Bogholderi 201 - Fejlfinding Tips

Da jeg var en universitetsstuderende, jeg fik en "A" i mine Regnskab 101 og 201 klasser. Så jeg gik ind i "virkelige" verden og næsten sænket familievirksomhed, fordi jeg havde ingen idé om, hvad jeg gør med den "rigtige" regnskab. Du ser, eksemplerne i kollegiet lærebogen brugte finansielle, der var korrekte. Det betyder, dollaren beløb i regnskabet kunne have tillid til, og blev antaget aktuelle og præcise.

"virkelige" verden ...

Nå, da jeg tog et sving på indtastning min regnskabsmæssige data, jeg gjorde en stor "Slinky knude" rod ud af min Peachtree regnskabs-fil. Ooops. Jeg vidste ikke lære at rette min bogføring i college. Det ville have været nyttigt! Jeg lærte, hvad jeg ved at falde i huller og klatring ud af dem.

Som virksomhed konsulent, jeg se masser af finansielle rapporter. De fleste af dem har en par "Slinky knaster" i dem ... konti, der er bare forkert. Dataene i disse konti er resultatet af fejl i indtastning af data. I mit konsulentarbejde, starter jeg ved at hjælpe mine klienter kommer til KFP - en kendt finansielle stilling. Lad os få den regnskabsmæssige korrekte. Det er det første skridt. Derfra kan vi se effekten af ​​operationelle, markedsføring og salg adfærd. Den gode nyhed er, at du altid kan forbedre din økonomiske situation, når du ved, hvad det er. Jeg er lidt ligesom Super Nanny. Jeg dukker op, vi arbejder sammen om at rydde op i regnskabs- og vi sætter simple systemer, rutiner på plads for at hjælpe dig med at bo på en KFP.

Nogle gange vi rent ting op og så det bliver rodet igen. Ligesom Super Nanny, jeg går væk efter mit høring besøg. Det er op til mine klienter til at opretholde de systemer, vi sætter på plads. Jeg kan altid komme tilbage, og jeg ofte hjælpe over telefonen. , Nøglen til at bo på KFP er dog din vilje til at lære nok om regnskabssystemer til at indtaste data korrekt og til at løse tingene, når de bliver balled op.

Hvis du er ejer af en meget lille butik, du kunne være Financial manager din virksomhed (samt Service Manager og marketingchef og Sælger, etc.) Det er den måde, det går. Hvis du drømmer om at blive en større butik, tage hjertet, at hver stor virksomhed var engang blot din størrelse. Vejen ud ... er gennem. Tage ansvar og gøre et godt job som økonomichef. Afslut på udkig efter en magisk løsning (regnskabsmæssig fe?), Der vil håndtere den regnskabsmæssige behandling af dig. Lær at gøre det selv og dokumentere dine grundlæggende procedurer. Dette vil hjælpe dig hånd ud de regnskabsmæssige opgaver med succes

I større butikker, nogle gange de regnskabsmæssige opgaver får afleveret til ...

• The Financial manager
• Kontoret manager
• Ejerens kone, mor, datter (andre forhold)
• Den Bogholder
• Sekretæren
• Den "Pige i kontoret"

Uanset din titel, hvis du er den, der er ansvarlig for den finansielle oplysninger i din virksomhed, er jeg her for at hjælpe dig. Følgende er et par tips og tricks til at finde og fastsættelse af "Slinky knude" messer i din regnskabsprogram

Finansielle Fix Tips og tricks ...

• Det er nok DIG. Jeg hører ofte noget i den retning, "Det nummer var der ikke i går. Det skal være en QuickBooks problem." Det underlige dollar beløb i dine finansielle rapporter formentlig har en meget simpel forklaring. Nogen, måske du, indtastet disse oplysninger. I hvert regnskabs software-program, der er debet og kredit. Undertiden debet og kredit er ikke synlige fra posten af ​​data skærmen. Du bliver nødt til at gøre nogle grave. Følg strømmen af ​​information fra indgang til resultatopgørelsen (aka Profit & Tab eller P &L) og /eller balance. (I mit lange karriere, har der kun været 2 sager, hvor den regnskabsmæssige programmet var korrupt Chancerne er ... du er problemet J Start fejlfinding fra denne antagelse...)

