Ti Tips til bedre e-mail Skrivning

Ti Tips til e-mail-Klarhed, forståelse og konkrethed
Er du oversvømmet med e-mails? Kan du holde op med svarene? Hvor mange e-mails, læser du en dag og ryste på hovedet i enten frustration med hensyn til dens indhold eller på grund af grammatiske og stavefejl? Vi skriver hundredvis af e-mails en dag eller en uge, og til forskellige modtagere. Tag disse Ti Tips til e-mail-Klarhed, at forståelse og konkrethed gøre dine læsere glade for at modtage og svare på dine e-mails.
1. Emnet linje er altafgørende: Brug den til dine og dine læsere &'; fordel. Efter en respons, ændre det. # 1. (Fra dig) Vacation politik respondent &'; s den samme. # 2. (Fra dig.) Ferie i 2012. # 3. (En helt anden emne) Næste torsdag 8 juli. Når du filen e-mails væk, et bestemt emne linje hjælper dig med at finde oplysningerne. Med det samme emne linje, du don &'; t vide, hvilken en er den ene at genlæse
2.. BCC: Når du sender en kopi til andre, blind computer kopi til andre modtagere (Blind computer kopi.). Ingen ønsker at læse gennem 20 navne for at komme til meddelelsen. Hvis du har to eller tre andre modtagere, og hver har brug for at vide, at han /hun har modtaget den samme e-mail, så CC til disse parter.
3. Korrekt grammatik: Vil du sende nogle af dine e-mails til din 8. klasse engelsk lærer? Jeg antager ikke. Tjek din grammatik, før du trykker på ldquo &; send &"; knappen. Det &'; s så let at tro, at ingen virkelig bekymrer sig eller meddelelser, hvis du don &'; t skrive korrekt; du &'; re forkert. Døde forkert. Dårlig skriftligt har fået ud af hånden, og det &'; s tid til at sætte baren op tre eller fire hakker. Emne /udsagnsord aftale: Der &'; s fire filer på dit skrivebord. Nej! Der er fire filer på dit skrivebord. Hver af de ansatte får ny software. Forkert! Hver af de ansatte får ny software.
4. Korrekt tegnsætning: Brug et kolon efter en formel hilsen. Kære Prospect :. Et komma er brug for en uformel hilsen. Kære Joan ,. Sæt alle perioder og kommaer inde i anførselstegn, medmindre det &'; s i en parentetisk klausul. Semikoloner og koloner ophold uden anførselstegn. Spørgsmålstegn bliver inde, når den direkte citat er et spørgsmål, og uden for når hele sætningen er et spørgsmål.
5. Syntaks: Skriv i hele sætninger. De fleste business skriftligt sætninger er 10-12 ord. Ja, kortere sætninger fungerer godt også. Brug visuelle forklaring, ikke vage udtryk. Hvad læseren tror, ​​når du siger, “ I &'; ll tale med dig snart &" ;?. Hvad betyder “ snart &"; betyde? Det &'; s forskellig for alle. Slet uformelle skrifter: 4u, eller RU klar

©? Copyright 2012 Dee Dukehart Y - Top Ti-E-mail – side to

6. Tålmodighed: Ingen er på e-mail på samme tid eller den samme mængde tid som du er. Når du har brug noget besvaret eller leveret inden: 15 eller mindre, afhente telefonen og tale med den person eller efterlade en telefonsvarer. Ikke alle har den “ out-of-office &"; kapacitet.
7. Klip og indsæt: Når du besvarer et spørgsmål eller henvise til et punkt i et svar e-mail, klippe og indsætte spørgsmål eller oplysning. Afsenderen kan have sendt dig flere spørgsmål og stykker af information og gør ikke &'; t vide, hvilken en dit svar refererer til. Gør det nemt for læseren.
8. Svar: Svar til afsenderen inden 48-72 timer, medmindre du har en “ out-of-office &"; budskab og en dato for tilbagevenden. Selv hvis e-mail er en salgs- undersøgelse; det &'; s uhøfligt ikke at svare. Hvis du ansætter nogen, lad andre vide, at du har lavet en beslutning. Information er kraftfuld og høflig. Du kan altid lade nogen vide, at du &'; re i processen med at gøre en beslutning; noget til at holde broen for kommunikation i god stedet.
9. Stavning: Vi har alle stave situationer; nogle mere end andre. Kontroller og dobbelttjekke stavekontrollen. Bevis for korrekt navn stavning. Din og du får blandet op, og begge er stavet korrekt. Bevis. Det &'; s og dens
10.. Bevis: Start med emnelinjen og læse og genlæse kroppen af ​​din besked. Skødesløse fejl gør et dårligt indtryk selv på venner og familie.

© Copyright 2012 Dee Dukehart

Dee Dukehart kører Sandbox Communications, en international kommunikation konsulentvirksomhed. Hun hjælper enkeltpersoner, teams og virksomheder med at forbedre deres forretningsstrategier og bundlinjen med mere kraftfulde præsentationer, business skriftligt og kommunikation. At have hende hjælpe din bundlinje, og du, kontakt:. [email protected] * www.DeeDukehart.com * 303-753-1111