Rapportskrivning - skrive en effektiv Business Report

At skrive en rigtig god rapport kan være vigtigt for vores karriere, og på grund af dette, er det noget, vi bør tage meget alvorligt. Efter alt, en skriftlig rapport er en permanent rekord. Det er en rekord, ikke kun af vores skrivefærdigheder, men også for vores tankens klarhed, at vores evne til at analysere beviser, vores problemløsning færdigheder og vores evne til at opnå det formål, som rapporten blev bestilt.

Hvad er en rapport
“? En rapport er en opgørelse af resultaterne af en undersøgelse eller af ethvert spørgsmål, som der kræves konkret information &"; (Oxford English Dictionary.) En rapport ikke er en fortælling eller et essay. Vi er ikke fortæller en historie, eller give et subjektivt beskrivelse. Ligeledes er det ikke en række blunt punktform. En rapport er en velskrevet redegørelse af bevismateriale, med konklusioner og måske anbefalinger. Det er en analyse af data fra undersøgelsen, skrevet på en objektiv, logisk og faktuel måde.
En rapport har et formål, og for at være effektiv, skal dette formål kan opnås. De mennesker læser denne rapport, publikum skal være i stand til at finde de nødvendige oplysninger, forstå den og følg den logiske flow af argumentet fra start til slut. Skrivning af en virkelig effektiv rapport, vil lykkes det på denne måde kræver 1) en plan og 2) en struktur.

Plan, før du skriver
Som med de fleste ting i livet, er det bedre at bruge mere tid planlægning rapporten end at skrive den. Tid brugt planlægning vil gøre selv den mest komplekse rapport meget lettere at skrive, og vil føre til en meget bedre kvalitet og mere effektiv slutprodukt.
Trin ene er at afklare dit formål, at have en meget klart fokus på dine mål. Den &'; Formål Triangle &'; vil hjælpe dig drille ud af, hvad der præcist er du producerer. Tænk på en lige sidet trekant med ordet &'; formål &'; i midten. De 3 sider af trekanten er de aspekter, vi arbejder på at drille vores formål. De overlappende elementer, og arbejder på alle 3 separat vil hjælpe dig med at afklare din tankegang. De 3 sider er -

1. Emne & Mål
2. Audience
3. Brug

Side 1 - Topic & Målsætning
Skriv svarene ned på følgende spørgsmål. Hvis du don &'; t kender svarene, spørge nogen! Hvad der præcist er emnet? Hvem har bedt om denne rapport? Hvad er omfanget af din rapport? Hvilke aspekter af emnet er du til at dække? Hvad er grænserne for rapporten? Hvad er du ikke til at løse? Hvad er deadline? Hvad rapport størrelse kræves?

Det næste vigtige spørgsmål for te ud, er, hvad der præcist er målet? Hvorfor skriver jeg denne rapport? Er det til at give oplysninger, for at vurdere, at overtale eller hvad

Side 2 – Publikum
Hvem skriver du efter? Du skriver til et publikum – ikke for dig selv.

Tilbring tid på at tænke over din målgruppe. Du vil have dem til at forstå og acceptere din rapport. Du vil have dem til at være positivt imponeret over din indsats. Husk, at kun 20% af befolkningen er som dig – 20% mener ligesom dig, tror de samme ting er logiske og indlysende som dig. De øvrige 80% er forskellige. Du kan lide masser af fakta og tal, kan de se det som ævle og ønsker at se på bundlinjen. Du må gerne bare de højere point &ndash niveau; de ønsker måske detaljen. Lave noget research på din målgruppe og pitche dine point, flow og sprog stil, der passer dem

Side 3 – Brug
Dette spørgsmål vil også hjælpe os med at bestemme niveauet af detaljer og tilgang i vores rapport. Må ikke antage, at den person, idriftsættelse rapporten blot ønsker at læse oplysningerne. Er denne rapport, der skal bruges til at tage handling, som skal forelægges nogen uden for organisationen, der skal bruges i en retssag osv? At vide, hvad der præcist din rapport vil blive brugt til vil påvirke, hvordan du skriver det.

Tease alle de sider af Purpose trekant ved hjælp af spørgsmålene ovenfor. Når du er færdig, skal du være i stand til at nedskrive en meget skarp formål udsagn i en kort afsnit.

Rapport Struktur
En rapport har en bestemt struktur. Det er arrangeret på en måde, at læseren nemt kan finde de oplysninger, han eller hun kræver. En struktur gør det også lettere for forfatteren, at arrangere vores tanker i en logisk flow og til at skrive en læsbar rapport.
I sin enkleste form, vil en rapport består af en begyndelse, en midte og en afslutning. Begyndelsen, indledningen, sætter scenen ved at informere læseren, hvad rapporten handler om, og hvad den agter at opnå.

Den midterste sektion, resultaterne, er den vigtigste del af dokumentet, hvor detaljerne i resultaterne er leveret, og argumenterne udvikles. Resultaterne sektion har en logisk struktur, er skrevet i et klart sprog, og er organiseret i relevante poster og underpunkter. Dette præciserer rapporten &'; s sigte og sikrer læseren &'; s interesse opretholdes
ende skal følge på naturligt fra hoveddelen af ​​rapporten.. Vi ankommer til en konklusion, og vi guider læseren til en række anbefalinger

En god rapport er som en godt fortalt vittighed, det tragte læseren ned til den punch line:.

- Indledning - sætter scenen
- Rettens - Giver detaljen
- Konklusioner - Lands punch line

Vi trækker læseren ned indsnævringen tragten til vores logiske konklusioner. Overskrifterne vi bruger skal vise denne klare, logisk struktur. Koncentrerer sig om din plan og din struktur bør hjælpe med at sikre du skriver en yderst effektiv rapport
.