• Hold dig opdateret med dine finansielle rapportering. Jeg anbefaler en ugentlig gennemgang af balancen og resultatopgørelsen. Nogle entreprenører jeg kender få daglige rapporter. Det er godt! En gang om året på skat tid bare ikke kommer til at klippe den. Kom til KFP og køre de finansielle rapporter mindst en gang om ugen. Det er så meget lettere at finde og løse en fejl, der skete i de sidste par dage end at forsøge at opspore noget goofy fra seks måneder siden. Også, kan du rette fejlen i den aktuelle måned. Det er bedre end at skulle åbne en foregående måned, og justere den. Når jeg "lukke" en måned, jeg kan ikke lide at åbne den igen

• Gå linje for linje ned balancen og resultatopgørelse og se efter "mærkelige" ting. Hvis du lige er at komme i gang med denne proces, kan jeg hjælpe. Eller kan din revisor hjælpe dig med at lære, hvad der er "underlig", og hvad der er rigtigt. Hvad en stor mulighed for ham eller hende til at tilføje værdi til dit forhold. KFP betyder, at hver konto er rigtigt. Det afspejler, hvad du har i aktiver, hvad du skylder i passiver og hvad du ejer i Equity. Sales konto skal være lig det, du har solgt for denne periode. Udgifterne skal afspejle, hvad du har udgiftsført for den periode. De finansielle rapporter skal være aktuelle og sandt. Her er en liste over "mærkelige" ting, der kan have brug for nogle fastsættelse ...

o dollar beløb, der er positiv, når det var negativ sidste gang (eller omvendt).

o En negativ Asset. (. Medmindre det er Akkumuleret afskrivninger Disse tal er "kontraindikationer" konti og tjener til at reducere værdien af ​​de tilknyttede aktiver.)

o En negativ Ansvar

&sekt; Vær især opmærksom på dine Payroll forpligtelser. Jeg anbefaler at bruge en Payroll service som ADP eller Paychex. Antallet en grund: Servicen håndterer ansvar, så du ikke behøver at. Tjenesten vil fortælle dig, hvad de kontante krav er til at betale dit hold og Onkel Sam. De vil gøre de skattebetalinger for dig. Den Kassekladde at indtaste Payroll er meget lettere, hvis du ikke behøver at holde styr på de relevante forpligtelser og betalinger. Jeg vedlagt en prøve JE til indtastning Payroll. Følg strømmen af ​​debet og kredit. Du kan oprette en stikprøve transaktion til din Payroll procedure og reference det hver gang du indtaster Payroll.

o En negativ Sales konto (medmindre det er Kundens restitutioner eller Rabatter ... modkonti.)

o En negativ udgiftskonto. Nu kan en konto ser mærkeligt, men være rigtigt. For eksempel, hvis du indtaster en rabat for din forsikring det vil vise sig som en negativ udgift for den pågældende måned. Bore ned og sørg.

o En konto, der er meget forskellig fra sidste uge eller sidste måned. Hvis alle pludselig din reklame regning gik fra omkring $ 2.500 pr måned til 300.000 $ i denne måned, bore ned. Noget kan være blevet miscoded.

o Har din revisor hjælpe dig foretage de underlige ting lige med en passende Kassekladde eller vende indrejse.

o Find ud af, hvordan det kom underligt, hvis du kan, og opdatere data indrejse procedure. Skriftlige procedurer er nøglen til at bo på KFP.

o Hvis du ikke ved, hvordan det fik underligt, i det mindste få det til højre. Hvis det er et lille beløb i dollar, skal du oprette en justering af indrejse og se for at sikre det ikke får underligt igen. Hvis den gør ... se gennem den foregående uges transaktioner for denne konto til at finde posten. Dette er retsmedicinske regnskab!

o Hvis du gør dette en gang om ugen, vil du få fortrolig med regnskabet og dollar beløb. Du vil blive en ekspert i hvad der ser rigtigt og hvad der ser "underlige", og hvordan du løser det underlige ting

