Måder at bruge mindre tid Processing Papir

At være en Certified Professional Organizer, jeg faktisk nyder at arbejde med papir – Jeg ved, I &'; m mærkeligt! Alligevel jeg don &'; t ønsker at bruge for meget tid på det; som dig, jeg har mange andre opgaver på min to-do liste. En af mine store mål for 2009 er at reducere mængden af ​​papir, at jeg er nødt til at behandle. Her er et par måder at gøre det: Salg

Don &'; t udskrive e-mails. Virkelig, hvad vil du gøre med denne e-mail, du netop udskrives? Gem det, måske? Tja, det &'; s allerede på computeren eller på en server, så det &'; s allerede er gemt. Hvis du &'; re bekymret for at miste det, eller det bliver slettet, skal du oprette en sikkerhedskopi arkiv på din computer eller en ekstern disk. Bedre endnu, kan du bruge en online backup service som Mozy og du vandt &'; t har at bekymre sig om backup, de &'; ll ske automatisk. Hvis du &'; re at udskrive en e-mail til at bruge som reference for en kommende tur eller begivenhed, starte en lille fil til turen, og når det &'; s overstået, sønderdele eller genbruge det hele

Don &'; t print websider. Mange af os udskrive websider til senere reference, men selv med de bedste intentioner, kan vi aldrig gennemgå disse dokumenter. Ved at udskrive disse ud, vi &'; ve brugt blæk og papir, brugt tid at vente på den side, der skal udskrives, og nu har et nyt stykke papir på vores skrivebord, som vi er nødt til at beskæftige sig med – et dokument, som vi måske aldrig selv bruge, eller kan være forældet, når vi kommer tilbage til det! I stedet for trykning, prøve at oprette mapper i din web browser efter emne, og bogmærke sider, som du &'; gerne vil gense på et senere tidspunkt. Hvis du &'; re bekymret for, at den side, der ikke længere kan være der senere, så prøv en webside capture værktøj som det frie Evernote Web Clipper, som lader dig indfange og gemme hele websider til revision senere – uden at udskrive dem ud.

Don &'; t udskrive dine faxer. Og jeg mener don &'; t udskrive den, du &'; re sender eller den, du &'; re modtagelse. “ Men Josh, &"; du siger, “ Jeg har brug for at printe det ud for at sende det, højre &"; I de fleste tilfælde, no. Hvis du har en printer /scanner /fax multifunktionsenhed, eller en fax /modem indbygget i computeren, kan du som regel “ print &"; direkte til faxfunktionen (tjek din ejer &'; s manual). Gør dette omgår den faktiske printer og sender dit dokument direkte til faxfunktionen, uden nogensinde at bruge papir. Derudover er det tager mindre tid siden faxen gør ikke &'; t har til at scanne dit dokument, og kvaliteten er bedre på modtageren &'; s ende. Så vidt modtagelse af faxer, kan du prøve at bruge en internet-baseret service som eFax hvor du kan se indgående faxer på computeren, før du beslutter dig for, om det &'; s. Værd udskrivning

Scan papirdokumenter. Når du &'; re færdig med at arbejde med et dokument eller en fil, viser undersøgelser, at når det &'; s i en fil skuffe, det &'; s meget usandsynligt, at du &'; re kommer til at bruge det igen. Hvis det &'; s tilfældet for dine dokumenter, i stedet for arkivering, kan du scanne dem i stedet. Værktøjer som NeatDesk kan scanne op til 50 sider via en automatisk arkføder, og kan konvertere disse dokumenter til søgbare PDF-filer. Hvad jeg kan lide ved dette er, at så mange af os er vant til at gøre søgninger på nettet, at det føles virkelig naturligt at søge efter vore egne dokumenter – men dette kun kan ske, når de &'; re på vores computer på en eller anden måde, enten som et helt dokument eller som et indeks. Jeg synes personligt scanning og automatisk konvertering til PDF er den letteste metode
.