En opfordring til handling: Hvorfor Nu er den mest spændende tid jeg har set i 30 år i branchen som en Organizing Konsulent

Det er en kendsgerning, at for de sidste 30 år, har de fleste virksomheder ikke værdsat de tjenester, jeg havde at tilbyde. Min største konkurrenter var “ apati &"; og “. fratræden &"; Nogle organisationer mente, at forvaltningsmæssigt var ikke &'; t virkelig en bundlinje spørgsmål - og slet ikke en “. Skal have &"; Andre gjorde forsøg på “ at få organiseret, &"; men resultaterne var mindre end ønskeligt, eller oftere ikke-bæredygtige. Jeg var aldrig en succes at dokumentere effektivt omkostningerne ved forvaltningsmæssigt eller fordelene ved organisering, og så jeg plodded sammen som en forretning, ved, at var jeg gjorde var skiftende liv - men ikke gør nok salg til at demonstrere den sande værdi af de produkter, /tjenester, vi tilbydes.

Pludselig har situationen ændret sig.

Ny Demand

De dage for at arbejde i et kontor fra 8:30 til 05:30, og derefter går hjem er over! Klienter kræve oplysninger 24/7, og medarbejderne arbejder ud fra en række forskellige steder. Et papir registreringssystem på kontoret er værdiløs, hvis du &'; re at reagere på en klient fra dit hjem, mens pendling, fra et andet kontor i din egen virksomhed, eller kontor en kunde eller udsigten. Evnen af ​​nogen til at udføre deres arbejde er baseret på deres adgang til de oplysninger, de har brug for, når de har brug for det. Næsten Papirløs &handel; er afgørende for at drive forretning i det 21. århundrede

Når begrebet “. papirløse &"; først blev indført, folk antaget, at ldquo &; papirløse &"; betyde “ automatisk organiseret &"; Faktisk opdagede vi lige det modsatte var tilfældet. Hvis du har en bunke af 1.000 papirer, kan det tage et stykke tid, men du kan bladre gennem dem og finde, hvad du har brug for. Hvis du har elektroniske dokumenter, som kan gemmes på forskellige drev i forskellige formater, kan du aldrig finde det, du leder efter.

Desuden teknologien var ikke &'; t sofistikeret nok til at gøre papirløse virkelig levedygtig. Heldigvis har vi &'; re næsten ud af det ldquo &; akavet &"; fase. Vi &'; ve opdaget fordelene ved at være “ tilsluttet &"; stort set hele tiden i en række forskellige måder, af at have flere computerskærme på vores skriveborde for maksimal produktivitet, og af programmer designet til at beskytte adgangskoder, som vi skifter ofte for ekstra sikkerhed.

Den dag vil komme, hvor teknologien vil gøre at gå total papirløse en mulighed, men vi &'; re ikke er der endnu. For eksempel mødte jeg med den administrerende direktør for et selskab, der netop indtrådt i bestyrelsen for en lokal non-profit organisation. Det første, han fik, var en 3-tommer bindemiddel dokumenter er relevante for organisationen. Scanning det hele er egentlig ikke praktisk, eller endog nødvendigt, så for nu at holde bindemidlet er den bedste løsning. Den dag vil komme, hvor organisationen vil have en elektronisk notesbog, og bindemidlet bliver unødvendige, hvilket sparer tid, plads, energi og penge.

New Records Management

I årtier har datastyring er designet til at beskytte virksomheder /personer ved at dokumentere processen bag beslutningsprocessen. Dette er ikke længere rentabelt for to store grunde:.! 1) Omkostninger ved retssager og 2) Pace virksomhed

I fortiden, advokater fortalte medarbejderne “ Hvis du er i tvivl, holde det &"; Med ændringen i de føderale love om retssager, er overholdelse blevet skandaløse dyre - omkostningerne ved at producere en enkelt side er anslået til fem dollars. Dette resulterer i hundredtusindvis af dollars i regning for en enkelt retssag, og utallige timers tabt produktivitet på grund af de ansatte er forpligtet til at fremlægge dokumenter og møde i retten. Dette faktum gør oprettelse og udførelse arkivforvaltning politikker afgørende.

