Forretningsservice Basics - Forberedelse af en arbejdsplan

Denne artikel hjælper dig med at udarbejde en arbejdsplan for en ny eller vanskelig opgave. En arbejdsplan opsummerer de forskellige krav og aktiviteter, der er nødvendige for at fuldføre en opgave på en rettidig og effektiv måde.

Der er en vis magi i at nedskrive dine planer for en opgave. Så længe en plan eksisterer kun i dit sind, du har tendens til at se kun det store billede. Men når du skal nedskrive de detaljerede trin, så du kan opdage, hvad der mangler.

Mange mennesker har problemer med at starte eller fuldføre en stor eller dårligt defineret opgave. Ved at have en skriftlig plan, kravene til en opgave bliver mere specifikke og opnåelige. Dette hjælper med at reducere spildtid og indsats, og forbedre chancerne for at færdiggøre arbejdet med succes

En arbejdsplan indeholder følgende fire dele:.

1. Task krav
2. Eventuelle forskud præparater behov
3. Alle aktiviteter for hovedopgaven
4. Afsluttende aktiviteter

Emnerne nedenfor forklarer, hvordan man udvikler en arbejdsplan. Disse procedurer bør anvendes i rækkefølge.

Beslutte hvordan vi kommer videre

Inden du begynder at skrive det egentlige arbejde planen, er du nødt til at beslutte, hvordan vi kommer videre. De to følgende spørgsmål med til at vise dig vejen.

Er nogen indledende forskning nødvendig? - Nogle gange er du nødt til at samle nogle baggrundsoplysninger, før du fortsætter. Hvis du don &'; t kender svarene på alle de nedenstående spørgsmål, derefter nogle indledende undersøgelser sandsynligvis er brug for:

• Hvilke krav, restriktioner og ønskede resultater, der gælder for denne opgave
• Hvilke forberedelser er nødvendige, før du starter på den vigtigste opgave
• Hvilke retningslinjer, instruktioner eller andre nyttige oplysninger er til rådighed for denne opgave
• Hvilket udstyr, er materialer, forsyninger og andre ressourcer, der kræves for at fuldføre opgaven
• Hvilke genveje kunne gøre opgaven gå hurtigere
• Hvor kan jeg gå til råds, hvis jeg har brug for hjælp til at fuldføre opgaven?

Hvor mange detaljer skal planen indeholde? - Den generelle regel om at forberede arbejdsplaner er at begrænse deres forberedelse tid og kræfter til en lille del af det, der kræves til at udføre opgaven selv

Hvis du er fortrolig med den opgave, du behøver måske ikke at beskrive. handlingen trin for hver aktivitet i planen. Det kan være nok blot at give en titel og det ønskede resultat for de fleste aktiviteter.

Men en plan for en uerfaren person en ny aktivitet, eller en kompliceret virksomhed sandsynligvis bør omfatte beskrivelser af de handling skridt for alle eller de fleste aktiviteter.

Notering opgaven krav

Dette er den første del af arbejdsplanen. Disse krav bør omfatte alt, at opgaven skal opnå, og overholde, herunder de ønskede resultater.

Du kan omfatte alle eller nogle af følgende punkter i din liste over opgaven krav.

Oversigt over opgaven - Beskriv kort formålet med opgaven og de store trin, der anvendes til at fuldføre det

ønskede resultater -. Dette beskriver, hvad opgaven skal udrette. Det bør være så specifik som muligt, da de ønskede resultater af en opgave er meget vigtige

nødvendige ressourcer -. Liste over de udstyr, information, materialer, forsyninger og værktøjer, der vil være nødvendige for at udføre opgaven.

Begrænsninger - Det er ting, du ikke kan gøre, mens de udfører opgaven. Således hvis opgaven er at anvende nye sidespor på et hus, kan kunden kræve, at du ikke begynde at arbejde, før et bestemt tidspunkt på dagen

Kvalitetsstandarder -. Kvalitet henviser generelt til, om dyre eller billige materialer skal være bruges på en opgave, og hvor omhyggeligt opgaven skal udføres. Den generelle regel, medmindre andet er angivet, er at bruge den type materialer og den agtpågivenhed, som det er sædvane for lignende opgaver

Frister -. Ofte skal være afsluttet inden en bestemt tid en opgave og /eller dato. I nogle tilfælde kan dele af en opgave har deres egne frister

Koordinering med andre opgaver -. Nogle opgaver påvirke eller påvirkes af en eller flere andre opgaver. Disse interaktioner med andre opgaver bør præciseres for at undgå problemer.

