At vide om de Bulk dokumentscanning Service - Sådan fungerer det

Som følge af migration til papirløse er let at forstå. Elektroniske journaler er nem at opbevare og finde. De kan deles, så udgifterne til dokumentets lagring, sikkerhed, der går tilbage til det enkle, let at administrere og fjernes efter behov. Men det lader til værelser fulde af optegnelser skræmmende opgave at konvertere. Her er nogle grundlæggende funktioner, du åbner et Office Document Scanning projekt er at starte med.

Hvordan scanner jeg?
Første skridt i at få projektet omfanget af projektet. En standard fil kasse med 2500 sider per tomme rundt hylden hold rummer omkring 200 sider. Kan estimeres disse projekter fra et multiplum af gennemsnittet er mere nøjagtig, en række sider per fil vurdere og sammenligne de filer at vurdere. For de fleste virksomheder ikke vælger at scanne hvert stykke papir er gemt.

Firma kontrollerer deres data mod fastholdelse tidsplan og er ikke længere nødvendigt stykke. Bestem hvad der er den mest almindelige og tilbyder de største fordele ved digital. En fælles løsning til dato for en scanning. Alle scannede dokumenter scannes indtil videre, er unge, gamle, alt kun scannet, når adgang til. Denne løsning reducerer behovet for at langsomt at konvertere de gamle dokumenter digitaliseret.

Størrelsen på scannede dokumenter
mest almindelige format for elektroniske journaler Portable Document Format er. Det er almindeligt anvendt og nemt at dele og forsvare. Andre muligheder tiff og RAW billedfil er. Digitale billeder også optisk tegngenkendelse software kan behandles. Denne tekstdokumenter og digitale fotos vil blive lukket. Når du kan søge efter nøgleord i et dokument er et tekstdokument.

Dokument Forberedelse
Produktion scanner auto-feed brev og juridiske størrelse dokumenter er designet til. De er høj hastighed scanninger af 10.000 sider i timen. Forberedelse proces til at fjerne alle hæfteklammer og bindinger. Odd-size dokumenter på almindeligt papir tape. Fotografier og dokumenter i farver bør behandles særskilt. Hvis dokumenter genmonteret efter scanningen.

Elektronisk dokumenthåndtering
Når dokumenter er scannet, de har brug for korrekt opbevaring. Det er almindeligt at dem på disken, men det drastisk reducerer deres anvendelighed. I det mindste bør de støttes på en fjernplacering. En bedre løsning er en elektronisk dokument management system til at lagre dem. Gør det lettere at finde dokumenter og ledelse med særlig adgang til information. System derhjemme eller via en cloud computing service kan styres.

Værdien af ​​scanningen
Scanning af et dokument projekt med eksisterende personale eller en scanning service kan outsources. Afgørelse er i høj grad baseret på størrelsen af ​​projektet. Et par tusinde sider eller mindre, det er billigere at arbejde fra hjemmet.

Hvis du outsource arbejdet med at reducere omkostningerne, så kan du tage dette skridt. Hjem for at forberede til scanning og spare penge. Også være fornuftig i, hvad du vælger at scanne. Hvis det ikke er sandsynligt, at være behov for i fremtiden for at spare penge sent i papirformat. Jeg håber nu har du rydde begrebet dokumentscanning, at hvordan det fungerer, og hvordan det er vigtigt
.