3 Easy Tips til at holde din klient Information Organiseret

For mange solopreneurs en stor del af deres virksomhed arbejder en-til-en med klienter, og det betyder at have en måde at holde alle deres kundeoplysninger organiseret og let adgang.

I denne artikel Jeg har tænkt mig at dele med dig min top tre tips til at holde det hele sammen, så du nemt kan få adgang til din klient oplysninger og ved præcis, hvor dine kunder er i dine programmer.

1. Fysisk: Opret en klient Kontakt Sheet

For de fleste virksomhedsejere vil der være en fysisk klient fil, som du bliver nødt til at skabe. En af de enkleste måder at skabe denne fil er ved hjælp af en manila fil mappe, hvor du bare slippe dine papirer ind. Denne fil vil indeholde ting som aftalen form fra din klient, vurdering formularer eller oplysninger om eventuelle projekter, som du skal arbejde på.

Oprettelse af en klient Kontakt Sheet, som indeholder din kundes navn, adresse, e-mail, telefon, fax og alle andre kontaktoplysninger, som du ønsker at registrere er en nyttig skabelon til at have. Du skal blot printe den ud og udfylde det i hver gang du tager på ny klient.

Når du har udskrevet Client Kontakt ark, hæftning det til indersiden venstre dæksel af din klient mappe. På denne måde når du har brug for at få adgang din kundes oplysninger, du bare vende åbne filen og oplysningerne er lige der.

Jeg har været at holde styr på min klients kontaktoplysninger på denne måde i flere år, og find det meget praktisk - mere så end elektronisk lagring af data (som jeg også gør). Det er så meget lettere at få fat i filen, vend det åbne og finde de oplysninger, jeg har brug for det samme, end det er at åbne softwaren, skal du finde kunden registrere og finde de oplysninger - der er under forudsætning pc'en er tændt, og jeg behøver ikke at vente på at starte op!

2. Digital: Opret Client Mapper

Som de fleste af din kommunikation formentlig sker via e-mail med dokumenter frem og tilbage, vil du også ønsker at skabe en enkelt kunde mappe på din pc. Det kan ikke være nødvendigt at udskrive alt dine kunder sende dig, men du behøver at gemme oplysninger, så er det nemt for dig at finde.

Et par steder, hvor du ønsker at skabe individuelle klienter mapper er:

I dit mailprogram. For hver af mine klienter har jeg skabt deres egen e-mail-mappe, så alle e-mails, der sendes til /fra min klient går ind i deres individuelle e-mail-mappe. Dette giver mig mulighed for at holde styr på vores kommunikation let, frem for at skulle finkæmme gennem hundredvis af e-mails, der kommer ind i min indbakke hver dag.

Tip: I Outlook kan du også oprette regler, så e-mail automatisk filtreres i den relevante klient email mappe - sparer dynger af tid

I din vigtigste klient mappe!. Jeg er en stor tilhænger af at skabe de vigtigste /undermapper til styring min registreringssystem - både papirbaserede og pc-filer. (Hvis du har været medlem af min Easy Office Organization program, du ved, at jeg fortæller dig trin-for-trin, hvordan du gør dette.) Så hvis jeg har en vigtigste kunder mappe derefter inden den vigtigste mappe, jeg vil skabe individuelle klient mapper . Jeg derefter bruge denne mappe til lagring af alle de dokumenter, som jeg sender og modtager fra mine klienter. Igen have alt på ét sted gør for hurtig og nem adgang

Tip:. I Windows kan du ændre ikonet for individuelle mapper, så hvis du er mere af en visuel person, du kan have forskellige ikoner for forskellige kunder.

3. Alle kunder: Client Tracking Regneark

Når du har dine fysiske og digitale enkelte kundes filer oprettet, du ønsker at tænke på at udnytte en klient sporing regneark. Hvis du er en coach eller anden tjeneste professionelle chancerne er din kerne-programmer arbejder en-til-en med klienter under sessioner (telefon eller in-person), så det giver mening for du har et system til sporing, hvor dine kunder er i deres programmer .

I begyndelsen stadier af din virksomhed, kan det være let for dig at holde styr på blot et par kunder, men som din virksomhed vokser, og du arbejder med flere og flere kunder, vil du hurtigt finde dig selv overvældet hvis du ikke har en form for tracking system på plads.

Hvis dine kunder bestille et vist antal sessioner med dig at skabe en simpel regneark, der har din kundes navne i venstre kolonne, og en kolonne langs toppen for hver session vil give dig mulighed for nemt at se, hvor mange sessioner, de allerede har booket, og hvor mange sessioner de har forladt.

Ved at oprette en klient sporing regneark, der viser dig et overblik, præcis hvor din kunder er i dine programmer vil give dig en "store billede" billede af din virksomhed

(c) 2010 Tracey Lawton
.