Reduktion pælene

På arbejdet, i hjemmet, uanset hvem du er, eller hvad du gør - vi alle bombarderet med papir. Og, det &'; s stressende! Jeg tror, ​​at vi har udviklet en ny frygt i vores samfund - PAPERPHOBIA - frygten for at skulle beskæftige sig med, at stakken som &'; s siddet der for en uge.

Så hvad gør du for at genvinde kontrollen over dit miljø og din sanity? Husk, at den første regel at organisere - “ jo mindre du har, jo lettere er det at organisere &";. Det papirløse samfund er stadig lang vej fra - men ved at følge disse få enkle trin, kan du permanent reducere dine stakke og bunker

Hvor længe skal jeg nødt til at holde IT

Lad &'.? ; s starte ved at gå gennem dine gamle filer og gør nogle udrensning. Du kan altid arbejde ud af den filosofi, at “ Hvis du ikke' t har en god grund til at holde det, slippe af med det &"; - Men hvad der tæller som en god grund? En masse folk er bange for at nogensinde smide dokument væk, fordi de måske har brug for det igen en dag. Jeg har altid foreslå, at mine klienter som selv nogle grundlæggende spørgsmål om, hvorfor de holder deres papir:

- Er relevante oplysninger mit liv, personlige interesser, eller job

- Har disse oplysninger? blive forældet? Kan jeg finde et mere aktuelt dokument

-? Hvor nemt ville det være at erstatte dette, hvis jeg havde brug for oplysningerne senere

- Hvad er det værste, der kunne ske, hvis jeg sluppet af det?

Den sidste spørgsmål fører os til emnet udrensning finansielle og juridiske poster. Det er et følsomt (og lidt skræmmende) problem, fordi der rent faktisk kunne være nogle hårde konsekvenser, hvis du smider noget ud for tidligt. Vi har faktisk set fremkomsten af ​​en helt ny fagområde - datastyring - dedikeret til at hjælpe folk til at forstå, hvor længe de har at holde visse dokumenter. Og baseret på de oplysninger, som denne industri, har vi samlet standard tidsplan for udrensning dine filer. Men du forstå, at det er et kompliceret spørgsmål, og at hver situation er unik. Mange erhverv fastsætte deres egne juridiske retningslinjer for optegnelser fastholdelse, kan du have nogle usædvanlig eller formildende omstændighed i dit liv - og du bør tjekke med din revisor eller advokat, før pitching enhver vigtige juridiske, business, eller finansiel papirarbejde
<. p> BUSINESS RECORDS Retention RETNINGSLINJER

Du skal opbevare følgende dokumenter FOREVER (ja, for evigt!):

- selvangivelser Y - indkomstskat betalingschecks Y - årlige finansielle erklæringer og regnskab
- virksomhedernes dokumenter (inkorporering, charter, forfatning, ved love, minutter)
- lagerregnskab Y - pensionering og pension optegnelser Y - licenser, patenter, varemærker, og registreringsansøgninger
- investering handel bekræftelser og udsagn, som indikerer køb og salg
- dokumenter, der underbygger anlægsaktiverne tilføjelser Y - vigtig korrespondance
- juridiske dokumenter Y - CPA revisionsrapporter

Hold fast dette papirarbejde i seks år:

- bankafstemninger og annulleret checks Y - aflyste løn og udbytte kontrol Y - personale og løn optegnelser Y - køb optegnelser Y - salgsrekorder
- rejser og underholdning optegnelser Y - dokumentation for selvangivelser Y - ejendom optegnelser /builder kontrakter /kvitteringer forbedring (hvis skat relateret)
- salgsindtægter (hvis skattefri relaterede)
- forsyningsselskaber optegnelser ( hvis skattemæssige)
- andre regninger (hvis skattemæssige)
- leverandørfakturaer

Hold disse optegnelser i tre år:

- månedlige regnskaber (til interne formål )
- kreditkort erklæringer Y - forsyningsselskaber poster (til internt brug)
- beskæftigelse applikationer Y - udløbet forsikringer

PERSONLIG RECORDS FASTHOLDELSE RETNINGSLINJER

Du bør opbevare følgende dokumenter på ubestemt tid (for evigt!):

- selvangivelser Y - indkomstskat betalingschecks Y - investering handel bekræftelser og udsagn, som indikerer køb og salg
- vigtig korrespondance
- juridiske dokumenter Y - pensionering og pension optegnelser Y - CPA revisionsrapporter

Hæng på disse poster i seks år:

- dokumentation for selvangivelser Y - uheld rapporter og påstande Y - medicinske regninger (hvis skattemæssige)
- ejendom optegnelser /builder kontrakter /kvitteringer forbedring (hvis skattemæssige)
- salgsindtægter (hvis skattemæssige)
- hjælpeprogram optegnelser (hvis skattemæssige)
- andre regninger (hvis skatterelaterede)
- afregnet skadesager

Hold dette papirarbejde i tre år:

