Conquer Din papir kaos når du rejser

Er det nogensinde sket for dig? Du &'; ve lige vendt tilbage fra en forretningsrejse og din dokumentmappe bugner med kvitteringer, møde noter og andre vigtige papirer. Du &'; ll sandsynligvis tilbringe din første dag tilbage på kontoret bare sortering gennem den kaotiske masse papir, før du selv kan tænke på at få ned til erhvervslivet!

Eller måske du rejser over hele byen deltager ét møde efter det andet. Ved udgangen af ​​den dag, din dokumentmappe er en bunke af gøremål med nogen bestemt rækkefølge. Telefon beskeder er spredt på forskellige stykker papir, og du bare vide, at et vigtigt budskab er skjult et sted i rod. Så er der de visitkort du indsamlede: nogle kræver opfølgning, men du &'; re ikke sikker på hvor du lægger disse vigtige kort. Hvis bare du havde holdt tingene på et sikkert sted, så du kunne huske, hvor du lægger dem.

På dette tidspunkt, at alle de gode intentioner gribe ind og følge op på nye hotte kundeemner fise ind frustration. Men der &'; s ikke tid til at tænke over, hvordan du forlagt disse væsentlige elementer. I det øjeblik, du &'; re tilbage på kontoret, du finder der er en bunke af e-mails, der venter på dit svar i tillæg til en stor bunke af papirer på dit skrivebord tigger om din opmærksomhed. Du dykke ret i de e-mails, og før du ved af det om morgenen er væk, og det &'; s frokosttid. Du arbejder gennem frokost for at angribe bunken af ​​papir på dit skrivebord. Så du indser du tilflugtssted &'; t lyttede til din voicemail-beskeder, så du opgive papir bunken og lytte til alle dine voicemail-beskeder. Det &'; s uendelig cirkel af papir, e-mail og voicemail, og du tilflugtssted &'; t endda revnet åbne din dokumentmappe. Du skal bare bruge dagen at reagere på nødsituationer og afbrydelser uden planlagt planlagt tid til at behandle de vigtige spørgsmål, som du havde håbet at komme til.

Dette fortsætter dag efter dag, og du &'; re stadig trække alle de papirer fra din forretningsrejse i din dokumentmappe, og du &'; ve blevet tilføje til det i løbet af ugen, som du deltog flere møder. Nu har du ingen idé om hvad &'; s hvad og det hele smelter sammen i ét stort bjerg af papir tigger om din opmærksomhed. Hvor lang tid tror du lade dette gå videre, før du beslutter dig for at gribe ind? For nogle sine dage og andre &'; s sine uger eller måneder. De varme nye kundeemner, du har foretaget på din forretningsrejse aren &'; t så varmt nu, og jo længere du lader det jo mere du trække tiden ud på at handle. Til sidst du tager bjerg af papir ud af din dokumentmappe og slip det på gulvet ved dit skrivebord, og sige, at du &'; ll beskæftige sig med det senere, fordi du har vigtigere ting at tage sig af på kontoret. Skyld sætter i, og det hele tiden nags på dig til at gøre noget, men du don &'; t. Du ved, du bør få din virksomhed kvitteringer håndteres, men du &'; re ikke sikker på, hvor de alle er, og det ender med at koste dig penge, når du kunne have været godtgjort.

Her er nogle tips om hvordan man kan sætte en stopper for dokumentmappe drama scenarie:

1. Strømline og organisere din dokumentmappe, så du ved, hvad den næste handling er på et stykke papir, mens du &'; re ud af byen og når du ankommer tilbage på dit kontor. Der er en slank holdbart og professionelt udseende produkt på markedet, som jeg gerne bruge. Gå til http://www.simplyproductive.com/
produkter /toolstrade.html til at se og bestille produktet. Hvad jeg kan lide ved det er den slidstærkt stof på ydersiden med indsættelige faner, med lynlås sidelomme og lynlås lukning. Det lynlås lomme på ydersiden er fantastisk til opbevaring af en pen, blyant, små post-it-noter og en overstregningstusch. Inde i denne mini-rejse dokumentmappe er der 13 dividers til at holde vigtige papirer, mens du &'; re uden for kontoret. Lynlåsen kabinet giver let adgang versus harmonika filer med en klap kabinet, der er akavet at bruge. Husk, let adgang og funktionalitet er meget vigtige, når du bruger enhver organisering produkt.

2. Mærk de 13 faner inde denne mini-rejse dokumentmappe med den næste handling “ Call, Data Entry, Diskuter, Expense refundere, Fil, Møde Notes /dagsorden, fotokopi, Læs eller Skriv &" ;. Deres vil være ekstra faneblade inde denne mini-rejse dokumentmappe for dig at indsætte dine visitkort, små brochurer, takkekort og andre emner, du har brug for at ønsker at have på hånden, når du rejser. Du &'; ll blive overrasket over den mængde papir, som du kan komme ind i denne slanke rejse dokumentmappe.

