Business E-mail Etikette Grundlæggende

"Der er fire måder, og kun fire måder, hvor vi har kontakt
med verden Vi er vurderet og klassificeret af disse fire kontakter:.
Hvad vi gør, hvordan vi ser, hvad vi siger, og hvordan vi siger det "

-. Dale Carnegie (1888-1955) amerikansk pædagog
Når det kommer til din virksomhed e-mail-kommunikation, er du nødt til at gøre en indtryk, kan låne til bestemmelsen, at du er en troværdig professionel virksomhed og en person, der vil være let og en fornøjelse at gøre forretninger med. Du har kun én chance for at gøre et første indtryk, og denne mulighed er uvurderlig til at opbygge tillid og tiltro Hus Til dine overvejelser nedenfor er ejere spørgsmål forretnings- og deres medarbejdere minimalt behov for at være opmærksom på i deres dag-til-dag online kommunikation så deres virksomhed kan trives

EMNE:. Field: emnet: felt er vinduet ind i din e-mail og kan mange gange bestemme selv hvis din e-mail vil blive åbnet. Hvis dette er din første kontakt med en kunde baseret på deres anmodning gennem dit websted eller på anden måde, skal du sørge for at have en kort EMNE: der angiver tydeligt, hvad emnet for e-mailen er. Aldrig være misvisende i denne henseende! Stavefejl kan alle hætter eller alle små tilfælde låne til det indtryk, du kan være spammer
Niveau af formalitet:. Aldrig antage en position af uformelle i din virksomhed e-mail. Kun tiden og forholdet bygning indsats kan guide, når du kan informalize dine forretningsforbindelser, og derfor din e-mail-tone. Husk, folk gør forretninger med folk; ikke selskaber. Man skal kommunikere, som om din e-mail er på din virksomheds brevpapir på alle tidspunkter. Dette er din virksomheds billede, du branding
Adressering: Hvordan løse dine nye kontakter? Jeg vil foreslå at begynde at du antager den højeste grad af høflighed: Hej, Mr. Anderson, Kære Ms Jones, Dr. Osborne osv Indtil dine nye kontaktpersoner siger: "Kald mig Andy" eller "du kan kalde mig Diane". Hold det formelle, indtil det er klart forholdet dikterer andet. Du vil også kunne afhente ledetråde ved, hvordan dine kontakter nærmer dig og deres tone. De fleste erhvervsfolk har ikke noget imod at blive kaldt ved deres fornavn, dog i en global økonomi, der kan opfattes som at tage tidligt fødte friheder i forholdet, hvis de anvendes for hurtigt
Til :, Fra :, BCC., Kan Cc felter gøre eller bryde dig:
... I TO: feltet sørg for at have din kontaktpersons navn formelt indtastet. . John B. Doe - ikke john b doe eller JOHN B DOE
... I feltet Fra: sørge for din have dit fulde navn formelt indtastet. Eksempel: Jane A. Jones. Ikke: jane en jones eller JANE A JONES. De to senere giver opfattelsen af ​​manglende uddannelse eller begrænset erfaring med teknologi. Brug altid dit fulde navn. Ved kun herunder dit fornavn eller e-mail-adresse, du giver opfattelsen, du kan have noget at skjule eller ikke kender det grundlæggende i at konfigurere din e-mail-program
... bcc:. Bruge dette felt når e- maile en gruppe af kontaktpersoner, der ikke personligt kender hinanden. Ved notering armslængde liste over e-mail-adresser i CC eller TO områder af kontaktpersoner, der ikke kender hinanden, eller som aldrig har mødt er befordrende for at offentliggøre deres e-mail-adresse til fremmede. Med dem, du er smedning partnerskaber med synligt notering deres e-mail-adresse i med en gruppe af fremmede vil gøre en spekulerer på, hvad andre personlige problemer, du kan ikke respektere eller forstå
... Cc:. Brug dette felt, når der er en håndfuld involveret i en diskussion, der kræver alle være på samme side associerede virksomheder. Disse erhvervsfolk kender hinanden eller er blevet indført, og har ikke noget problem med deres e-mail-adresse, udsat for de involverede parter. Hvis du ikke er sikker på, om en forretningsforbindelse vil huske deres adresse bliver offentliggjort, spørg
