Spring Rengøring: Hvorfor ikke begynde med dit arkiv

Det er for let at knipse filer i et arkivskab bare for at få dem ud af syne. Måske du &'; ve gjort dette … hvis du har, så ved du, hvad jeg &'; taler om … og du ved også, hvad der sker, når du hele tiden gøre det for mange år. Du ender med en overfyldt, underudnyttet, skræmmende leder arkivskab. Overvej, at 80% af det, vi fil, vi aldrig ser på igen og derefter tænke over dine egne arkivskabe enten på arbejde eller derhjemme. Hvad kommer til at tænke?

Den vanskelige ting om Overstuffed arkivskabe er, at de don &'; t genere nogen … højre? De skjuler det rod og kaos rigtig godt, og hvis du don &'; t åbne skuffer, hvem bekymrer sig? Medmindre selvfølgelig, det drejer sig tid til at finde, at tidligere selvangivelse, der er skubbet ind i bagsiden af ​​denne skab eller når dit skrivebord og omkringliggende flade rum er stablet så højt, at du kan &'; t operere i dit rum funktionelt længere? Denne virkemåde kan sætte en stor dæmper på produktiviteten.

Hvis foråret rengøring din arkivskab føles skræmmende og overvældende, skal du følge disse enkle trin i retning af et renere kabinet og klarere sind.

1. Block tid ud til at arbejde på dette … Hvis du ikke' t, det vandt &'; t ske! Jeg plejer rådgive kunder til at arbejde i 2 timer på en ren tør for papir. Dette arbejde kan være trættende og inspirerende på én gang, så kender dine grænser og forsøge ikke at forlade projektet halvt fuldendt, når du &'; ve i gang på et bestemt afsnit eller område.

2. Begynde at rydde ud den første skuffe ved at gå gennem hver papir til at træffe en beslutning om. Opret 3 kategorier: beholde, genbruge /kaste, ikke sikker på om.

3. Når du har dine kategorier, gruppe sammen holde pæle og begynder at definere og flette dine kategorier. Jeg har altid opfordre folk til at skabe deres egen fil kortet for at hjælpe dem med at se deres kategorier tydeligt. Bare skriv ned dine store billede kategorier, såsom projekter, HR poster, fakturering, fakturering mv Herfra kan du bryde dem ned, men det &'; s vigtigt at starte med det store billede først.

4. Få dine værktøjer på hånden. Det &'; s besværlig at komme til et bestemt punkt i ethvert projekt, og ikke har de rette forsyninger og værktøjer på hånden til at støtte processen og hjælpe dig flytter mod færdiggørelse. I dette tilfælde, du har brug for nogle hængende filer, indsætte filer (jeg kalder dem manila-filer), og en Sharpie for mærkning af filmapper.

5. Det sidste trin bort fra blot “ gør det &"; er at sikre, at du makulere nogen identificerbare oplysninger. Du vil blive overrasket over, hvor meget af det du sortere gennem vil gå ind i papirkurven og få kastet.

Nu hvor din arkivskab er klar og ren, husk at indgive genfinding, ikke til opbevaring. Ved at følge disse trin vil du være tilbage på vejen til en renere plads og mere nyttigt filsystem på ingen tid
 !;