Indstilling af dine prioriteter

Der vil altid være flere emner på din to-do liste, end du nogensinde kan fuldføre. Du don &'; t har uendelig tid eller ressourcer. Det &'; s frustrerende og stressende, men du bare nødt til at indrømme det &'; s simpelthen ikke muligt at gøre alt, hvad du &'; d gerne i den tid, du har. Prioritering er den eneste løsning.

Hvis du ikke bevidst prioritere, du lader hvad der kommer op bestemme, hvordan du vil bruge din tid. Du kan arbejde meget hårdt uden at udføre meget, &'; s vigtigt. Opstilling af prioriteter tvinger dig til at evaluere hvert punkt på din opgave listen og gøre en bevidst, gennemtænkt beslutning om, hvad &'; s den bedste ting at gøre. Ved at klarlægge dine prioriteringer dig &'; faktisk vil udrette mere på mindre tid. Du &'; ll arbejde smartere i stedet for hårdere.

Der &'; s velkendte koncept, der understøtter denne, kaldet Pareto Princip eller 80/20 reglen. Den generelle idé er, at 80 procent af vores resultater kommer fra 20 procent af vores indsats; 80 procent af vores indtægter kommer fra 20 procent af vores kunder etc. på utallige måder, de fleste af hvad vi gør hver dag har ringe indflydelse på vores liv, og et par ting har stor indflydelse. Derfor du ønsker at fokusere 80 procent af din opmærksomhed på de 20 procent af ting, der gør en forskel. Tricket er at identificere de vigtigste 20 procent, der bør være dine prioriteter!

Gennem årene eksperter har udtænkt en række strategier, der almindeligvis anvendes til at hjælpe med at identificere prioriteter. Her er bare en, du måske ønsker at følge:

1. “ Covey kvadranter &"; System

Dette blev skabt af Stephen Covey, forfatter til De 7 Gode Vaner People. Det &'; s baseret på en vurdering af betydningen af ​​en opgave versus sin haster. Et problem er vigtigt, hvis det hjælper dig med at nå dine mål. Det &'; s haster, hvis du skal gøre det samme, eller du kan &'; t gøre det overhovedet. Opgaver er kategoriseret ved at blive placeret i en af ​​fire kvadranter:

QI Vigtigt & Haster QII vigtigt, men ikke påtrængende

QIII Haster, men ikke vigtigt QIVNot Vigtigt & Ikke Urgent

Produkter i QI er opgaver er meget vigtige for at nå dine mål og har en deadline, der skal straks opfyldt
QII opgaver er også projekter, der er vigtige for at nå målene; Men deadlines og konsekvenser aren &'; t vejrtrækning ned din hals dette minut. Dette afsides beliggenhed kan gøre det nemt at sætte disse opgaver fra; så det &'; s vigtigt at holde dem i bevægelse eller presserende problemer kan opstå og flytte dem ind i 1. kvartal
Elementerne i QIII og IV er dag-til-dag travle arbejde, der kan forbruge store mængder af tid, hvis du &';. re ikke opmærksomhed. Når nogle ting aren &'; t kommer til at få gjort, fordi din arbejdsbyrde overstiger timer i døgnet, det er de ting at lade drop
Den opgaver i kvadranter I og II er dem, du skal bruge det meste af din tid på..

2. “ A-B-C &"; System

Dette er en enkel og direkte måde at prioritere:

“ A &"; Høj prioritet Opgaver
Umiddelbar eller kritiske “ must-gør &";
Task kræver særlig indsats eller koncentration
Stressende opgaver
Vital til behovene i din kunde eller forretningsforbindelse
høje positive eller negative konsekvenser

“ B &"; Medium Prioriterede Opgaver

Hver dag
rutinearbejde skal gøre, men ikke kritiske og kan udsættes, hvis nødvendigt

“ C &"; Lav prioritet Opgaver

Lav prioritet papirarbejde, læsning
“ Rart at gøre &"; hvis du får tid
Lad &'; s ansigt det; mange af disse netop vundet &'; t få gjort

Du kan yderligere prioritere indenfor kategorier, såsom A-1, A-2, B-1, B-2, og så videre. I sandhed, de fleste “ C &"; opgaver altid forblive fortrydes blot fordi du kan &'; t komme til dem, men så langtrækkende mål kommer til syne, kan nogle opgradere til “ B. &";

3. “ Value vs Effort &"; System

Med dette system vurderer værdien af ​​opgaven versus tid og indsats, der kræves. Disse opgaver med en høj belønning til indsats forholdet stige til toppen af ​​listen, og dem med en lav belønning falde til bunden. Spørg dig selv disse spørgsmål:

1. Hvad &'; s værdien af ​​denne opgave på en skala fra 1 - 10
2?. Hvad &'; s niveauet for indsats, der kræves af denne opgave på en skala fra 1 - 10
3?. Hvad &'; s den værdi sammenlignet med niveauet for indsatsen
Rank ifølge hvilken grad niveauet for værdi overstiger niveauet af indsatsen?. For eksempel:

Opgave Værdi Effort Forskel Prioritet Rank
1 10 10 0 2
2 4 5 1 3
3 6 10 4 5
4 1 3 2 4 .
5 10 4 -6 1