Sådan Organiser dine vigtigste dokumenter

Hvis din husstand er som de fleste, er det sandsynligt, at du og din familie er ved at drukne i et hav af papir. Selv computer eksperter længe har talt om "papirløse" fremtidens kontor, de fleste familier og virksomheder har en lang vej at gå for at nå dette ophøjede mål. I mange tilfælde indebærer det trick til effektiv papir kontrol smide en masse af, hvad du virkelig ikke brug for. Men der er nogle dokumenter, der er simpelthen for vigtigt til at smide ud. Faktisk er mange af disse dokumenter fortjener deres egen specielle organisatoriske strategi for at holde dem sikkert. Hvis du ikke er sikker på den bedste måde at gemme din families vigtigste dokumenter, her er nogle tips, der kan hjælpe.

Hvad skal du spare?

Selvom hver familie er en lille smule forskellige, er der et par vigtige dokumenter, der er næsten universelt. Du bør holde din families fødselsattester og social informationssikkerhed på et sikkert sted. Aktie- og obligationer er andre vigtige dokumenter, der fortjener særlig opmærksomhed. Pas, din vielsesattest, og dit hjem, køretøjer og livsforsikringer har også brug for et sikkert sted opbevaring, som gør køretøjer titler og eventuelle kontrakter eller aftaler, som du måtte have.

Selvom det ikke helt så vigtigt som de dokumenter anført ovenfor, vil du sandsynligvis også ønsker at tage ekstra forsigtig, når opbevaring af dine årlige selvangivelser og kvitteringer, sundhedspleje optegnelser og kreditkort eller kontoudtog. I nogle tilfælde er det kun nødvendigt at holde nogle af disse dokumenter i en bestemt periode. Men hvis du nogensinde har brug for at finde en selvangivelse i en fart eller behov for dine kontoudtog for at ansøge om et lån, du ved, hvor frustrerende det kan være, hvis du ikke kan finde en eller flere af disse vigtige dokumenter.

Selv om de måske ikke har nogen juridisk betydning, de fleste familier har også et par dokumenter, der er vigtige i en sentimental synspunkt. Lykønskningskort, dyrebare familiebilleder eller endda måske din "stamtræ" oplysninger kan falde ind under denne kategori. Det er lige så vigtigt at finde et sikkert sted for disse poster opbevaring som det er for dokumenter, der holder stor juridisk betydning. Efter alt, nogle ting simpelthen ikke kan erstattes.

Lockbox, Sikker eller arkivskab?

Når du har placeret alle dine familiens vigtige dokumenter, er det tid til at udvikle en sikker og effektiv organisationsstrategi. Mange mennesker synes, at opbevaring af deres mest vigtige papirer i en bank værdiboks giver dem ro i sindet. Men lagring af disse dokumenter i banken kan undertiden gøre det vanskeligt at få adgang til dem, når du har brug for dem i en fart. Små brandsikre lockboxes er en god løsning for vigtige dokumenter, så du kan få fat i dem i en fart og nemt bære dem i tilfælde af en husstand nødsituation. For lidt mindre vigtige dokumenter såsom selvangivelser og kontoudtog, kan en lille arkivskab være ganske handy.

Hvis du har en samling af kort, fotografier eller andre sentimentalt tilknyttede papirer, kan det være nyttigt at beskytte dem ved at oprette et arkiv. Hvis det er muligt, scanne dokumenter og fotografier, så du kan oprette en sikkerhedskopi af dem på en cd eller dvd. Derefter gemme papir og digitale versioner af billeder eller dokumenter på forskellige steder som en sikkerhedsforanstaltning. For eksempel, hvis du har et pengeskab i banken, kan dette være en god placering for en cd med din scannede familiebilleder
.