Dashboards og hvordan man gennemfører dem

Et kort besøg:

Jeg så Tony Starks kommer ud af lufthavnsterminalen ser ud præcis som jeg havde set ham for 10 år siden. Han er 6 fod 4 &'; og bygget som Iron Man selv. Han ledte skarpere end normalt, selv efter en 8 timers flyvetur fra Europa til Indien. Starks Enterprise havde underskrevet en stor agentur for de europæiske operationer og Tony var kommet for at starte det. Tony havde netop blevet udnævnt administrerende direktør for Starks internationalt efter sin far &'; s uventede bortgang. Tony er i servicesektoren, og var begyndt at arbejde med Vantage Agora som kunde kun et par uger siden. Han var på vej ind for at se, hvordan projektet tog ud, før han blev helt fanget i sin nye rolle. Tony og jeg arbejdede sammen i fortiden. Jeg var kommet til at respektere hans utrolige kreativitet og hjerne magt i form af software udvikling. Jeg havde også kommet til at respektere, at Tony var en self made mand, før han gik hen og holdt sin far i hans familie-tjenester forretning. I under fem Aar havde Tony hjulpet vokse salget af organisationen vokse fra en $ 23Million til en $ 456Million. For det sidste år plus salget var gået i stå på grund af den ubarmhjertige økonomi. Presset på marginalerne var blevet så høj, at Tony havde beskæftiget med Vantage Agora back-office service og startede sit eget hold med Vantage Agora at geare fra cost-benefit og proces effektivitet vi bringer til bordet.

På en side bemærkning, da vi arbejdede sammen Tony var den, der introducerede mig til golf. Ikke alene havde han introducere mig til spillet, men også lært mig de finere punkter i spillet

manglende ansvarlighed eller mangel på måling:.

Vi var på kontoret tidligt næste morgen ved 7 : 00:00 skarpe. Efter seks lige timer på kontoret vi ledes ud i det milde December eftermiddag mod min golfklub. I Bangalore vejret er smukt året rundt, men i december er det især rart mellem 60 og 70 grader. På en hverdag på 01:30 var der i eftermiddag bogstaveligt ingen på kurset. I Indien har du den luksus at have caddier, der bærer dine tasker. Dette gav os begge at fange op på forskellige emner af liv og erhvervslivet.

Det første hul er et kort par 5, som jeg formåede at dobbelt bogey, mens Tony tro mod sin form, lykkedes til par med en stor sand save . Jeg brummede ham, at hans virksomhed skal have taget rigtig godt, og at han bliver til praksis, selv efter at have taget på sine nye ansvarsområder. Det er, når Tony faktisk tilstod, at han har haft problemer. Jeg henkastet spurgte, hvad slags spørgsmål

Til dette svarede han, “. Oh! Det er den sædvanlige ting, jeg gætte. På den ene side har jeg de gamle timere, der ikke er store på nogen automatisering og forandring. Nu er de modsatrettede enhver ændring, som jeg ønsker at skabe. På den anden side jeg har folk, der ikke har ansvarlighed. De synes alle gøre til jobbet af hensyn til at gøre og don &'; t synes at bekymre sig om noget. Alt, hvad de er interesseret i, er, hvordan sikker deres job er, og hvor meget raise vil de få. Jeg er virkelig træt af alt dette, fordi jeg har en stor fornemmelse for mine kunder og erhvervslivet, men jeg har ingen idé om, hvad der sker på gulvet. Det lader til, at jeg kører med 100 miles /time og resten af ​​virksomheden kører på 99 miles /time, men i den modsatte retning. Bottom-line er der ingen ansvarlighed på alle i min organisation &";.

Jeg tænkte bare på, hvor typiske dette problem var med bogstaveligt talt hver virksomhed, vi mødes. Ikke bare i mellemstore eller små virksomheder, men selv i større virksomheder. De fleste topledere mener, at deres systemer har svigtet dem eller deres ansatte har svigtet dem. De siger dette, når de selv don &'; t bruge den samme målestok til at måle både sig selv og organisationen. Jeg må ikke have indset, men må have begyndt at smile. Naturligvis Tony var ikke morede og udfordrede mig. “ tror du det er sjovt. Jeg er her forsøger at bede dig om din hjælp fra alle dine udøvende rådgivning baggrund, og du nar mig. Nice &";!

