Sådan overlever Daily E-Mail Attack

For de fleste mennesker i disse dage, at holde op med den daglige stormløb af e-mail er en stor udfordring. Faktisk eksperter anslår, at e-mail er tilføjet en ekstra 1,23 timer til den gennemsnitlige persons arbejdsdag ( E-Skrivning: 21st Century Tools for effektiv kommunikation
af Diana Booher Styring af din e-mail
af Christina Cavanagh). Hvis du ganger 1,23 timer med 5 dage i 52 uger, er den gennemsnitlige person bruger 320 timer om året ekstra tid at håndtere e-mail. Wow! Det er en masse tid brugt på e-mail. Og eksperter anslår, at den tid tabte til e-mail, der er forårsaget arbejdstagere til at barbere tid andetsteds, hvilket medfører en produktivitet stykket.

Ifølge The Wall Street Journal
den gennemsnitlige amerikanske arbejdstager tilbringer op til fire timer om dagen at sende og modtage e-mail. Af at fire timer, anslås det, at en time hver dag er brugt på 36 procent af e-mails, der enten er irrelevante, eller relevant, men ikke kræver et svar.

Så hvordan din overlever den daglige e-mail-angreb? De følgende tips vil hjælpe dig med at administrere strømmen af ​​e-mail:

  • Slå e-mail-alarmer og beder via din e-mail-præferencer værktøj. Mange mennesker har alarmer og prompter sat til at gå væk fra hvert par minutter efter ankomsten af ​​e-mail i deres indbakke. Disse stadige afbrydelser gøre folk reagerer ligesom Pavlovs hunde, hver gang de hører "du har fået mail" kime. Slukning af kime vil holde dig fra at afbryde, hvad du gør for at læse e-mail midt i andre projekter.
  • Plan for læsning og respons e-mail i din daglige tidsplan. Opret en proaktiv metode til at styre e-mail ved at oprette tid i din dag dedikeret til e-mail. Må ikke tjekke e-mail den første ting om morgenen, eller du risikerer at blive reaktive. I stedet tilbringer den første time arbejder på det vigtigste projekt eller planlægge din dag ud.
  • Vurdere mængden af ​​tid, du bruger på e-mail nu, og skære den tid i halve. Deadlines normalt gør de fleste mennesker mere effektiv. Du ønsker måske at bruge halvdelen af ​​din tildelte e-mail-tid om morgenen, og den anden halvdel efter frokost eller før du færdig med at arbejde for dagen. Tidsbegrænsningen tvinger dig til at prioritere. De e-mails, der ikke bliver besvaret er formentlig ikke så vigtigt, og dermed slettet eller arkiveret i filmapper til fremtidig brug.
  • Opret e-mail-mapper, og dirigere strømmen af ​​e-mail. Opret mapper i din e-mail-system, der afspejler dit papir registreringssystem til at styrke lagring og genfinding af vigtige oplysninger. Desuden oprette mapper til afspejler din aktive projekter og ændre dine e-mail-indstillinger for direkte e-mail, der indeholder projektrelateret sprog til disse mapper i din indbakke. Ekstra bonus:. Mange e-mail-systemer pålægge begrænsninger på indbakke størrelse, men ikke i en mappe
  • Brug computer opbevaring mapper. Til e-mails, der skal opbevares i en længere periode, skal du oprette en elektronisk arkivskab, med elektroniske mapper for kategori navne, der matcher de fysiske filer. Brug Word eller ethvert system virksomheden anvender, og bakker op ofte.
  • Gem kun det seneste. Slet den tidligere streng af e-mails og bare holde den mest aktuelle en at undgå at gemme overflødige e-mails.
  • Bare gemme den vedhæftede fil. Hvis e-mailen har en vedhæftet fil, og det er alt, hvad du behøver, kun gemme den vedhæftede fil.
  • kontrollere strømmen af ​​e-mail-udveksling. Folk føler ofte de skal reagere på e-mail med det samme. Tag dig tid til at overveje dit svar og bremse strømmen af ​​e-mail, når en øjeblikkelig reaktion, hvis unødvendig.
  • Afstå fra at sende irrelevante e-mail. Pas på ikke at sende e-mails, bare fordi det er hurtigt og bekvemt. De samme regler gælder for e-mail som almindelig korrespondance - hvis det ikke har at sige, siger ikke det
  • Opret skabeloner.. Hvis du ofte sender de samme typer af e-mails, oprette skabeloner, du kan bruge igen og igen (kun ændre detaljerne hver gang).
  • Opret en e-mail-ritual. Hver fredag, før du forlader kontoret, være hensynsløs om sletning af e-mails ikke længere er behov, sparer dem, du har brug for en uge eller længere tid at personlige mapper, sparer dem, du har brug for længere tid til Word, og gennemgå dem i de personlige mapper til at slette enhver ikke længere nødvendigt. Gør dette til en ugentlig vane og din e-mail vil være en meget mere håndterbare. Du kan også gøre det samme i slutningen af ​​hver dag, hvis du ønsker det.

    Mange mennesker er fortrolige med ovenstående tip, men kun få rent faktisk at gennemføre dem, der forlader dem til at være reaktiv i stedet for proaktiv. Organisering din e-mail, som enhver anden organisering adfærd, giver dig mulighed for at være mere produktive og bedre udnytte din tid og energi. Så stop vanviddet, og gøre, hvad det tager at tage kontrol over din e-mail. Husk, e-mail formodes at være et kommunikationsværktøj elektronisk til at hjælpe dig, ikke drive dig til vanvid
    .

    • organisere og lære at organisere

    1. Hvordan man laver en stor beslutning
    2. Alt Om julekort -. 7 Organisering Tips
    3. *** Sko Organizer Indstillinger for Fodtøj Fashionista
    4. Omdefinere HRD som Human Relations Udvikling
    5. De rigtige værktøjer gør Kom godt organiseret Nemmere
    6. *** 5 trin til at organisere dit hjem for feriesæsonen
    7. Få organiseret og holde din Sanity!
    8. Organisering af dine finanser kan give dig fred i sindet
    9. Er du overvældet af Donation Anmodning?
    10. Hvordan du tilslutter din arbejdsstyrke med Leadership Program?
    11. Kom Afregnes Hurtigere efter flytning
    12. *** Closet Arrangører, der kan holde hele din Klædeskab i bekendtgørelse
    13. Ønsker at undgå at blive et sidespor? Egne Dine Afbrydelser!
    14. Kontrollere, hvad du køber, eller det vil kontrollere dig!
    15. 5 tips til at gøre karriere i non-profit organisation
    16. Clutter 101: skridt til at reducere Clutter for Good
    17. Afslutte, hvad du starter
    18. Hvordan du holder din hårde gulve Leder Stor
    19. En garage System Buying Guide
    20. Clutter Kontrol og Yard Sale Fordele 2010