- kreditkortoplysninger
- medicinske regninger (i tilfælde af tvister forsikring)
- forsyningsselskaber poster (til internt brug)
- udløbet forsikringer

saerlige omstaendigheder
Du bør bevare disse optegnelser i overensstemmelse med følgende retningslinier:

- biler poster (hold indtil bilen er solgt)
- kreditkortkvitteringer (holde, indtil de er blevet kontrolleret på dit kreditkort erklæring)
- forsikringer (holde for for life politik)
- pantebreve /gerninger /leasing (holde i 6 år uden liv aftale
) - løn stumper (holde, indtil de er blevet forsonet med dine w-2)
- ejendom optegnelser /builder kontrakter /kvitteringer forbedring (holde indtil ejendom solgt)
- salgsindtægter (holde for livet af garantien, eller livet af punkt på store indkøb)
- aktie- og obligationsmarkederne optegnelser (holde i 6 år uden salg)
- garantier og instruktioner (holde for livet af produktet)
- andre regninger (indtil betalingen er kontrolleret på næste regningen)

SIKKERT BORTSKAFFELSE AF PAPIR

Bare fordi du renset det ud, betyder ikke, at det går i papirkurven! Vidste du, at når du lægger noget ud i skraldespanden, bliver det offentlig ejendom? Og rapporter for identitetstyveri er stigende hver dag. Hvad er identitetstyveri? At &'; s når en anden får adgang til dine personlige optegnelser - CPR-nummer, skat id, kørekort nummer, adresse, bankkonto oplysninger - og foregiver at være dig. Ved hjælp af din identificere oplysninger, kan denne person optage lån, køre op kreditkort regninger, og køre op en enorm mængde af gæld - alt i dit navn. Og de fleste gange, du ved aldrig, indtil du får den rykker. Det kan tage år at rydde op de juridiske og økonomiske problemer dette forårsager dig, og det kan midlertidigt ødelægge dit kredit.

Så for at beskytte dig mod denne trussel, skal du sørge for at bortskaffe dine vigtige optegnelser ordentligt. Enhver stykke papir, der indeholder kontonumre, bør dit CPR-nummer eller andre følsomme oplysninger blive makuleret. Hvis du kun har en lille mængde af papir til at makulere, overveje at besøge din lokale kontor forsyning butik at afhente en personlig shredder - de kører så lidt ved $ 20 disse dage. Hvis du genererer en stor mængde af “ shredable &"; papir, eller bare don &'; t ønsker at sidde der fodring i én side ad gangen, tænke på at bruge en mobil makulering tjeneste. Disse virksomheder vil komme til dit hjem eller kontor og makulere dine dokumenter på stedet for et gebyr. Bare vær sikker på at du vælger et velrenommeret firma, der giver dig et certifikat eller brev garanterer, at dit papir er blevet makuleret uigenkendelig

UDGIFTSOMRÅDE it off på PASS

Nu hvor du &';. Ve rengøres ud af alle de gamle papir, din næste mål er at holde fra at akkumulere så meget af det i fremtiden. Du må ikke klar over det, men vi modtager cirka 1.500 til 1.800 stykker af junk mail om året - henvendelser, flyers, salgsbreve og andre unødvendige bits af rod. Du tror måske, at du ikke har nogen kontrol over bjergene i uønsket papir, der kommer til dit hjem eller kontor, men du &'; re forkert. Du kan anmode om at have dit navn fjernet fra mailinglister, som advokater køber - effektivt afskære op til 75% af junk mail, der kommer ind i dit liv. Kontakt en af ​​følgende organisationer:

- DMA Mail præference tjeneste (PO Box 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008)

- Stop uønsket mail Association (800-827-5549)

- Privat Citizen (800-cut-junk)

- Haines & Co /Criss-Cross Register (8050 Freedom Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.)

- Consumer Research Institute /Stop Junk Mail Kit (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851)

Velkommen til den digitale tidsalder

Okay, så vi &'; ve reduceret mængden af ​​papir, du modtager fra andre mennesker - hvad gør man med resten af ​​det? Lagring papirdokumenter kan tage op en masse plads - og hente dem, er ganske tidskrævende. Har du nogensinde tænkt på at komme af med den fysiske kopi? Jeg don &'; t betyder smide ud dokumenter, du don &'; t behov - I &'; taler om at scanne dem, du ønsker at beholde og gemme dem på din computer.

Bestemt, bliver du nødt til at holde papirkopier af nogle dokumenter - kontrakter, juridiske papirer, og alt hvor du skal vise en original underskrift. Men bare tænk på alle de ting, du holder, at don &'; t kræver de oprindelige - kopier af artikler, referencestoffer, rapporter, nogle korrespondance, måske endda klient optegnelser. For ikke at nævne det faktum, at scannere og Document Imaging software er blevet latterligt billige i disse dage - godt under $ 100 for en god maskine. Og du kan gemme 100 gange mere papir på en diskette eller cd-rom, end du kan i en fil skuffe. Bare sørg for at du holder en sikkerhedskopi af noget vigtigt i en brand sikker eller pengeskab
.