Så hvad nu? Fastholdelse Work Day Produktiviteten i en Livet efter Kom godt organiseret

Ok, så dit kontor er rod-fri, har du store filsystemer, en stor opgaveliste, du &'; re at uddelegere mere, du &'; re at bruge din tid fornuftigt, og du har lidt eller ingen e-mail i din indbakke.

Du &'; re ikke undskylde til folk for ikke at kalde dem tilbage. Du &'; re ikke mangler deadlines, du &'; re ikke for sent til møder eller tabe vigtige oplysninger. Du &'; re helt fanget og på toppen af ​​dit spil, og du don &'; t vil dit arbejde dag for at komme ud af kontrol igen.

Så hvad gør du nu?

Den vigtigste ting at huske om vedligeholdelse systemer, når du har dem, er, at de don &'; t tage vare på sig selv. Du er nødt til at tage sig af dem. Ingen grund til at købe dem gaver eller tage dem middag … bare give dem lidt opmærksomhed hver dag og sørg for at de &'; re gør ok.

Opsætning af nye systemer er ikke et tilfælde af “ sæt det og glemme det &"; For at du skal gøre dit bedste job, du har brug for dine systemer altid være aktuelle, up to date og klar til at støtte dig på et tidspunkt &'; s varsel. For at holde systemerne som dette, er du nødt til at give dem dagligt opmærksomhed. Ja … Jeg sagde DAGLIG.

Her er fem ting at huske at gøre hver dag, så dine systemer holde sig og støtte dig i lang tid fremover.

1.) Papir og filer. Du får nye oplysninger hele tiden. Dette inkluderer artikler, filer, projekter, papirer, stemme mails, e-mails, vedhæftede filer og meget mere. Byg tid ind i din dag til at indgive disse i eksisterende filer eller lave nye filer, så snart du erkende, at du har brug for en. Det gælder både papir og elektroniske filer. Uanset hvad, skal du don &'; t lade denne information opbygge! Du kan fortryde det senere.

2.) Opgaver. Du vil få nye opgaver hver dag, ændre eksisterende og komplette andre. Byg tidspunkt i løbet af dagen for at gennemgå en elektronisk opgave at kontrollere fremskridtene, især i slutningen af ​​dagen.

3.) Kontakter. Du kan indsamle nye kontaktoplysninger eller visitkort ofte, så få tid til at indtaste dem ind i din computer, så snart du modtager nye oplysninger eller planlægge det for en gang om ugen. Hvis du har masser af kontakter at komme ind, overveje at bruge et kort scanner eller uddelegere dataindtastning til en anden.

4.) E-mail. Du &'; ll fortsætte med at få masser af e-mail, så tage tid til at gennemgå det. Få en proces på plads, der giver dig fred i sindet - - at kende dig &'; ve set det og behandlet det. Og DON &'; T forlade din e-mail i indbakken! En Indbakke er for at bringe e-mail, ikke til brug som en fil skab eller to-do liste.

5.) Tid. Kan du se et fælles tema i de første fire på denne liste? Nøglen til at opretholde de systemer, du har, og komme foran er tid.

Du og jeg er bekendt med time management verber: “ gøre tid, spare tid, blok tid, holde tid, styre tid, etc … &"; Hvad vi virkelig skal gøre, er PROTECT tid. Tiden er sådan en begrænset ting. Vi kan &'; t har mere eller mindre af den.

Det bedste, vi kan gøre, er at beskytte det, så vi kan bruge det med omtanke. Den måde at gøre dette på er med tiden blokerer på din kalender, så don &'; t tøve med at give dig selv nogle meget nødvendige stille tid til rent faktisk at få tingene gjort

Du tror måske, at alt hvad du &';! Ll gøre er at opretholde systemer, men jeg &'; er her for at fortælle dig, at du &'; re ikke. Jo hurtigere du er til at træffe beslutninger, og jo mere du vedligeholde dine systemer regelmæssigt, de mere du &'; ll få tingene gjort og få det gået på samme tid.

Du &'; ll blive så hurtigt på at vide præcis, hvor tingene skal gå i dine systemer, at det bliver anden karakter for at få det der, og komme videre. Til sidst, vandt dig &'; t engang at tænke to gange over det
.