Polere dine skrivefærdigheder med uhøjtidelighed

Lad os få kontroversiel. Salg

Formelle forretningsbreve ikke er mere professionel; de er bare indelukket. De er ikke bedre service; de er udenfor og koldt og sige, 'Dette er vores rutine brev; vi kunne ikke blive generet at skrive en specielt til dig ". Enhver leder, der insisterer på formelle sprog til forretningsbreve og rapporter er forkert. Der, det er gang nogen sagde det.

Og hvis dine lærere lært dig "Commercial engelsk", de tog fejl også. Vil du have noget bevis? Fair nok. Jeg vil bevise for dig snart, at Commercial engelsk er blevet fordømt officielt siden begyndelsen af ​​sidste århundrede, men lad os være klart, hvad vi taler om:

"Vedlagt ..."
"Jeg henviser til Deres brev af ... "
" Dit brev fra marts 3 henviser, og vi bekræfter ... "
" Dit brev er ved hånden, og vi anbefaler, at som pr ... "
" I medfør § 5 i aftalen ... "
" Hvis du har nogle spørgsmål er du velkommen til at kontakte forfatteren. "

Ja, de fleste mennesker skriver på den måde. De er fanget af den overbevisning, at der er en særlig godkendt formelt sprog for erhvervslivet skriftligt og de går glip af muligheden for at engagere deres læsere, opbygge en rapport med dem og give dem en bedre service.

Så dette blot endnu et argument til almindeligt engelsk? Nej, det er meget mere end det: det er et argument for passende uhøjtidelighed. Passende måde hensigtsmæssigt at forholdet og den lejlighed, ligesom det ville gøre i en business samtale. De fleste business skriftligt er uhensigtsmæssigt formel -. I et ord, tilstoppet

Se på det fra læserens synspunkt. Antag, at du har kaldt en af ​​dine leverandører, havde den sædvanlige business samtale og rep siger, "Jeg vil vende tilbage til dig." To dage senere et brev ankommer. "Vi henviser til din forespørgsel i marts 20 og ønsker at rådgive, at produktet diskuteret er bestilt, og det forventes at foreligge inden to uger. Vi har tillid til, at denne handling mødes med din godkendelse". Det er en perlerække af formel kliché é s. Er det den samme person, der virkede så indbydende og interesseret i telefon?

I dine breve, e-mails, forslag og rapporter forestiller dine læsere og tale til dem på papir. Dit sprog vil være mere uformel, og du kan tilføje nogle af de andre kvaliteter i samtalen. Dine sætninger bliver kortere og har mere sort og gnistre. Tænk på, hvor de kan reagere på hvert punkt, du foretager. Hold der viser, hvordan det er relevant for dem, ligesom du ville gøre i en god samtale. Det er meget lettere at vise særlig interesse i din kunde, der gør fremragende service.

Få personlig. Skriv om mennesker. De fleste af os finder det mere interessant og mindeværdig at læse, "John og Catherine solgt flere vaskemaskiner i denne måned", end, "Flere vaskemaskiner blev solgt i denne måned". Selv tekniske rapporter har nogle menneskelige formål. Vi skal vise det.

Et mindre punkt? Overhovedet ikke. Hvis du fornemmer, at din skrivning er tør, tilsættes mennesker, og du vil opdage, at du engagere dine læsere opmærksomhed og gøre det lettere for dem at absorbere og huske dine vigtige punkter. Det er den måde, vores hjerner er koblet.

Du har brug for nogle beviser for, at dine kolleger er forkert at tro, at den formelle skrivning har officiel godkendelse.

Så lad os bringe ud en myndighed engelsk Usage. I 'The Dictionary of Modern English Usage «, Henry Fowler etiketter formel business skriftligt« commercialese ", og jeg tror, ​​vi er sikker i at han ikke godkender:

" ... meget af det stammer fra et ønsker at behandle kunden næsten servil respekt. Men det er blevet en kunstig jargon ... "

Hvis de stadig sige," Det er ikke, hvad de fortalte mig i skolen ", citat dette ekstrakt og fortælle dem, der skrev det og hvornår.

"... Commercial engelsk er ikke kun anstødeligt for alle dem, der har renheden af ​​sproget på hjerte, men også i strid med de sande interesser handelsliv, undergraver sin vitalitet og tilskyndelse til brug af tørre, meningsløse formler lige hvor energisk og arrestere engelsk er det vigtigste forudsætning. "
-The afdelingsleder Komité for Undervisning i engelsk i England (1921)

Har jeg ødelagt din tro på dit lager formel sætninger? Åh godt. Men lad mig give nogle forslag til mindst åbne dine breve mere uformelt.

"Tak for dit brev fortæller os om ..."

"Det var godt at høre fra dig på tirsdag. Jeg var især interesseret i dine kommentarer om ... "

" Tak for mødet på fredag ​​og for din interesse i at høre mere om ... "
" Tak for dit forslag. Vi accepterer. "

" Det jeg er ved at sige kan overraske dig. "

" Jeg har tænkt over dine kommentarer på torsdag. Du havde ret, og vi skal skride til handling med det samme. "

"Jeg har nogle skuffende nyheder til dig."

"Gode nyheder!"

Glem den kolde, tørre, meningsløse formler. Spred ordet. Lad os kommunikere og opbygge relationer med vores skriftligt
.