10 tips om, hvordan man skriver en Business E-mail

E-mail er en del af den daglige aktivitet af en it-professionel. Det &'; s udnyttes i kontorer som en vigtigste form for kommunikation, og nogle organisationer bruger det bedre end andre. Du vil opdage, at der er stor forskel mellem en god e-mail og en dårlig e-mail. Nogle gange kan vi samle op dårlige vaner fra andre virksomheder eller medarbejdere, der forårsager vores e-mails til at komme ind i “ dårlig email &"; kategori. Har en læsning af disse ti tips til, hvordan man skriver business e-mails til at hjælpe forbedre din skriftligt.

Brug en Informativ Emnelinje

emnelinjen er den allerførste ting, en person ser i et e-mail. Normalt, de ser det, før du åbner selve e-mail, som afhængig af e-mail-klient, er emnet og modtageren vist før hele meddelelsen.

Emnet burde give nok oplysninger om e-mail, så modtageren ved, hvad det handler om før åbning. Et emne som “ Anmeldelse &"; eller “ dokument &"; er yderst vage og gør ikke &'; t hjælpe meget. På den anden side, et emne som “ Anmeldelse Krav Dokument &"; er langt mere specifik og tilbyder modtageren flere oplysninger om e-mail

Hils Modtageren Passende

Start din email ved at give en hilsen - don &';. t bare starte i e-mailen. Der er flere gange, hvor du bare kan svare på e-mailen ved hjælp af et hurtigt svar, men i næsten alle tilfælde det &'; s at foretrække at have en hilsen

Hvordan skal du bruge en hilsen i en e-mail.? Nå, denne e-mail er formel, men ikke så formelt som en forretning brev. Ved hjælp “ Dear John &"; er for formel. Noget lignende til “ Hej, &"; eller “ Hej, &"; eller “ Hi John, &"; ofte er acceptabelt. Det vil være nødvendigt at justere når der er mere end én modtager. Jeg normalt omfatte begge navne, hvis der er to mennesker, eller bruge ordet “ alle &"; hvis der er flere end to. For eksempel, “ Hej John, Peter, &"; hvis det &'; s to John og Peter, eller “ Hej alle, &"; hvis det &'; s. til John, Peter og en anden person

Hold det kort og Nødvendig

I denne verden af ​​computere og teknologi, det &'; s fristende at vende email til et essay og skrive noget, og alt inde for den person. I &'; er ikke sikker, hvis du &'; ve nogensinde fået en lang e-mail før, men hvis du har, hvordan gik det gør du føler? Følte du begejstret at læse den, eller var det deaktivere du gør det føles som det var et stort arbejde? Jeg ved, hvordan jeg føler, når jeg modtager en lang email - det &'; s ikke en god ting

I nogle tilfælde vælge den mest hensigtsmæssige kommunikationsmetode kan meget vel betyde, at du don &'; t engang behøver at komponere e-mail.. På den anden side, hvis du gør det, blandt de mest vanskelige ting at gøre, når lære at skrive en business e-mail er at gøre det kort og koncis. Du skal være i stand til at få dit budskab igennem effektivt, uden at få for meget i detaljer eller unødvendige oplysninger. Det tager nogle praksis og erfaring, men prøv og tænk på dig selv som modtageren, når du læser e-mailen. En antydning af, at jeg nævner senere ligger på at gennemgå e-mail - mens gennemgang, kan du se, om det &'; s god længde

Sæt din vigtigste punkt i den indledende sætning

Sammen med at forsøge at. holde e-mail kort og til det punkt, er der noget andet, du er i stand til at gøre for at hjælpe modtageren og få et svar fra e-mail. Du kan sætte den væsentligste årsag til den e-mail i start sætning. Dette punkt kan være en anmodning (såsom “ I &'; d gerne din godkendelse på den følgende handling &"; eller “ Kan vi mødes for at tale om planerne for den nye medarbejder &";?) Eller bare oplysninger (såsom “ Nedenfor finder du detaljerne på serveren udfald i weekenden &";.)

Dette vil hjælpe modtageren læser e-mail og forbedre den måde, e-mail er brugt. Flere detaljer i e-mailen kan gå under, for at støtte dette punkt

Vær opmærksom på de Modtager &'; s. Viden

En stor del af, hvordan man skriver en business e-mail på IT-markedet er den hul i viden mellem medarbejderne. Der er naturligvis en hel del tekniske oplysninger i forskellige områder af IT - og ikke alle ved, hvad det alle midler. Dette er helt sikkert noget at tænke over, når du skriver e-mails til andre personer.

Det kan være OK, når du skriver som en del af dit eget hold, eller når du kender personen er bekendt med emnet for e-mailen. Men når du skriver til andre, er det &'; s vigtigt at være opmærksom på modtagerens &'; s viden. Denne viden kan være i to områder - viden om teknologi og viden om erhvervsmæssig sammenhæng

Kendskab til teknologien indebærer al IT ting, vi kender og elsker -. Servere, netværk, programmering, databaser, konfiguration - alt det der. Disse former for ting andre it-folk ville højst sandsynligt forstå, men ikke altid. Bare fordi nogen er klar over, hvordan switches og routere er sat op for netværket, gør ikke &'; t betyde, at de kender til database konfigurationer. Du kan være nødt til at forklare formålet med din e-mail til dem i ikke-tekniske termer