Nu Tony havde lavet en Par den hårde 440 yard par 4, mens jeg havde formået en respektabel Bogey

Jeg svarede “. Tony, hvis der er nogen, der er have det sjovt er det dig … ved at dræbe mig på kurset. Du er tre op på mig, og vi har ikke engang begyndt at spille! Den eneste grund til, at jeg smilede er fordi vi har set en hel del problemer, som din. Ingen bekymringer, vi tager os af det i et kvartal. Jeg lover. Men du nødt til at hjælpe mig styre mit spil bedre og sænke mine scoringer &" ;.

“ Deal !!! &"; sagde Tony.

På tredje hul Tony ramte en smuk 6 jern ind i hjertet af det grønne, der var 210 værfter væk. Mens jeg formår at komme på den anden side af den grønne med min 3 jern

Da vi gik mod hullet jeg spurgte Tony “! Hvad bruger du til at drive virksomheden årligt &";?

Tony svarede “ Well … det er simpelt. Vi gør en årlig plan og den årlige driftsplan i december for det næste år … &";

“ Hvor længe skal du spore til det &"; Jeg afbrød

Han grinede og sagde “ Ligner du har set mange virksomheder som vores. Det varer sjældent mere end halvvejs ind i første kvartal &";

“ Så hvad gør du præsentere på din kvartalsvise bestyrelsesmøde &"; Jeg trykkede

“. Du ved, den sædvanlige bord dæk, de regneark, der er smagen af ​​kvartalet. Hvad er mere vigtigt, er, at denne information er socialiseret til hvert medlem af bestyrelsen for at gøre sikker på, at der ikke er nogen reelle spørgsmål &" ;.

“ Og … Jeg hviler min sag &"; Jeg sagde “ Det er ikke noget nyt. De fleste af de virksomheder, jeg arbejdede for havde samme spørgsmål. Meget få virksomheder rent faktisk udføre deres strategier til succes. De fleste virksomheder don &'; t har en årlig plan, der er sporet, og dette fører til store problemer i sidste ende. Første ting først er du nødt til at oprette en simpel årsplan. Denne plan bør have enkle foranstaltninger for både “ Top Line og bundlinje foranstaltning på højeste niveau. Derefter tildele KRA og KPI'er til hver af disse foranstaltninger på højeste niveau. Så lad systemet til at fungere. Men det er afgørende, at du har den plan spores på en ugentlig basis, og du er nødt til at spore dette. Husk, disciplin starter øverst og medmindre du gå på den vej ingen andre vil. Hvis du gerne vil, kan jeg sende dig, hvad vi har skabt på Vantage Agora, og du kan bruge det som en skabelon. Da vi er stadig i slutningen af ​​året, du er helt sikkert velkommen til at bruge det &";..

Jeg standsede til chip min bold temmelig tæt stiften men missede en kort putt

Tony skal have tænkte på hvad jeg havde sagt, mens spillet, fordi han begyndte at tale, selv da han parat til at putte “ Det, du fortæller mig er, at min virksomhed er en forstærket afspejling af, hvad jeg gør. Jeg har brug for at begynde at spore AOP på en ugentlig basis. Vi bør oprette et dashboard, der måler virksomheden. Det burde derefter køre alt andet i organisationen. ? Højre &"; og køligt sank en 30 fod sat fra midten af ​​det grønne ind i hullet

&";! Mann !! Han er skarp &"!; Jeg tænkte, for mere end én grund

KRA /KPI:.

Med den tid, vi nåede den syvende var jeg fem i løbet og Tony var stadig en under kurset! Jeg tænkte der var noget ikke fair over hele denne golfspil. Tony fra hans side var mere bekymret for Stark Enterprise og spurgte mig, “ Det mærkeligt, men jeg har hørt, du taler om at definere klare succes og fiasko kriteriet for en medarbejder eller en afdeling. Selv når vi begyndte at arbejde sammen du havde bedt mig om at definere en klar succes og fiasko kriterium. Endnu, kan i &'; t holde de fleste af mine medarbejdere, selv de ledende niveau ledere for at rydde succes og fiasko kriterium. Er det fælles &";?