formatering: Afstå fra at bruge formatering i din virksomheds kommunikation. Medmindre du ville skrive noget med fed Crimson bogstaver på business brevpapir, skal du ikke gøre det, når e-mail i kommercielt øjemed. Med alle de spam-filtrering foregår i dag; den mere formatering eller indlejrede billeder, som du inkluderer, jo højere chance for, at din e-mail kan blokeres som spammy. Selv noget så simpelt som at bruge en anden skrifttype gør din e-mail display betinget modtageren have den bestemt skrifttype på deres system, eller det som standard deres udpegede standardskrifttype. Husk på modtageren kan ikke have deres e-mail-program er konfigureret på en sådan måde, at vise din formatering den måde, det ser ud på dit system - hvis overhovedet
Vedhæftede filer:. Hvordan tror du dit forhold til en potentiel ny Kunden er forbedret, når du sender dem, at 10M Power Point præsentation de ikke anmode om og du fylder deres indbakke forårsager efterfølgende business korrespondance til at hoppe som ikke kan leveres? Og hvis de ikke har Power Point de ikke kunne åbne filen alligevel! Antager aldrig dine potentielle kunder har den software, du gøre for at åbne en fil, du kan vilkårligt sende.
Hvis du skal sende en fil over 500.000 i størrelse, business høflighed dikterer du spørger modtageren først, hvis det er OK til at sende en stor fil. Dernæst bekræfter at de har den samme software og version du gør, og hvad er den bedste tid på dagen til sendte det til dem for at sikre de er tilgængelige til at hente store filer og holde deres e-mail flyder. Send aldrig store vedhæftede filer uden varsel, i weekender eller efter arbejdstid, når modtageren ikke kan være der til at rydde deres indbakke og holde deres e-mail flyder
Brug Forrige e-mail for New Korrespondance:. Hvis du ønsker at give opfattelsen af ​​dovne, finde en tidligere e-mail fra den part, du ønsker at kommunikere med, ramte svar, og begynde at skrive om noget helt irrelevant for den gamle e-mail s emne. Starte altid en ny e-mail og tilføje dine kontakter til din adressebog, så du kan tilføje dem til en ny e-mail med et enkelt klik
Down Rediger dit svar:. Må ikke bare ramt svar, og begynde at skrive. Redigering er en færdighed dem, du kommunikerer med, vil sætte pris på, da det egner til afspejler en respekt for deres tid og klarhed i din kommunikation. Fjernelse dele af den tidligere e-mail, der ikke længere gælder for dit svar, herunder e-mail-overskrifter og signaturfiler fjerner rod. Hertil kommer, ved at gøre en indsats for at svare punkt for punkt holder samtalen på sporet med færre misforståelser
Fælles Courtesy:. Hej, Hej, Good Day, tak, Med venlig hilsen Venlig hilsen. Alle disse introer og underskrive offs, der er en fast bestanddel af professionelle business kommunikation bør også anvendes i din business e-mail-kommunikation. Altid har en hilsen og underskriver med hver e-mail. Her igen - tror business brevpapir
Signature filer: Hold dine signaturfiler til ikke mere end 5-6 linjer, eller du kan ses som lidt egocentrisk.. Begræns din signatur til dit websted link, firmanavn og slogan /tilbud eller telefonnummer. Medtag et link til dit websted, hvor modtageren kan få alle dine kontaktoplysninger fra AZ - det er, hvad dit websted er om. Glem ikke at medtage "http: //", når herunder dit websted adresse inden e-mails og din signatur-fil for at sikre URL'en er anerkendt som et klikbart URL uanset brugerens software eller platform
Der har du det! Ovenstående grundlæggende vil helt sikkert give din virksomheds kommunikation til at stige over det flertal, der ikke tager sig tid til at forstå og beherske disse spørgsmål. Når smedning nye forretningsforbindelser og størkne etablerede partnerskaber, niveauet af professionalisme og høflighed, du relæ i din business e-mail-kommunikation vil altid få kunder over konkurrencen, der kan være anæmisk, uvidende eller bare doven på dette område
når. det kommer til erhvervslivet, uanset form for kommunikation bruges, professionalisme og høflighed aldrig gå ud af stil
 !;