Email Etikette ~ 6 centrale retningslinjer at overveje, før du rammer Send

For mange har e-mail-korrespondance forbedret erhvervslivets effektivitet på mange niveauer. Sende en e-mail kan spare tid og penge samt give et virtuelt “ papirspor &"; af oplysninger, der sendes og modtages.

Mens internettet og e-mail kan give hurtig og nem adgang til information og interaktion, er der nogle spørgsmål om etikette at overveje. Først er det ikke alle computerbrugere se e-mail på samme måde. Nogle mennesker bruger e-mail til erhvervsmæssige formål kun, andre for en social stikkontakt og til tider en balance mellem de to. Det &'; s vigtigt at vide, hvad folk på din email kontaktliste ønsker at modtage, og hvad de don &';. T

Mange virksomheder har strenge elektronisk kommunikation politikker, der forbyder upassende indhold og klart angive, at oplysningerne skabt og distribueret fra arbejdsplads computere tilhører selskabet. Mens almindelige, kan dette medføre nogle problemer. Hvad nogle anser upassende, andre ikke, og bestemme passende indhold kan blive en gråzone. Ofte, når en e-mail sendes fra arbejde medarbejderen gør ikke &'; t tænke på “ store billede &"; . forgreninger

Her &'; s et eksempel.

Moses arbejder for en stor virksomhed. Han &'; s klar over den politik for elektronisk kommunikation, men hans sans for passende indhold adskiller sig fra ledelsen. Moses modtager en e-mail fra en ven, at han finder helt humoristisk. Han hurtigt videresender den til hele hans email kontaktliste. Den e-mail frem viser sin arbejdsplads signatur (dvs. Moses Brown, Finansiel rådgiver, XYZ Investeringer med adresse og kontaktnumre). Den e-mail gør det vejen til flere hundrede, hvis ikke tusinde modtagere via fremad. Den administrerende direktør for XYZ sker for at være en af ​​disse modtagere og gør ikke &'; t har samme opsat på humor, Moses gør. Hvad sker der herfra? Korrigerende handling fra ledelsen, fordi Moses har overtrådt selskabets e-mail-politik, og har dårligt repræsenteret firmaet ved at sende upassende indhold, der omfatter virksomhedens navn, adresse og kontaktoplysninger

Selv hvis du don &';. T arbejde for et stort firma, din e-mail vaner kan påvirke din individuelle virksomhed, og hvordan folk se dig

Moses beslutter han &';. ll være mere forsigtig i fremtiden. Efter alt, værdier han sit job. Moses lover han &'; ll bruge elektronisk kommunikation med omhu. Et par uger passere og Moses modtager en fantastisk advarsel via e-mail. Det ser ud til, at kød spise bananer skaber kaos på nationen. Bekymret for velfærden for hans banan spise venner, Moses hurtigt typer ud en advarsel og videresender meddelelsen til hele hans liste. Snart Moses modtager e-mails fra flere på hans liste, kødet spise bananer et svindelnummer. De opfordrer ham til at kontrollere snopes.com inden han sender mere vrøvl. Moses kan ikke tro det. Meddelelsen modtog han blev underskrevet elektronisk af en læge, men efter søgningen Snopes, Moses ved, at han har brug for at være endnu mere forsigtige.

Moses har lært to værdifulde lektioner.

1. Don &'; t sende upassende e-mail fra arbejde og altid overveje, at andre ikke kan have den samme sans for humor du gør
2.. Tjek Snopes.com eller en anden det faktum at tjekke stedet efter eget valg inden fremsendelsen “ advarsel &"; emails og sørg for folk i din email adressebog ønsker at modtage disse oplysninger.

Ved nu du skulle tro, at Moses er elektronisk kyndige. Mens Moses er ved at blive mere forsigtige med, hvad han sender via e-mail, og han &'; s lært en hel del ved at besøge Snopes.com, Moses stadig gør ikke &'; t helt har e-mail-etikette mestrer

En vigtig kunde hos XYZ Forsikring e-mails. Moses om nogle oplysninger for en virksomhed krav. Moses arbejder på flere projekter på en gang og hurtigt svar via e-mail, før du igen læse hans svar eller ved hjælp af stavekontrollen. På grund af den hurtige og umiddelbare karakter af e-mail-kommunikation, det &'; s let at være mere eftergivende end du normalt ville, når du sender business korrespondance. , Alt hvad du email er imidlertid i direkte forlængelse af din faglige og personlige troværdighed

Da Moses ramte send-knappen, bemærkede han en tastefejl og couldn &';. T stoppe hans system fra at sende e-mailen. Mens stavefejl tilfældigvis (selv til krydret forfattere) det &'; s vigtigt at bruge stavekontrol til at hjælpe med at undgå dem. Ud over den slåfejl, da Moses trak email op for at tjekke nogle detaljer, bemærkede han, at han også havde udeladt nogle vigtige ord og nogle oplysninger kunden ønskede. Nu, Moses har at tage sig tid til at kontakte kunden igen, give alle de oplysninger, der oprindeligt blev anmodet om og omfatter alle detaljerne han burde have medtaget første gang.

Moses tilføjer nogle flere lektioner til hans liste over e-mail-etikette han &'; ll følge i fremtiden

3.. Grundigt læse e-mails, der anmoder om oplysninger og sende alle de oplysninger første gang.
4. Brug altid stavekontrol.
5. Første e-mail dit svar til din egen e-mail-adresse, så du tager dig tid til at genlæse den, før du sender til modtageren.

Med nogle blide påmindelser og forsøg ved fejl, Moses er mere fortrolig med hans brug af eTools. Han gør ikke &'; t bekymre sig om at fornærme nogen eller overtræder virksomhedens politik om elektronisk kommunikation. Bedst af alt Moses har lært af sine fejl, og han &'; s arbejde mere effektivt og nøjagtigt

Men Moses har en sidste lektion at lære..

Moses følger alle de førnævnte tips og sender en e-mail til en kollega om et projekt, han &'; s virkelig begejstret. I sin hast, efterlader han Caps Lock funktion. Da hans kollega Sally modtager e-mailen i alle Caps, hun undrer Moses er “ råben &'; på hende om deres fælles projekt. Sally er krænket af denne og diskuterer det med ledelsen. Igen, Moses lærer en værdifuld lektie. Hans manager deler en sjette tip med ham, når han forklarer i en verden af ​​e-mail, sende korrespondance i alle Caps anses skrigende og ofte ses som uhøfligt

6. Sørg for at bruge en ordentlig tegnsætning og formatering.

Nu Moses har det ned. Han &'; s omhyggelig og tankevækkende om, hvad han sender til kolleger, forretningsforbindelser, venner og familie via e-mail. Han ved også, at han &'; s ikke færdig med at lære. Der &'; s meget mere til dette e-mail-etikette, end han nogensinde havde forestillet, og han &'; s været at lære mere her
.