Fil væk! 5 måder at lægge papir i dens sted

Sæt din regn støvler på. Gør dig klar til sjap gennem papir bunker i dit kontor. Det er tid til at skabe et papir fri sti fra døren til dit skrivebord. Følg disse 5 måder til fil væk og lægge papir i stedet!

1. Har du en indbakke.

Din indbakke er kasse, container, kurv, manila kuvert eller fil for at indfange mail og gøremål, der blæser ind i dit kontor i. Prøv dette: Placer en lille boks på et sted, der giver mening for indgående papir. For eksempel, sætte det ved siden af ​​din computer krog i dit køkken, på skrivebordet i din terning eller i en bakke er knyttet til dit kontor døren. Brug en lille boks til at inspirere dig til at klare det ud hver en til to uger. Men selv hvis du ikke klare det ud, der har papir i en container vil tjene dig bedre end at have stier hen over gulvet.

2. Hold uønsket ud.

Sæt en genanvendelse bin og /eller en shredder lige ved siden af ​​din indbakke. Gør det så nemt at slippe af med papir, som du blot sætte ark i din bin eller makulere dem med det samme. Før et stykke junk mail sniger sig ind i din indbakke, skal du kassere det samme. Træn dine assistenter til at gøre det samme. Hvad gør man med unødvendige kataloger? Riv kontaktoplysninger fra dem (og fra junk mail for) og sted i en fjern fil. Mindst hver sjette måned kalder disse tal, og fjerne dit navn fra hver liste. Fortæl virksomhederne ikke at videregive dit navn på til andre.

3. Undersøg dit papir.

Hvilken slags papir er i dit rum? Kan du se stakke af kvitteringer, regninger eller til at gøre lister? Lad papiret selv definere, hvilke filer du oprette, ikke den anden vej rundt. Opsætning af en masse filer, der er for specifikke (ligesom en fil for hvert ark papir) vil gøre dem svære at bruge. For eksempel, du er en iværksætter, og du har klient filer i bunker på gulvet. Det kan være nødvendigt at dedikere en hel skuffe til kunderne. Opsætning hængende mapper med bogstaverne i alfabetet på dem; derefter filen væk. Placer en boks i toppen af ​​kabinettet til at indsamle "for at være indgivet" klient mapper.

4. Flyt ud magasiner.

OK. Ikke alle af dem … kun dem, der har siddet i bunker i måneder eller år. Først og fremmest holde antallet af aktuelle magasiner, du har i huset ad gangen til tre eller færre. Når den nye udgave kommer med posten, genbruge den gamle eller give det videre til en ven. Hvad gør man med alle de store artikler, opskrifter og gaveideer, du ser inde i magasiner? Ear markere disse sider. Derefter rive dem ud og sætte dem i et ringbind eller mappe. Du kan have en "ændres til" mappe, for eksempel. Så når du ved, du vil blive hopping på et fly, kan du få fat i din mappe og læse alle de artikler, du ønskede at komme til en dag. Den anden mulighed? Hente dem online, når du vil have dem i stedet for at papirstakken op.

5. Set (og holde sig til) et registreringssystem tidsplan.

For at holde papiret på plads, hvornår vil du konsekvent fil? En gang om ugen? En gang om måneden? Valget er dit. Vælg en tid og frekvens, der virker, og derefter holde sig til det i 30 dage. Hvis arkivering gør det aldrig til toppen af ​​din liste, hyre nogen til at gøre det for dig. Eller hvis du tackle papir derhjemme, gør det nogens opgave. (Ikke alle hader arkivering. Unge børn, for eksempel, kan have det sjovt med sortering og arkivering). Hvis dine regninger og kvitteringer sidde i en bin for et år, skal du bruge skat tid til at indgive dem væk. Stikke væk de gamle og gøre plads til det nye.

Hvis du implementerer blot en af ​​disse 5 tips om ugen i løbet af de næste 5 uger, temmelig snart vil du ikke længere behøver at vade gennem bunker at komme til dit kontor. Hvilket tip vil du oprette denne uge? Med nogle indledende indsats, kan du udvikle simple systemer til at sætte papir væk og holde det på sin plads hele året.

Ressourcer
* Hvordan til drastisk at reducere uønsket Mail (for os beboere ) *

Send en forespørgsel med dit navn og adresse til hver af følgende:

MAIL PREFERENCE SERVICE, Direct Marketing Association, PO Box 9008, Farmingdale, NY 11.735-9008

National Demografi & Livsstil, List Order Dept, 1621 18th Street, Suite 300, Denver, CO 80202 (Dette selskab identificerer ting, du kan lide og sælger dine kontaktoplysninger til forskellige selskaber.)

* Dit navn kan have også gjort det til en af ​​disse postordrefirmaer steder. *

Advo, Inc., 6955 Mowry Ave., Newark, Californien 94560

Donnelly Marketing, Database Operations, 416 South Bell, Ames, IA 50010

Metro Mail, List Vedligeholdelse, 901 West Bond, Lincoln, NE 68521
.