Educating medarbejdere på de seks poster management spørgsmål er afgørende:
1. Hvilke oplysninger skal jeg holde?
2. I hvilken form?
3. Hvor længe?
4. Hvem er ansvarlig for indgivelse af den information?
5. Hvem har brug for adgang til det?
6. Hvordan kan vi finde det?

Undgå skylden spil

Hvis du spørger nogen 100 medarbejdere, “ Hvis du havde tid, er der papirer i dine filer, du kunne mageligt smide &"; Halvfems ni af dem ville svare “! Ja &"; Men der går på arbejde og siger “ I don &'; t har noget andet at gøre; I &'; m vil rense mine filer &"; I virkeligheden, hvis de gør, andre bliver irriteret, og den person, rengøring er hæmmet, fordi de ofte har brug for samarbejde med andre i virksomheden til at træffe beslutninger om, hvad de trygt kan eliminere.

Ledelsen klager over, at registreringer er et rod på grund af medarbejder ligegyldighed og medarbejdere afstå fra at smide noget væk af frygt for at skulle producere det igen! Faktisk kræver en vellykket optegnelser management program deltagelse af mindst tre enheder:
1. Ledelse, der bestemmer optegnelser ledelsesfilosofi af organisationen
2. Juridiske person, som bestemmer, hvad er baseret ved lov
3. Medarbejdere, der ved, hvilke oplysninger de har brug for til at udføre deres arbejde

afgørende første skridt

Når en organisation er klar til at flytte til næsten papirløse &handel ;, det første skridt er at fjerne alle eksisterende unødvendige papir. En effektiv metode er at afholde et arrangement jeg kalder en “ Produktiv Environment Day &handel. &Rdquo; Jeg definerer en “ Produktiv Miljø &handel; som “ en bevidst indstilling, hvor alt omkring dig understøtter hvem du er og hvem du ønsker at være &"; Produktionsvilkår Day &handel; er en begivenhed, der giver medarbejderne mulighed for at eliminere rod. (VALGFRIT sidebar:. Produktiv Environment Day Tjekliste til 18 tips til et vellykket resultat)

Alle arbejder sammen for at skrælle første lag af unødvendige papirer. Det er min erfaring, hvis begivenheden er konfigureret korrekt, at resultaterne er forbløffende! Et selskab med 400 ansatte afholdt en række 12 Produktive begivenheder Miljø Day, hvor de behandles både papir og elektroniske filer. Med medarbejdere, der arbejder i deres kontorer for kun to timer på papir, blev i alt 25.000 pounds af papir sendt til genbrug! En lille non-profit organisation med 30 personer tilbragte seks timer rengøring filer og genbrugt 6.000 pounds af papir.

en win-win Outcome

Alle vinder som et resultat af en produktiv Environment Day! I tilfælde af en virksomhed, der er i bevægelse, er der en besparelse på tusindvis af dollars i bevægelige omkostninger, tidsforbrug udpakning efter flytningen, og besparelser i omkostningerne til udstyr og fast ejendom plads. Selve dagen giver en stigning i bevidsthed om individuel produktivitet - og principperne fremførsel til deltageren &'; s personlige liv. Efter hver begivenhed, jeg hører historier om personer, der ansøger, hvad de har lært derhjemme.

Muligheden Ahead

Som Tom Henning, formand for Assurity Livsforsikring, udtrykte det: “ Hvis du flytter til et papirløst miljø, er det svært at gøre det uden hjælp fra en professionel. Barbara Hemphill har anvendt mange af de samme principper, hun &'; s udviklet til papir ledelse i forvaltningen af ​​elektroniske dokumenter. Med fremkomsten af ​​elektroniske opdagelse, hendes principper er endnu vigtigere og kan potentielt spare virksomheder hundredtusindvis af dollars i at undgå dyre juridiske opdagelse udgifter &";.

Der er tusindvis af organisationer, store og små, der vil være at flytte til næsten papirløse &handel ;. Der skal være mange “ Barbara Hemphills &"; at hjælpe dem. Hvis du &'; gerne vil eje din egen virksomhed, eller tilføje en ekstra indtægt til en eksisterende virksomhed, her &'; s din mulighed! Certified produktivt miljø Specialist (CPE'ere) uddannelse vil give dig den metode, mekanik, og markedsføring, du har brug for at blive en succes. Sammen er vi bedre!

© Barbara Hemphill 2010
.