Kendskab til erhvervsmæssig sammenhæng indebærer softwaresystemer, forretningsprocesser og teamwork, der isn &';. T relevante for den tekniske del af din email. Modtageren kan se, hvorfor du ønsker at ændre en konfiguration på din server til at acceptere en ny ansøgning, men de kan ikke vide, hvad programmet er, eller hvorfor det skal accepteres. Dette er blot et eksempel, hvor forklare situationen eller anmodningen i sammenhæng kan hjælpe modtageren

Don &';. T Brug Majuskler eller tekst Speak

Brug alle hætter i en e-mail gør dig til at ligne du råber. Sikker på, måske du har det på ved et uheld, men sørg for at gennemgå e-mailen for at kontrollere. Den eneste undtagelse til alle hætter er akronymer eller initialer - der skal bruges sparsomt. Hold dine e-mails at dømme sagen - som om du &';. Re at skrive en sætning

Derudover don &'; t bruge “ tekst tale &"; i en e-mail. Akronymer og ord, der kunne være acceptable i SMS-beskeder, såsom LOL eller PLZ, bør ikke indgå i e-mailen. Hvis du mener, du har brug for at bruge dem, du &'; re ikke skrive en effektiv business e-mail. Hold det til fuld ord som påkrævet

Brug korrekte stavemåde og grammatik

Stavning og grammatik er nødvendigt en e-mail - det &'; s. Forventes, at det er korrekt. En række mennesker kan ikke mærke forkert stavning og grammatik, men for mange mennesker, dårlig stavning og grammatik skiller sig ud. Det kan faktisk ødelægge resultatet af din email og gør du ser mindre professionelt

Sørg for at du bruger den korrekte stavning og grammatik for en e-mail, du &';. Re skriftligt. Din e-mail-klient skal gøre en rimelig stykke arbejde med at korrigere stavning og grammatik, men du shouldn af &'; t afhænge af det. Især arbejder i et teknisk miljø, kan den forsøge at oversætte eller “ rigtige &"; ting, der shouldn &'; t blive rettet. Hvis du &';. Re usikker, så spørg en kollega til at kigge over det at kontrollere, at det er korrekt

Sig venligst og tak

Hvis du &'; re bede folk til at gribe ind, det &'; s smart at bruge de ord, “ behage &"; og “ tak &" ;. Det &'; s noget, som vi har lært i de tidlige skoledage, og fra vores forældre - ved hjælp venligst og tak er høflig og andre mennesker vil respektere dig for det. Det isn &'; t noget, som er underforstået i en e-mail, så hvis du specifikt nævner “ behage &"; og “ tak &"; Det vil sandsynligvis blive værdsat.

omfatte en passende Signatur

Tilføjelse af en signatur i bottoom af din email er nok den største ting du er i stand til at gøre, når man ser på, hvordan man skriver en forretningsplan e-mail. Det &'; s deroppe med en e-mail emne som en vital del af en e-mail. Dette er væsentligt for et par grunde:

Det omfatter oplysninger for dig kontakt, så modtageren er i stand til at kontakte dig
Det kan gøre dig se professionel.. Har kun dit navn i slutningen af ​​e-mailen er én ting, der har en signatur med alle dine oplysninger er et skridt ovenfor.
Det giver andre at kontakte dig, hvis de være opmærksomme på e-mail i fremtiden, eller hvis det &' ; s på en kæde af e-mails

Der er flere ting, du skal medtage i en signatur - dit fulde navn, din rolle, din afdeling og dit telefonnummer.. Du don &'; t har at inkludere din e-mailadresse, som modtageren kan bare trykke på Besvar. Hold dig væk fra citater eller billeder i din signatur - der &'; s ingen grund til at medtage noget af dette, og det bare fylder op signaturen

Derudover sikre at du sende det ud med hver e-mail, du sender.. En masse af e-mail-klienter indeholder en funktion til øjeblikkeligt omfatte en e-mail signatur, og jeg vil foreslå du bruger den. Det betyder, at du don &'; t overse at tilføje det, og det &'; s en ting mindre at tænke på

Anmeldelse og Edit Før afsendelse

Det sidste skridt, før levere business e-mail er at gennemgå det. . Du er nødt til at gennemgå e-mail for et par grunde:

Sørg for, stavning og grammatik er korrekt
Kontroller, at det punkt i e-mailen bliver leveret
Sørg e-mailen ikke er for.. lang.

Det kan være fristende at bare oprette e-mail og sende den. Hvis du bruger et minut re-læsning og gennemgang af e-mail, kan du finde ting, som du didn &'; t før, og det bør føre til en højere kvalitet e-mail. Det kan også bidrage til at forbedre din kvalitet i arbejdet -. Hvis andre mener dine e-mails altid er korrekte, så skal de have en høj udtalelse fra din faktiske arbejde

Bonus tip om, hvordan man skriver en Business E-mail

Ja, jeg &'; m indbygget bonus tip - punkt nummer elleve

Denne ekstra tip er at kun sende e-mailen til dem, der ønsker det.. Det kan være fristende, og ganske let i disse dage, for at tilføje et stort antal kontakter i Til og Cc feltet af e-mailen. Dog skal du være forsigtig med dette. Det &'; s nummer et årsag til e-mails tilstopning op folk &'; s. Indbakker - bliver sendt e-mails, de don &'; t nødt til at se

Det er bedst at kun sende e-mailen til dem, der har brug for at se det. Afhængigt af e-mail og indholdet, og holdet du arbejder i, det er et vilkårligt antal mennesker - men mindre folk bedre

Jeg håber, at disse tips til, hvordan man skriver en business e-mail er værdifulde for dig. og hjælpe den måde, du skriver e-mails
.