Din virksomhed er kun så god som din skriftligt

Den første gang jeg var ansvarlig for at udvikle en markedsføringsplan, husker jeg føler meget nervøs for, hvordan man skriver det. Jeg vidste, hvordan man kan strukturere planen, men jeg var usikker på, hvordan man kan formidle mit budskab, så indholdet vil blive betragtet som professionel, let at læse og til det punkt. Jeg rapporterede til en administrerende direktør, som ville &'; bløder &'; løbet alle &'; s skrivning – godt, at &'; s hvad vi kaldte sine rigelige bemærkninger og ændringsforslag i rød pen. Så meget som det irriterede mig, jeg må indrømme, at han var en meget dygtig forfatter.

Har du nogensinde lagt mærke til, at de, der udtrykker sig godt skriftligt inspirere en følelse af tillid til deres evner fra medarbejdere, kolleger eller ledelse? Sharp skriftligt formidler det indtryk, at en skarp sind komponeret ordene. Sjusket skriftligt, på den anden side, kan få andre til at konkludere, at skaberen ikke er intelligent. Nogle vil måske endda spørgsmålstegn ved deres jobrelaterede kompetencer.

Stor skrift kan kræve et talent, som kun få af os har, men effektiv skrivning er en læres færdighed. Her er et par tips til at forbedre dine skrivefærdigheder.

Først kender din målgruppe

At kende formålet et stykke skriftligt tjener giver dig en fornemmelse af retning. Skrivning af en virksomhed rapport bør følge et bestemt format; for eksempel kunne en in-office e-mail være kort og uformel, men en kunde e-mail eller en PowerPoint-præsentation bør følge retningslinjerne i høflighed, klarhed og kortfattethed. Dit publikum skal være din kompas; at glemme, hvad modtageren søger at lære indsnævrer de mulige retninger din skriftligt bør tage.

Kortfattethed og kortfattethed

Klarhed skriftligt er en af ​​de mest vanskelige færdigheder at mestre. Brug aldrig en langt ord, hvor en kort man vil gøre. (Ingen grund til at skrive &'; udnytte &'; når &'; bruge &'; virker lige så godt.) Være hensynsløse om selv-redigering; Hvis du ikke' t har brug for et ord, klippe den. Ordet valg kommer lettere for nogle forretningsfolk end for andre. Business skriftligt skal være kortfattet. Dit publikum gør ikke &'; t har den luksus at gennemse flere rapportsider at få de oplysninger, de søger. Respekter dine modtagere &'; tid; de bør være i stand til at få adgang til vigtige oplysninger nemt.

Ring til handling

Indholdet af dokumenter, der er simpelthen informativ er sjældent bevaret meget godt. Det meste erhvervskommunikation er beregnet til at opnå en vis formål, så sørg for at inkludere en opfordring til handling – noget at læseren forventes at gøre. Endnu bedre, noget læseren bør gøre lige nu. Ikke alene er tilstedeværelsen af ​​en opfordring til handling kritisk i dit indhold, men den måde, du præsentere opfordring til handling, og hvor effektiv du er på at lokke læseren til at forbinde yderligere med dig og din virksomhed i sidste ende vil føre til større succes for din forretning.

skelne udtalelse fra fakta

Disse to aspekter af kommunikation bør være klart adskilt i erhvervslivet skriftligt. Sørg læseren kan fortælle med sikkerhed, når noget er en kendsgerning eller blot dit synspunkt. Denne måde, du &'; ll undgå misforståelser, og du &'; ll holde din skriftligt tvetydighed-fri

Undgå jargon

Jargon bør kun bruges mellem mennesker grundigt bekendt med jargon.. Hvis du vælger at bruge megen jargon, skal du sørge for dit publikum er komfortabel med det. Tænk på din sekundære såvel som din primære målgruppe, omfanget af teknisk sprog din kommunikation kan bære, og tonen, du ønsker at projicere. Hvis din primære målgruppe er ikke-teknisk, det &'; s. Bedst at undgå jargon så meget som muligt

Vær professionel, ikke nødvendigvis formelle

Der &'; s tendens til at tænke på al forretningskommunikation som formelle, som isn &'; t nødvendigt eller endog meget produktiv. Formel sprog er fint for juridiske dokumenter og jobansøgninger, men ligesom jargon ofte bliver usynlig, tilslører snarere end at afsløre dets betydning. Samtidig, så husk at uformel shouldn &'; t betyder uprofessionel – holde de personlige kommentarer, off-farve vittigheder, og snarky sladder ud af din virksomheds kommunikation

Skriv en gang, check to gange

Dette gør ikke &';. t gælder kun for at kontrollere for stavefejl og korrekte stavemåde. Sætte et tidspunkt mellem at skrive og genlæsning dit arbejde kan hjælpe dig med at fange fejl tone, der ellers kunne slippe dig og forårsage problemer. For eksempel, når vi &'; re ked af det eller vred, vi ofte skriver ting, vi don &'; t faktisk ønsker nogen anden til at læse. Sørg for, at dit arbejde siger, hvad du ønsker at sige, hvordan du vil have det til at sige det, før lade det nå sit publikum.

Overvej en virksomhed at skrive kursus

Salg og markedsføring fagfolk er særligt dygtige til at bruge det skrevne ord til at overtale kunderne til at købe virksomheden &'; s produkter og serviceydelser – eller i det mindste være opmærksom på sine reklamer. Men alle i erhvervslivet finder det nødvendigt til tider at overtale en anden til at tage en handling baseret på skriftligt materiale, de har sendt. Læring og honing business skrivefærdigheder kan have en positiv indvirkning på en individuel &'; s avancement. Få denne forkert, og du risikerer at ødelægge dit brand &';. Omdømme med dine kunder, medarbejdere, interne leverandører og aktionærer

Maurice Kerrigan Afrika tilbyder en effektiv Business Skrivning – Program 1 kursus, som vil give dig den praktiske uddannelse, du har brug for at forbedre dine engelske business skrivefærdigheder. Fra at skrive notater og breve til komponere e-mails og skrive enkle rapporter, vores blended learning tilgang inden for en lille gruppe miljø leverer målte forbedring til at hjælpe dig med at skabe det rette indtryk med din skriftlige kommunikation.

Du kunne være interesseret i deres kommende 2-dages kursus er planlagt til 03 – 4 December 2014 i Johannesburg, Sydafrika

Klik her for at se på Maurice Kerrigan Afrika &'; s. Uddannelse tidsplan eller at foretage en booking

For at finde ud af mere om kurser, der tilbydes af. Maurice Kerrigan Afrika eller at arrangere en aftale, skal du blot ringe til +27 11 794 1251 eller e-mail [email protected]
.