Reduktion papir arbejde

Når man tænker på historisk kontorarbejde man altid tænker på kontorelever som i en Charles Dickens roman, tvunget til at arbejde i dårligt lys, optagelse tal i kolonner ved hjælp af en blyant og aldrig lov til at få en anden, indtil den i brug var, men en kort stub. I dag selvfølgelig meget lidt arbejde sker ved hjælp blyanter og de dage af mennesker, der arbejder i uopvarmede rum i dårligt lys har længe gået.

Ikke desto mindre er strømmen af ​​papir bare bliver ved med at vokse. Lad os betragte processen med indkøb i en travl detailkæder butik.

Hver køberen har en bestemt budget med til at købe varer og drej bestanden over 12 gange om året. Der kan være 10 købere hver med 100 produktlinjer, som de er ansvarlige for. De vil indlede forhandlinger med leverandører og placere ordrer for varer, der skal leveres til de forskellige butikker i passende mængder. En kopi af hver ordre vil gå til leverandøren, en kopi til butikken, og en kopi til de kreditorer afdeling.

Når varerne ankommer til butikken den modtagende afdeling, så vil gifte følgesedlen til ordren, således at være sikker på, at varerne faktisk er blevet bestilt, så modtage varerne og godkende følgesedlen med eventuelle mangel osv og derefter underskrive en kopi og give en kopi til levering føreren, beholde en kopi, og derefter sende en kopi, sammen med et modtagne varer kupon (GRV), til de kreditorer afdeling, som så må gifte sig med den GRV og følgeseddel til den oprindelige rækkefølge.

På et tidspunkt leverandøren kommer til at indsende en faktura til det selskab, der vil ankomme i kreditorer afdeling og skal derefter gift med ordren, GRV og følgesedlen. Det vil derefter blive behandlet til betaling.

Mange af de store kæder, ser deres cash flow vil derefter tage stilling til, præcis hvornår dette vil blive betalt. Hvis der er nogen fordel, som en attraktiv løsning rabat de kan betale i 7 dage. I modsat fald kan de vente et kontoudtog, til et andet stykke papir være gift med den indstillede allerede nævnte, og derefter betale på 30 eller 60 eller endda 90 dage. (der er bye bye og er en forhandlere egen politik afhængig af hvor stærke de er, og hvor meget leverandørerne ønsker deres forretning.)

Pointen med alt dette er, at inden for de kreditorer afdeling, for én ordre, Der vil være mindst 5 eller seks stykker papir, der har behov for at blive gift sammen og derefter arkiveres på en sådan måde, at revisorerne kan spore.

Kreditor Processing kunne være så meget lettere, hvis så snart et stykke papir ankom det blev straks konverteret til en computer indrejse og alle de gifte op, behandling, godkendelse og beslutningstagning om betalingstjenester datoer osv kunne gøres online.

Dette er hvad der er tilgængeligt ved hjælp af en scanning og optisk tegngenkendelse Systemet kan tilbyde. Det reducerer straks papiret flow inden for en afdeling og reducerer dermed omkostningerne og farerne ved snafu s
.