3. Sådan bruges denne mini-rejse dokumentmappe når uden for dit kontor. Fil mødedagsordener under fanen filen hedder “ Møde Notes /Dagsorden så når du kommer til møde &'; s alle sammen. Hvis du indsamler visitkort under din rejse er der 2 ting du kan gøre med visitkortet: (1) indtaste det straks ind i din PDA, eller (2) indsende det ind i din mini rejse dokumentmappe under “ Data Entry &" ;. Når du vender tilbage til dit hotel eller dit kontor nogen kort, som du ønskede at komme ind i din database er alle grupperet sammen. Du kan indtaste dem selv eller uddelegere opgaven til en anden.

4. Definer den næste handling. Ikke mere at sætte det til side for at beskæftige sig med det senere. Dette er, hvad jeg kalder “ udskudte beslutninger &" ;. I stedet, så spørg dig selv dette meget vigtige spørgsmål: “ Hvad er den næste handling jeg har brug for at tage på dette stykke papir?

5. Planlæg en bestemt tid i din kalender til at håndtere, at næste handling. Dette er nøglen til at få tingene gjort. En bunke eller fil mærket “ at gøre &"; er kun en intention om at gøre noget, hvor som en planlagt aftale er en forpligtelse til at handle på noget.

6. Brug klare projekt mapper til at holde ligesom papirer sammen. Gå til www.simplyproductive.com at se og bestille disse tidsbesparende og pladsbesparende projekt mapper. Brug disse projekter mapper til at holde din dagsorden og møder noter sammen i din mini-rejse dokumentmappe. Du kan deltage flere møder, og disse projekter mapper er sikker på at holde dine papirer er grupperet. Brug ikke papirclips, har de tendens til at knytte til andre stykker papir og blive fanget på andre papirclips.

7. 80/20 reglen - 80 procent af det, vi fil vi aldrig se igen. Derfor spørg dig selv: "Hvad er det værst tænkelige scenario, hvis du kastede dette stykke papir væk? &Rdquo ;. Hvis du kan leve med resultaterne af dit svar på dette spørgsmål, så smid det stykke papir.
< .. p> 8 Hvad til fil til senere brug Hvis du har besluttet at holde oplysningerne på et stykke papir, så spørg dig selv: "Hvis jeg vil hente disse oplysninger igen, hvad udløser ord ville du synes om &";? Skriv aftrækkeren ordet på det øverste højre hjørne af det stykke papir og indsende det i din mini-rejse dokumentmappe under "File".

9. Overførsel af papirer, når du vender tilbage. Når du vender tilbage til dit kontor, efter at forretningsrejse eller dag med møder, alt det, du &'; ve indsamlet under din tid væk fra kontoret er grupperet sammen af ​​den næste handling. I stedet for et bjerg af papir breder ud af din dokumentmappe, du &'; ll være forud for papir chase spil, fordi du &'; allerede ve defineret den næste handling. Alle der er for dig at gøre, er at planlægge tid i din kalender til at håndtere de handlinger i din mini-rejse dokumentmappe. Nogle af de handlinger som Data Entry, Filer, og Expense refundere du kan uddelegere til din assistent, hvis du har en. Den følelse af skyld og skam vandt &'; t være der, fordi du &'; ve håndteret, hvad du sagde, du ville gøre, når du vender tilbage til dit kontor.

Rejsetips:

- Skema tid i slutningen af ​​hver dag, når du rejser til fil papirer i din mini-rejse dokumentmappe

- Planlæg tid i din kalender. når du vender tilbage fra din forretningsrejse til at håndtere dine handlingspunkter i din mini-rejse dokumentmappe

-. Brug dit mini-rejse dokumentmappe som en visuel tjekliste for emner, du har brug for at bringe med dig. For eksempel indsætte elementer til at læse under “ Læs &"; fane. Dobbelttjek at du har nok visitkort og brochurer, takkekort, brevpapir, porto og Adresselabels, hvis du har brug for dem

-. Fotokopimaskiner dit pas og kreditkort. Opbevar dokument på et sikkert sted at

- messer, konventioner, Møder – skrive på bagsiden af ​​visitkort på dato, sted og næste handling. Hvis du har en assistent, uddelegere bogføringen af ​​de visitkort data og har de næste handlinger planlagt ind i din kalender eller indtastet i din opgaveliste.

Gennemførelse af mini-rejse dokumentmappe vil dramatisk reducere dit stress-niveau og stigning din produktivitet, når du vender tilbage til kontoret. Du &'; ll vende bunker af papir i værdifulde ressourcer i stedet for udskudt beslutninger og skyldfølelse. I stedet for at reagere på nødsituationer dig &'; ll være proaktiv på dine forpligtelser og opfølgning.

Kontakt Simply Produktiv at bestille din "Mini- rejser Rejsetaske" med tilpassede fortrykte etiketter ($ 25 + forsendelse). Simpelthen Produktiv vil hjælpe dig med at få dit papir management system sat op hurtigt og nemt. Før du ved af det, kan vi tæmme dine papirer og finde noget i 5 sekunder eller mindre, garanteret. Det &'; s det, vi kalder One Day Miracle. Kontakt Simpelthen Produktiv for mere information om, hvordan det fungerer (604) 233-7076 eller www.simplyproductive.com
.