Jeg var meget direkte i mit svar “ Tony, et selskab skal køre top ned. Du ved, vi talte om de skelsættende klare øverste niveau målinger som salgsmål for kvartalet, kvalitet og rettidig levering for hvert projekt, disse skal have én og kun én ejer i organisationen. Ligeledes på bagsiden hver person i organisationen skal have et klart sæt KRA og KPI &";.

“ Du ved, det er meget pinligt, jeg har hørt, du taler om KRA og KPI. Jeg ved, hvad en KRA er, det står for Key Result område, men hvad betyder KPI står for &"; spurgte Tony

“. KPI står for Key Performance Indicators. En KRA skal have en kvantificerbar KPI. For eksempel hvis du har en KRA kaldet &'; Ny Sales &'; så skal du have en objektiv KPI som &'; Salg Lukning rapport &'; for ugen. På disse foranstaltninger, hvis du har en SLA (Service Level Agreement), så kan du afgøre, om en person mødte hans /hendes mål. Ikke bare dig, men de involverede personer skal vide, hvad de måles på, hvordan de skal arbejde for at nå deres mål. De nødt til at købe ind i det. De skal se, hvordan de skrider mod deres mål og deres ledere skal hjælpe dem med at få der. Ellers kan du af &'; t håber at måle dem mod det &";.

Vi fortsatte runden i at tale lidt om familie, business, salg … den sædvanlige golf snak. Tony gjorde løfte om at prøve det, jeg havde foreslået, og komme tilbage til mig i to uger. Da vi nærmede den endelige hul var jeg tæt på at skyde en to under min 14 handicap, selvom jeg skød en en over på den endelige hul. Tony sagde, “ Jeg holde min del af aftalen. Dit sving synes at have stabiliseret sig, dine slag er gode, men du bare synes at være stadig bange for at have tillid til dit swing og dit spil. Bare spille uden frygt. Jeg mener frygt for fiasko. Det kan &'; t hjælpe noget. Bare svinge frygtløst og hårdt på bolden &";.

Det hele lød lidt esoterisk for mig, men når nogen skyder 1 under selvfølgelig, han aldrig har set, du don &'; t sige noget. Du lover at prøve.

Efter middagen jeg faldt Tony tilbage til lufthavnen, hvor hans fly tog ham tilbage til Dallas, Texas.

Synlighed og gentagelsesnøjagtighed

Præcis to uger ned vejen, mens jeg var på vej hjem fra kontoret. Jeg fik et opkald fra USA. Jeg vidste, det var Tony

Tony som sædvanlig var meget kort på hilsener og fik lige til det punkt

“.. Det hele lød meget godt, når du fortalte mig, men det lader til, at jeg er har en hård tid faktisk at gennemføre ideen om et instrumentbræt, KRA og KPI. Det ser ud til, at der er rapporter, der genereres, men ingen ønsker at sætte kræfter ind på at få tallene til højre. Jeg begynder at tro, at dette er umuligt at opnå et instrumentbræt i en virksomhed med en kultur som Starks Enterprise &";.

“ Tony, om bagklogskab jeg skulle have fortalt dig om de forskellige måder at gennemføre dette på din organisation. Det er helt ligesom hvordan du lærte mig golf. Du don &'; t give dem den sidste lektion på den første dag. Du er nødt til at starte dem små. Start altid med projekterne. Hvert projekt har kun to knapper: Rettidig levering og kvalitet levering. Bare få dem til at tilføje alle operationelle opgaver i en enkelt dashboard. Så styre, at der for en måned. Når du begynder at få data jævnligt ind i det sørge for, at e-mails aldrig er sendt ud omgår denne proces. E-mails vil simpelthen dræbe alle dine bestræbelser. Du kan være undrende &'; Hvad emails at gøre med at gennemføre et instrumentbræt &'; Alt !!!! En organisation tager tid at reagere på ændringer. Du er nødt til at give det tid nok til at gøre alt, hvad et operativsystem rytme. Du kan &'; t være at sende e-mails og taler om noget andet end instrumentbrættet og KRA, KPI. Når du siger det nok antal gange de mennesker omkring dig vil begynde at sige det, så det breder sig ind i din organisation, når du har en "vendepunkt". Jeg vil liste de skridt til at gennemføre en strategi til succes. Dette er et mantra, at vi følger på enhver indsats i Vantage Agora. Holdet hader mig til tider, fordi jeg siger det samme igen og igen, men det virker. Alle vi kender det nu! Og det er det der betyder noget:

1. Sørg for at du don &'; t diskutere KRA og KPI på det personlige plan først. Du skal først ønsker at finde ud af, hvad der bliver brugt til at køre driften i dag.

