Den rolle Kommunikation i Projektledelse

Kommunikation er den vigtigste af den person opgaver projektledelse eller hold for en given projekt. 90% af et management leders projektarbejde på projektet vil være kommunikation. Uddelegering, modtage og følge op på statusrapporter, og holde møder hele efterspørgslen yderst effektiv kommunikation lest noget går galt med projektet. Det sandsynligvis en selvfølge, at yderst effektiv kommunikation bør indgå i alle IM-chat, e-mails og telefonopkald, så godt.

Det er den mest afgørende opgave for ledere projektledelse til at forstå og lette klare og velunderrettede kommunikation af den simple grund, at de fleste af medlemmerne af et projekt udvikling team sandsynligvis have overraskende middelmådig, selv sub-par, kommunikationsevner. Kommunikationsevner er meget taget for givet af den almindelige virksomhed befolkning. Det antages, at hvis man har eksamen fra en skole eller et universitet og har grundlæggende talte og skrevne færdigheder i engelsk (som dette essay bliver skrevet på engelsk, lad os antage, at du udøver din virksomhed på engelsk), må man have effektive kommunikationsevner. Men som dem med erfaring i projektledelse forstå, denne tilsyneladende logisk, selv uundgåelig, forhold er ofte fraværende. Ja, i erhvervslivet en af ​​de vigtige faktorer, der bidrager til at beslutte, om en person er kvalificeret nok til at være en projektledelse leder er at de har over gennemsnittet (helst fremragende) kommunikationsmuligheder.

Kommunikation i projekter handler om overførslen af ​​relevant viden fra den ene part til den anden part eller parter. Hvis den viden, der er beregnet til at blive transporteret er forvrænget eller dårligt modtaget, klart dette griber ind i transmissionen og dermed med brug og anvendelse af viden. En mangel på viden udmønter sig i en utilstrækkeligt udfyldt eller, endnu værre, en ufuldstændig projekt. Sådan en dårlig resultat koster virksomheden en masse penge, og det kan koste virksomheden en klient. Det kan koste nogen deres job, så godt.

De to vigtigste metoder til at kommunikere er gennem skrevne ord og talte ord. En stor del af tiden er brugt i erhvervslivet ved hjælp af den skrevne ord til kommunikation. Der er involveret i projektledelse kan helt sikkert bevidne, at de ofte gør en masse læsning for at forsøge at styre et projekt igennem til en vellykket afslutning.

Skriftlige ord har stor magt og nytte. Når du skriver, kan du tage din tid til at overveje de ord, du vil vælge. Selv hvis du taler via IM, kan du tage mere tid til at holde pause og tænke over, hvad du læser fra den anden person, og hvad du virkelig ønsker at sige næste, end du kan på en telefonopringning eller fra netop de talte ord i løbet af en møde. Når du modtager skriftlig kommunikation, kan du læse over ordene igen og igen efter behov for at frasortering den rette betydning. Du kan gå tilbage over dine arkiver skriftlig kommunikation, hvis du har glemt noget, eller har brug for at afklare din hukommelse.

Der er dog nogle ulemper til skrevne ord kommunikation. En af disse er, at personen at skrive en besked kan have mindre end ønskeligt grammatiske og tegnsætning færdigheder. Dårlig stavning evne kan mudret vandet i klar kommunikation, også. Ringere grammatik, tegnsætning og stavning kan føre til forvrænget skriftlige meddelelser. Disse faktorer kan føre til fejlkommunikation, der forårsager problemer med udviklingen af ​​projektet, såsom et eksempel en dårligt skrevet og dermed misforstået besked, der fører til friktion mellem to parter. De kan også føre til en uønsket opbremsning i udviklingen af ​​et projekt, og dette igen kan true med overholdelsen af ​​fristerne, hvis den ene part skal vente på en afklaring af en skriftlig meddelelse fra en anden. Et andet problem med skrevne ord er, at mange mennesker, især i dagens digitale tidsalder, faktisk ikke benyt mere tid til at tænke, at skrive frembyder. Dette er især tilfældet med IM kommunikation, men det går for e-mails så godt. Alt for mange mennesker skrive som de taler, og tror ikke, at store bogstaver i givet fald rigtig noget. Projektledelse absolut kræver, at du som leder, har avancerede skriftlig kommunikation evne (ligesom forfatteren af ​​dette essay!). Det er også en god ide for dig at foreslå uddannelse i business skrivefærdigheder for eventuelle medarbejdere, som du finder til at mangle i grundlæggende engelsk skrivefærdigheder.

Som nævnt ovenfor, det andet aspekt af verbal kommunikation er mundtlig. Er betydelige fordele her. Kommunikation flyder hurtigere uden behovet for at skrive tingene ud. Hvis du bruger virtuelle møder online, er det muligt at skabe lydoptagelser af alt sagt til afspilning senere, og voice-aktiverede båndoptagere kan bruges i i-personers møder til samme formål, så på denne måde mundtlig kommunikation kan arkiveres og refereres senere lige som skrevet dåse. Når man kun har til at lytte i stedet for at skulle læse, kan man ofte handle på den viden hurtigere (såsom tegning, skrive, skrive, åbning af computer desktop-filer, eller surfe på internettet i samtidige svar på hvad der bliver hørt).

Men der er ulemper ved mundtlig kommunikation. Det er sværere for mange mennesker til at opbevare oplysninger, som kun tales versus det, der er skrevet (hvilket gør det audiovisuelle, ikke bare lyd). Det er ofte mere besværligt at holde pause, spole tilbage og spole frem gennem en optagelse, end det er simpelthen at bladre gennem siderne. Og kan mundtlig kommunikation være mere kompleks end skrevet fordi det involverer paralingual aspekter ("det er ikke bare, hvad du siger, det er hvordan du siger det"), og, når det kommer til talte ord, er 55% af det budskab leveret af ikke- verbale signaler-kropssprog. Kropssprog er vanskeligere at følge i disse dage af internettet virtuelle møde. Og mange mennesker er lidt uduelig, når det kommer til at forstå, hvordan man bruger paralingual og ikke-verbale aspekter af mundtlig kommunikation på telefon og i levende møder. Dette kan tydeligt forårsage en stor ravage

For at forstå, hvor let det er for kommunikationsindsatsen at gå galt i projektledelse, er der en fin lille formel, der er blevet oparbejdet gennem årene:. At beregne muligheden for fejlkommunikation, bruge formlen (N * (N-1)) /2, med N = antallet af personer, der er direkte involveret i projektet. Så på et projekt, der har blot fem personer involveret, med dig er en af ​​dem som projektleder, der er 10 mulige måder, med hver og stykke af kommunikation, for ting at gå galt, hvis de ikke er færdige "til perfektion ".

Der er også en dejlig løsning til at hjælpe med effektiv kommunikation, der er blevet trukket, kaldet kommunikation matrix. Dette er en tabel over alle dem, der er direkte involveret i projektet, og hver og en af ​​disse mennesker er opført under både rækken og kolonneoverskrifter. En check-mark ved skæringspunktet mellem to projektdeltagere betyder, at de to deltagere absolut bliver nødt til at kommunikere direkte med hinanden for projektet vil blive gennemført. Du kan fokusere på denne matrix til at hjælpe dig selv lette klar og effektiv kommunikation på det rigtige tidspunkt og på rette sted for de rigtige mennesker berørte.

Din bundlinje her med alls dette er ligetil. Det er bydende nødvendigt, at du sikrer, og lette en effektiv kommunikation som projektleder. Det er 90% af din opgave projektledelse
.