske, gå finde denne person. Hold en ugentlig optælling af antallet af personer på din lønningslisten, og kontroller, at nummeret mod antallet af kontroller, du har. Hvis du bruger den direkte debitering funktion, de fleste lønningslisten virksomheder tilbyder enten sørg du ringer i løn dig selv eller er ved at gennemgå lønningslisten rapporter for at sikre, der er ingen blive betalt, du ikke kender.

Se dine tilgodehavender tæt - har mere end én medarbejder er involveret i at tælle og kontrollere indkommende kvitteringer
Sørg alle indgående kontrol er korrekt godkendt.. Køb en "For kun depositum" stempel med dit kontonummer på den og har alle kontroller restriktivt påtegnet, når de åbnes - det kan forhindre en medarbejder fra indkassere dem. Personligt undersøge kundeklager at kredit ikke er modtaget for betalinger. Få en kopi af forsiden og bagsiden af ​​kundens kontrol, og være sikker på den blev indsat på din firmakonto.

Gør din bogholder tage ferie -.
en medarbejder, der er begået underslæb fra du kan få brug for at gøre en kontinuerlig indsats for at skjule den slags stjæle Mange ejere af små virksomheder er overrasket over at opdage medarbejder, der vises loyale-de aldrig tage ferier og aldrig ophold hjemme syge faktisk stjæle fra dem. Grunden til disse mennesker nødt til at være på kontoret hele tiden er at dække deres spor. Insister på, at den medarbejder, der udfører bogholderi tage en ferie hvert år. Ideelt denne ferie bør være mindst to uger i længden, og forekommer i slutningen af ​​måneden, når bøgerne bliver lukket.
Brug dette tid til at have dine bøger revideret af en anden og se efter uoverensstemmelser

Sørg din klient forstår deres bøger -.. underslæb almindeligvis opstår, når bogholderi er sjusket og uden opsyn
Som virksomhedsejer, du skal være fortrolig med din virksomheds bogføring og recordkeeping system. På denne måde kan du nemt gennemgå bøgerne, og sørg for intet er galt. Hvis du ikke er en "numre person" har din revisor tilbringe noget tid sammen med dig for at vise dig, hvad man skal kigge efter, eller tage en regnskabsmæssig eller bogholderi kursus. At stole en andens
at overvåge denne vigtigste del af din virksomhed kun åbner døren for svig.

Beskyt din bogholderi software
- ikke tillader uautoriseret adgang til din bogholderi software, og sørg for, at hver bruger har deres eget brugernavn og adgangskode. Del ikke den administrative adgangskode med andre end dig (ejeren). Har hver bruger ændre deres kodeord ofte at låse ud uvedkommende i dette program
.