2. Sørg for, at al opgave at gentage og ikke-gentaget indføres i samme system, der er endnu du bruger. Don &'; t omgå det. Det vil besejre hele formålet med systemet. Gør det til et punkt til at læse noterne på daglig basis, og derefter kommentere det på gulvet.

3. Når du er sikker på, at dit team med succes er på vej ind disse data, skal du sørge for, at du begynder at tale om objektive foranstaltninger til styring af projektet. For eksempel, hvis en person gør en fejl, så spørg dem, hvor den tilhørende RCA er &";?

4. Først når disse systemer er stabile, kan du begynde at måle folk på disse foranstaltninger. Det er, når de har tillid til, at disse foranstaltninger rent faktisk arbejder

“. Hæng på nævnte Tony. Hvad er RCA nu &";?

“ Det står for Root Cause Analysis &"; Jeg fortsatte “ Det er vigtigt, at du sikre dig, at du ikke &'; t tale om at måle deres præstationer med instrumentbrættet, men bare få dem til at begynde at bruge det. Virkelig hvis man ser på det fra dit perspektiv, du ønsker alle at få 100% af deres variable kompensation. Det betyder, at du som organisation du har gjort meget godt og opfyldt alle dine mål oprettet i din årlige driftsplan (AOP)! Jeg er sikker på nogen virksomhed i verden vil have den variable kompensation for at være mere end 2% af den samlede løn omkostninger! Så hvorfor skulle virksomheden forsøge at billige ud på det &";?

“! Det er sandt &"; råbte Tony

“. Men de fleste mennesker tror, ​​at ledelsen er ude på at få dem. Du er nødt til at bryde den barriere først. Det er derfor, jeg beder dig bare begynde alle ud på at få de data, og fortælle dem, at dette er KRA for organisationen i mindst en måned. Hav tålmodighed. Tingene vil komme rundt &";!

Tony modvilligt aftalt og fortsatte sine bestræbelser på at skubbe alle i sin organisation ved at køre alle bestræbelser gennem en enkelt opgaveliste

Forudsigelighed og Dashboard
<. p> Jeg hørte ikke tilbage fra Tony direkte, men i februar hørte jeg, at vores hold var ved at blive målt på rettidig levering og levering kvalitet kun på Starks Enterprise. Vores hold fortalte mig, ser det ud til, at vores dashboard endelig bliver brugt mere effektivt nu.

Med den anden uge af februar, fik jeg et møde invitere hvor vi blev bedt om at bygge en udøvende dashboard til Starks Enterprise. Mødet begyndte med Stark indføre hans udøvende team til Vantage Agora USA og Indien teams. Tony startede med at sige “ Vi er begyndt at bruge et enkelt system til at styre alle vores initiativer, og nu vi finder, at &"; …

“ Du har et behov for at standardisere på et system med alarmering ligesom RYG. &"; Vores on VA onsite ekspert afsluttet sin straf

“. Hvis ved RYG du mener en RØD GUL GRØN og triggerpunkter at afgøre, hvornår en opgave eller KRA er i problemer, YES! Men hvordan vidste du, hvad jeg skulle stille &"; udbrød Tony

“. Jamen det er ikke svært, fordi vi som virksomhed og folk har bygget mindst syv sådanne systemer i vores &'; Udfører strategier til succes &'; program. Dette er en naturlig udvikling &"; Han sagde

“. Min ven på golfbanen, du var bare at fortælle mig, hvad du havde i dit program &"; Han irettesatte mig hånligt

