5 dokumenterede strategier til at holde dig fra at blive holdt som gidsel af Din Virtual Team

Jeg begyndte at arbejde med en ny klient i sidste uge i min Automatiseret Authority Marketing Program, og selvfølgelig, jeg havde brug for adgang til sine forskellige online tjenester, der ledes af hans virtuelle team. Det har været over en uge, og jeg er stadig at indsamle alle de oplysninger, som jeg har brug for at kunne få adgang til sine regnskaber, regne ud, hvad der foregår der, og begynde at spore nogle målinger. Hans webdesigner havde været MIA i næsten en måned, og vi talte om at tage retslige skridt til at hente sin information, så han kunne få adgang til hans hjemmeside. Yikes! Heldigvis var det ikke kommet til, at da hun mirakuløst dukket og sagde, at hun havde været der beskæftiger sig med personlige spørgsmål og forudsat info, som vi havde brug for. IMHO, det er en temmelig dårlig praksis at undlade at lade dine kunder vide, hvad der foregår, uanset problemet.

Desværre er det ikke første gang, jeg har behandlet dette spørgsmål som jeg begynde at arbejde med nye kunder. Mange gange, service virksomhedsejere er så lettet over at have uddelegeret noget, uanset om det er administrative opgaver, sociale medier, markedsføring, web site opdateringer osv, at de ikke tænker gennem udløbere af det, jeg kalder "ramt af en bus" syndrom. Ved at jeg henviser til en situation, hvor din medarbejder forsvinder pludseligt - er "ramt af en bus" på en eller anden måde - ligesom har en langvarig sygdom, der beskæftiger sig med en krise familie, eller nogen anden situation i som freelancer er tilgængelig i en lang sigt. Ville du være i stand til at erstatte den pågældende person og /eller holde din virksomhed kørende

Her er mine 5 afprøvede strategier for at forhindre at blive holdt som gidsel af din virtuelle hold:?

1. Kender alle dine logins, brugernavne og adgangskoder. Dine login, brugernavne og adgangskoder til alle dine tjenester er centrale for dig at være i stand til at drive en virksomhed med succes. Hvis din assistent blev ramt af en bus i morgen, og du ikke har denne info, hvordan ville din virksomhed fortsætte med at køre? Det er flot, at du har uddelegeret dine dag-til-dag operationer eller bestemte komponenter i din virksomhed, men vær sikker på, at du bare er uddelegering af ansvar, og at du ikke er helt afhængige af dit team og hjælpeløs uden dem. Du skal vide nok til at bevæge sig fremad, hvis noget skulle ske til en person på dit hold. Plus, behøver du ikke ønsker at blive placeret i den grimme situation "med" for at bruge en freelance hold, som du ikke er tilfreds, fordi de nægter at udlevere brugeren information til dine online-tjenester. Tro mig, jeg har set alle former for uprofessionel og uetisk adfærd på dette område, som nogle freelancere forsøge holde deres kunder som gidsler som klient fastholdelse strategi.

2. Sørg for, at din intellektuelle ejendom er registreret i dit navn. Hvis de tjenester, du bruger, eller intellektuel ejendom, som du ejer (ligesom domænenavne) ikke er registreret i dit navn, kan du være i en bunke af problemer bør du beslutte at skifte udbyder på et tidspunkt. Sørg for, at de tjenester, du bruger, og den intellektuelle ejendomsret, som du ejer styres af dig, ikke dit team, og at du har evnen til at skifte mening om ethvert aspekt af din virksomhed, når du ønsker, uden at beslutningen er afhængig af en medarbejder overdrage oplysninger, der er afgørende for driften af ​​din virksomhed.

3. Opret en central storageløsning. Uanset om du bruger noget enkelt som Google Dokumenter eller en Wiki, skabe en form for online-samarbejde rum, hvor alle dine teammedlemmer er opført og har adgang til de oplysninger, de har brug for at arbejde sammen med dig. Der er et stort antal af billige online samarbejdstjenester rådighed i disse dage. Bestemme, hvad dine behov er i sådan et rum, tilmelde din virksomhed op som kunde, og begynde at bruge det.

4. Dokumentere dine procedurer. Vil du (eller en anden medarbejder) kunne sende din ezine, hvis din assistent ikke var i stand til? Hvad med at opdatere dine sociale netværk, skal du tilføje en autoresponder, eller opdatere din hjemmeside? Har dit team medlemmer tager tid at dokumentere, hvad de gør for i en trin-for-trin måde, således at du eller en anden medarbejder kan hoppe ind og fuldføre en opgave, når behov uden en masse handholding.

5. Regelmæssigt og behandle straks med problemer. "Du ved ikke, hvad du ikke ved, når du ikke gør det" er en af ​​mine foretrukne ordsprog. Dit hold skal være i stand til at se det store billede af, hvad der foregår i din virksomhed, så de bedre kan udføre detaljerne. Hvis du har en medarbejder, der er konsekvent ikke at levere i tide, ikke at forstå, hvad der bliver uddelegeret, eller er ved at forsvinde til bidder af tid, du har brug for at beskæftige sig med, at nu, snarere end senere. Nogle gange er problemet er en isoleret hændelse, mens andre gange er det en indikation af et mere alvorligt problem. Kom til bunden af ​​hvad det er ved at behandle det umiddelbart før det bliver et kritisk problem.

Tag de nødvendige forholdsregler for at sikre, at du kan lave den slags ændringer, du har brug for at holde din virksomhed kørende. Ved at følge disse 5 strategier, har du i høj grad mindsket dine chancer for at blive holdt som gidsel af din freelance hold
.