Notering eventuelle forskud præparater nødvendige

Dette er den anden del af arbejdsplanen. Skriv ned nogen indledende aktiviteter, der bør gøres, før du starter den vigtigste opgave. Disse aktiviteter hjælper forsikrer, at opgaven vil blive udført effektivt og de ønskede resultater opnås. Du ønsker måske at inkludere nogle af følgende elementer i din liste over indledende aktiviteter

Udførelse nogen forskning er nødvendig -. Denne forskning er i tillæg til enhver indledende forskning, der var nødvendig for at forstå opgaven eller forberede arbejdsplanen . Denne type forskning er en del af den opgave, selv

Indhentning godkendelser og /eller tilladelser -. Disse er ting, der er nødvendige fra forskellige mennesker, organisationer eller regeringer for at gå videre med opgaven. Et eksempel er at få en byggetilladelse før konstruere en tilføjelse til et hus

Indhentning retningslinjer og /eller instrukser -. Du kan være i stand til at finde eller købe retningslinjer og /eller instruktioner, som kan bidrage til at minimere problemer, eller gemme tid og omkostninger i at udføre opgaven

Indhentning udstyr, materialer, forsyninger og værktøjer -. Dette punkt bør angive eventuelle udstyr, materialer, forsyninger og værktøjer, der er nødvendige til opgaven. Det bør også angive, hvor disse ting befinder sig, eller kan købes

Indhentning andre ressourcer -. Dette punkt bør angive eventuelle andre nødvendige ressourcer til opgaven. Det bør også vise, hvor de er placeret, eller kan købes.

Viser alle aktiviteter for den vigtigste opgave

Dette er den tredje del af arbejdsplanen. Det drejer sig om at bestemme og beskrive de forskellige aktiviteter af hovedopgaven, og beslutte, hvordan de skal sekventeret. Da disse aktiviteter og deres rækkefølge kan ændres, skal du optage dem på en måde, der vil give mulighed for eventuelle ændringer.

Den vigtigste opgave er, hvor de fleste af de detaljerede arbejde vil blive gjort for at opnå de ønskede resultater af opgaven. Dette arbejde består normalt af forskellige aktiviteter, såsom følgende:

• Researching
• Analyse
• Beregning
• Sammenfatter
• Træffe beslutninger
• Registrering af oplysninger
• Udførelse kreative aktiviteter
• Udførelse fysiske aktiviteter

Den vigtigste opgave indeholder ofte nogle særlige aktiviteter, der skal vises som særskilte poster i opgaven specifikationerne. Hvis du er ved at forberede en detaljeret arbejdsplan, skal du beskrive eventuelle særlige aktiviteter, såsom følgende

gentagne operationer -. Disse aktiviteter er gentages, indtil hovedopgaven er afsluttet. Planen skal angive, hvordan at fortælle, når disse aktiviteter skal stoppe

Sekvens af trin -. Disse aktiviteter skal ske i en bestemt rækkefølge, indtil hovedopgaven er afsluttet. Et eksempel er at bygge en tilføjelse til et hus

Kontrol resultater, mens du går -. Det er normalt en god ide at tjekke på resultaterne fra tid til anden som den vigtigste opgave er i proces. Dette punkt kan angive, hvornår og hvordan man kan kontrollere resultaterne

Løsning af fejl og problemer -. Dette punkt kan kun tjene til at minde dig om at rette resultater, som ikke kan accepteres. I nogle tilfælde kan du også angive de procedurer, der bruges, når der opstår problemer

Efterbehandling listen -. Efter at have afsluttet denne liste over aktiviteter, gennemgå det grundigt, og foretag de nødvendige ændringer. For en detaljeret arbejdsplan, bør denne liste omfatte alle punkter er nødvendig for at fuldføre den vigtigste opgave.

Du vil måske sætte listen afsat til en dag eller to før den endelige revision. Dette vil give din underbevidsthed tid til at fundere over, hvad du har gjort.

Efter at listen er blevet gennemgået og godkendt, bør de aktiviteter arrangeres på den mest effektive sekvens for varetagelse hovedopgaven.

Notering de afsluttende aktiviteter

Dette er den fjerde og sidste del af arbejdsplanen. Skriv ned nogen endelige aktiviteter, der skal udføres efter den vigtigste opgave er afsluttet. Disse endelige aktiviteter hjælper forsikre, at opgaven har opfyldt de ønskede resultater er angivet for det

Følgende er et par typiske endelige aktiviteter:.

Kontrol på endelige resultater - Efter den vigtigste opgave har været afsluttet, skal der foretages en endelig inspektion for at sikre, at de ønskede resultater for opgaven er blevet nået. Hvis disse resultater ikke er nået så skal du beslutte, om at acceptere de forringede resultater eller forsøge at rette dem

Justeringer behov -. Hvis de endelige resultater ikke er acceptable, denne post kan angive de metoder, der skal benyttes i at gøre de nødvendige justeringer eller korrektioner.

Endelige tanker

Min erfaring med arbejdsplaner, er, at de normalt skal ændres, før opgaven bliver færdig. Så du skal ikke være bekymret over at udarbejde en "perfekt" planen. En arbejdsplan er blot et værktøj til at hjælpe dig med at få jobbet gjort uden at gøre alt for mange falske bevægelser eller glemme nogle krav eller restriktioner.

Det er nok en god ide at forberede nogle små arbejdsplaner inden du forsøger at udarbejde en plan for en stor eller vanskelig opgave
.