Alle brast ud i en latter, da jeg reagerede “. Tony, når du begynder at kigge og bruge den samme opgavelisten alle ville have prøvet at opdatere den på delte mapper. Hvis dette ikke var nok, de ville have ønsket at sige, at deres projekter er ude af problemer, fordi de ved, at du ser det. De ønsker alle at se godt ud. Det er en god ting. Som en naturlig progression, du ville have gået fremad og fortalte dem at give dig varsel, når tingene ikke går rigtigt. De ville være mistanke oprindeligt men over en periode af tid er kommet til at stole på, at systemet var her for at hjælpe dem og deres projekter og ikke et slag på hånden. Dette opbygget tillid og nu vil du have et system, der kan hjælpe med at sikre, at alle kan opdatere systemet uden at træde på hinanden &'; s arbejde, og sørg for, at du kan komme til at se opdaterede oplysninger hver morgen enten på din computer eller endnu bedre som en nyhedsmail fra systemet, højre &";?

“ Fremragende! Det er som troede du var her hele tiden med os &"; råbte Tony

jeg fortsatte, “. I de gange for at komme, vil du finde ud af, at vi er nødt til at bygge dette system til at have kontrol med, at udløse advarsler længe før disse projekter går i rødt eller gult, eller før en fejl rent faktisk sker. Vi har allerede bygget et sådant system, og bruger det til at køre VA operationer. Faktisk instrumentbrættet data, som du ser som en daglig rapport fra dine operationer på Vantage Agora kommer direkte fra vores http://www.askva.com system. Her har vi ikke kun bygget et instrumentbræt, men også et styresystem, der hjælper vores kunder bore ned fra vores dashboard data hele vejen ned til de fejl og RCA. De kan derefter følge sporet for at se, hvordan forebyggende foranstaltning sættes i RCA er indarbejdet i Standard Operating Politikker (SOP) for at hjælpe organisationen blive en selvstændig lærende organisation. Det er den sande værdi af et dashboard-system &" ;.

Vi endte samtalen med VA holdet lover at skrive et forslag dokument, der ville hjælpe den udøvende team på Stark træffe afgørelse om, hvordan de gerne vil engagere sig med VA i skabe instrumentbrættet for sig selv

Sammenhæng i Purpose

Med den anden uge af marts, vi havde installeret den første version af Vantage Agora Dashboard Tilpasning ved Stark Enterprise og jeg havde givet Tony golf tip en. alvorlig overvejelse. Til at begynde med jeg stoppede transporterer en score card, stoppede med at spille mine skind spil, og lige begyndt at spille golf af hensyn til at spille golf og swing frygtløs på bolden. De første par uger var resultaterne temmelig katastrofale. Som dagene rullet på min krop vænnet sig til, hvad jeg gjorde, og mine scoringer begyndt at tabe.

På en lørdag aften kaldte jeg op Tony (På sin lørdag morgen). Tony som forventet var allerede ude af huset og i sin bil. Efter udveksling af høfligheder jeg sagde “ Jeg skylder dig en. Din rådgiver hjalp og mine scoringer synes at være faldende. Jeg skyder i de høje 70'erne og er ret tilfreds med de fremskridt, &" ;.

Tony var ikke glad. Han sagde “ Look jeg tror du er meget bedre end det. Aldrig nøjes med noget mindre end hvad du gjorde i går. Du er nødt til at begynde at gøre dette ved at tro på dig selv &"; Han fortsatte lidenskabeligt, “ Hvad du mener er, hvad du bliver &"!; Kig på tilfælde af den administrerende Stark &​​rsquo; s Enterprise selvom en instrumentbrættet! Vi har gjort en vellykket overgang og fik 80% resultater fra det allerede. Det ville ikke være sket, hvis jeg ikke troede, vi kunne få dette gjort &";.

Mens jeg følte, at han sagde noget meget kære mit eget hjerte om tro på selvet, indskød &ldquo I; Hvorfor kun 80 % &";?

“ Se, mens dette er et fantastisk værktøj ser det ud til, at jeg får en masse modstand fra folk at starte på nye initiativer. De har altid fortæller mig, at vi har brug for flere ressourcer, mere tid, til at fuldføre ventende opgaver mv Mens jeg ved, hvad der foregår, og få fuld synlighed det bare ud til, at ting tager lang tid at komme i gang, &";.

