Bedre anvendelse Betaling Forbedrer Cash Flow: Enkle trin kan gøre væsentlig forskel

Når en betaling er modtaget af en kunde eller klient, virksomheder ofte overveje transaktionen at være komplet, med udsigt over det sidste trin af salgsprocessen – påføring. Evnen til at anvende betalinger til fakturaer korrekt, kan være svært for de fleste virksomheder til en række forskellige årsager. Selv om det &'; s hård for de fleste virksomheder at nå 100 procent nøjagtighed, der er nogle skridt at tage, der kan betydeligt forbedre dine kontanter ansøgning procent.

Beskæftiger sig med flere betalingstyper og flere betalingskanaler
Selv om det er yderst bekvemt at kunne modtage betalinger via Automated Clearing House (ACH), bankoverførsler og kredit- og debetkort, lockboxes, elektronisk regning Presentment og betaling (EBPP), mobile enheder, web-portaler og endda via telefon eller in-person besøg disse muligheder oprette flere måder for betalinger at fare vild i shuffle.

Når vi beskæftiger os med de mange kanaler og deres individuelle behov, kan give kunderne ufuldstændige oplysninger vedrørende overførslen, betalinger, don &'; t matcher fakturaen, eller endda tage ikke-godkendte eller optjente rabatter. Tilgodehavender medarbejdere kan også blive forvirret og unøjagtigt gælder betalinger til den forkerte faktura, har svært ved at identificere kunden eller virksomheden, og find de ikke kan styre omfanget af betalinger. Tilsammen udgør disse to ting fører til en voksende mængde af ude af betragtning eller fejlagtig anvendelse kontanter for virksomhederne.

Hvordan undgår ikke-anvendte og anvendt betalinger
Ikke-anvendte og anvendt kontanter skaber et utal af problemer, der kan have negativ indflydelse cash flow ved at tage en betydelig mængde tid og kræfter på at løse. Det kan også skade kundeforhold, når up-to-date kunder begynde at modtage opkald fra samlere og fakturaer for konti, der allerede er betalt.

Virksomhedsejere kan undgå at det sker ved at styre og forbedre cash ansøgning processer ved tager blot et par eller alle af de følgende trin:

• Opret, overvåge og personale en ude af betragtning kontantkonto
Nogle virksomheder styre ude af betragtning kontanter ved at deponere betalingerne i en ude af betragtning kontantkonto. Hvis en ude af betragtning cash konto er oprettet, er det vigtigt at overvåge kontoen og for at rydde balancen på en hyppig grundlag

• Etablere interne kontroller
udvikle og implementere interne kontroller for at sikre kontanter påføres på daglig basis, og mængden af ​​kontanter modtaget matcher det ansøgte beløb. Bankkonti skal afstemmes på daglig basis for at sikre betalinger anvendes på den rigtige dag og til højre konto

• Tildel hver kunde en enkelt konto
Salg og andre afdelinger i din organisation kan ønsker at åbne flere konti for en enkelt kunde, men dette skaber problemer, når det kommer til at anvende kontanter. Flere konti gør det svært at vide, hvor man anvender en betaling

• Etablere et fradrag afskrivning politik
Det kan være dyrt og tidskrævende at løse fradrag tvister. I mange tilfælde er det mere effektivt at indføre et fradrag afskrivning politik. Grænseværdien bør fastsættes på grundlag af historiske oplysninger og kan være baseret på en procentsats eller dollar beløb af faktureret kriterier

• Kommunikere med kunder
Hvis du har spørgsmål om manglende eller uklare oplysninger vedrørende overførslen, igen, er det bedst at ringe til kunden. For eksempel, hvis en kunde sender en betaling til dækning af flere fakturaer, kontakte dem og spørge, hvordan man anvender betalingen

• Stræb efter nøjagtighed
Frem for alt stræbe efter præcision. Beløn ​​medarbejdere, der gælder den kontante korrekt første gang.

Selvom kontanter ansøgning er langt fra en perfekt videnskab, vil selv den mindste forbedring øge likviditeten og tilrettelæggelsen af ​​din virksomhed &'; finanser gør det nemmere for både dine medarbejdere og dine kunder. Ændring kan ikke ske natten over, men hver forbedring vil bringe din organisation tættere på den undvigende 100 procent nøjagtighed
.