• Kør en transaktion register rapport og se efter debet og kredit. Forskellige regnskabs-programmer kalder denne rapport forskellige navne. Se efter detaljer kontooversigt eller Finans tidsskrift for at finde de "indvolde" af hver transaktion. Dobbelt bogholderi er baseret på den universelle lov om "hvad går rundt kommer rundt." Hvis noget går op, noget andet går op eller går ned med dette beløb. Debet og kredit er mekanikken i regnskabssystemet, der forårsager dollarbeløb til at gå op og ned ... og balancen at bo i balance. Der er debet og kredit bag hver dataindtastning skærm. Du kan også påvirke konti direkte ved at oprette en Kassekladde. Jeg vedlagt en "snyde ark" af debet og kredit regler. Jeg refererer dette flere gange om ugen

• Kig efter før-og-efter forskelle. Hvis du ikke er sikker på, hvad der sker på et bestemt indgang datapunkt, prøv dette:

o Kør balancen og resultatopgørelse

o Indtast én transaktion.. Kør Balance og resultatopgørelse igen, og se om du kan se, hvor de dollarbeløb endte. (Sørg for ingen andre er i regnskabssystemet, mens du gør dette.)

o Dette er en gade smart måde at opdage "oprettet" bag dataindtastning skærm.

&bull ; At omkode, slette eller vende en transaktion? Det afhænger af din regnskabsprogram. Med en grundlæggende off-the-shelf program som QuickBooks, MYOB eller Peachtree, kan du bore ned til den transaktion, skal fastsættes, og omkode det. Eller, kan du slette transaktionen helt, og prøv igen. Med en mere sofistikeret industri-specifikke program som Successware, ERGOS, etc. kan du indtaste en transaktion, der vender din oprindelige transaktion, og derefter indtaste transaktionen ordentligt

• Vær forsigtig med dit første selskab oprettet. Det er, hvor en masse af de bag kulisserne regnskab er oprettet. Hvis du indtaster service Salg og dollar beløb viser sig som Serviceaftale Salget kan der være en "post" eller andet oprettet instruktion, der sender oplysningerne til den forkerte salg konto. Gå til Firma opsætning eller listen Elementer og gøre nogle efterforskning. Finde ud af standardindstillingerne debet og kredit, og som konti påvirkes. Opdater "sat op" og se, om det løser problemet

• Få bossy med softwaren supportteam. Ring efter hjælp, som du har brug for det. Hvis du ikke forstår, hvad de fortæller dig at gøre, så spørg igen for en tydeligere forklaring. Hvis de ønsker at reparere noget for dig, sidde i som de gør korrektionen, så du kan "følge strømmen" af debet og kredit, og lære af erfaringerne. Jo mere du ved om netop din regnskabs-software mindre intimideret du vil være med de regnskabsmæssige processer

• Være selvhævdende med din CPA eller skat tilberedningsvirksomheden. Ved udgangen af ​​hvert kvartal, tager sig tid til at sikre, at dine finansielle enig med den finansielle oplysninger din CPA sender til Onkel Sam. Arbejde sammen om at indtaste årets udgang journaloptegnelser er nødvendige for at bringe din regnskabssystem op til nøjagtige

• Lær at stole på din intuition. Som din forståelse af dobbelt bogholderi stiger, tillid til din mavefornemmelse, at en dollar beløb er forkert eller "underligt". Så ofte, jeg hjælpe nogen fastsætte en "Slinky knude", og de reagerer, "tænkte jeg, der kan være problemet!" . Hvis du har den tanke, følge den og se hvad du afdække

Hvis det er dit ansvar at få den finansielle "Slinky knude" untangled, tage en dyb indånding og ved dette: Du kan gøre det. Du kan få brug for hjælp. Kontakt mig, hvis du føler dig overvældet og vi vil oprette en tid til at besøge på telefonen. Denne regnskabsmæssige ting er bare ikke så svært når du lære lingo og regnskabsmæssige basics. En af de smarteste Financial Managers jeg kender arbejder med en 8. klasse uddannelse.

Når du får et håndtag på dem, kan du uddelegere de regnskabsmæssige opgaver. Det er en velsignelse at have gjort den regnskabsmæssige dig selv, fordi du aldrig vil blive holdt som gidsel af din bogholder (eller "pige på kontoret.") Du kan coache nogen til at være endnu bedre, end du var på de grundlæggende regnskabsmæssige opgaver. Og du vil forstå balancen og resultatopgørelse så meget bedre for oplevelsen
.