“ Præcis som forventet &"; Sagde jeg og tilføjede “ Det er meget almindeligt Tony i dette tilfælde er du nødt til at tænke på, hvad der er sket med din organisation. Det er ikke længere en lille sejlbåd, som du kunne vende på en tallerken. Din virksomhed handler mere som en stor ocean fartøj, der kan gøre en masse andre ting mere effektivt end din sejlbåd. Men det kan &'; t vende på en tallerken. Som kaptajn på dette skib, du har brug for at sørge for, at du har den tålmodighed og konsekvens af formål at lade dit skib tage en hel time til at slå et par grader. Når du har givet denne ordre kan du ikke blot give en anden rækkefølge. Du skal blot sørge for, at du giver systemet en chance for at arbejde sig ud &";.

“ Hvorfor siger du det? Hvis man ser på det, vi er i tjenester forretning. Al behandling, vi gør foregår elektronisk, er der ingen maskiner til at købe, ingen linjer at sætte op, er der ingen engineering hærdetid &"; Han udfordrede mig

“. Godt spørgsmål &"; Jeg sagde “ Hvor mange mennesker har du i din organisation nu til, hvad du var nummer når du sluttede din far for fem år siden &";?

“ Vi havde 160 mennesker dengang, og vi har over 570 herunder dit team nu. Jeg får at fra instrumentbrættet også &"; han sarkastisk

“. Der har du det. Du har nu et selskab, der er et lille samfund i sig selv. Hver gang en virksomhed vokser i størrelse er det tager meget længere tid at ændre adfærd i organisationen. Dine midterste niveau ledere og levering ledelse nødt til at administrere social adfærd og skabe tipping points at sikre, at initiativer bliver indgroet i mennesker, processer og projekter. Det er sværere at sætte dette på plads i virksomheder, fordi normalt er der mange måder at gøre tingene på. Det er derfor, du kan &'; t køre mere end én initiativ, der påvirker alle i organisationen. Et initiativ en fjerdedel er en god rettesnor &";.

“ Det er sandt &"; svarede Tony “ Det passer, hvad der sker med mig. Ethvert initiativ, der gør ikke &'; t indebære ændringer i medarbejdernes adfærd normalt bliver gjort hurtigt. Faktisk har det arbejde, jeg gør med Vantage Agora i back-office behandling er opnået meget hurtigt netop derfor, højre &";?

“ Det er sandt &"; Jeg har tilføjet “ Mens instrumentbrættet er et fremragende værktøj, der giver dig en konsolideret handlingsrettede syn på alt, hvad der foregår i din organisation kræver det to store forpligtelser. Faktisk gør det tre:

1. Et engagement fra den øverste ledelse til at bruge KUN værktøjet og ikke nogen anden mekanisme som møder, emails, sms, etc.,

2. En struktureret top ned målinger, der er lagt ud til det laveste niveau i organisationen som en udløber fra de øverste tal er målt i instrumentbrættet. Betydning, bør de øverste niveau numre opdateres af de daglige aktiviteter sker i organisationen

3. Sammenhæng i Formål fra den øverste ledelse til at sikre, at vi giver tid nok til at systemet til at reagere på kommandoerne /initiativer skubbet fra toppen.

Hvis du gør dette fordelene instrumentbrættet ville være, fuld synlighed, repeterbarhed og Forudsigelighed i dine operationer. Ud over dette er det hjælper dig med at skalere din organisation hurtigt &" ;.

Tre måneder senere

Tony vendte rundt sin virksomhed ved at reducere sine driftsomkostninger dramatisk og lægge i en struktur til at skalere organisationen. Over en periode fleste skeptikere at bruge et eksternt firma til at hjælpe operationer og bruge et instrumentbræt til at drive organisationen sluttede vognen, da de indså, at det ville hjælpe organisationen og deres egne karrierer.

Tony fra hans side har planer om at skalere organisationen yderligere i til fremtiden, og Vantage Agora har hjulpet tilpasset instrumentbrættet på deres PDA'er.

Epilog

Vi ønsker dig vores læseren til at spille rollen som Tony og fortælle os om nogle af de problemer, som du har stået over for, eller spørgsmål, du måtte have om, hvordan din organisation kan drage fordel af teknologi ligesom VA Operations Dashboard. Vi vil gå videre og sende dem i den næste version af Agora gange for at hjælpe andre, der kan have lignende problemer som dig
.