Forretning Organisering Tip - Øger moral og effektivitet ved at dele reference filer

Arkivering papirarbejde er ofte den mest hadede og undgået opgave i et kontor. Mange mennesker finder det for tidskrævende og kompliceret at finde et hjem for alle deres papirer, så det ender hober sig op her og der og alle vegne, gør tingene værre. Den gode nyhed er, at det ikke er så hårdt, som mange mennesker tror at etablere og nem at bruge og vedligeholde arkiveringssystem

Det første skridt er at forstå, hvor nemt det kan være &ndash!; vidste du, der er kun tre typer af filer, du nogensinde har brug for? Et effektivt registreringssystem har kun tre typer af filer: handling, reference- og arkivere.

Action filer
Din handling fil er noget i forbindelse med projekter, du i øjeblikket arbejder på, er disse filer, som du får adgang ofte. Sørg for, at disse filer er tæt på dit skrivebord og let at få adgang til og re-fil, efter at du har brugt dem. Mange af os fløjls disse typer af filer på vores skrivebord af frygt for forlægge dem, men når du opretter et godt registreringssystem kan du glemme, at frygten for godt!

Reference Filer
reference filer er ikke adgang til så ofte som action-filer, men de er stadig vigtige filer, som du har brug for at holde fast. Disse typer af filer don &'; t nødvendigvis at være rigtigt ved dit skrivebord, men de shouldn af &'; t være for langt væk heller.

Arkiv Filer
Arkiverede filer er filer, der ikke er nødvendige med nogen regelmæssighed, hvis overhovedet. Disse filer kan holdes i et lagerrum, eller hvor ellers der er plads, og de vil være sikre. Arkiverede filer er for det meste filer, som du holder “ bare i tilfælde &" ;, men normalt ikke ender med at skulle få adgang.

Alle tre typer filer er vigtige for dit kontor, men for denne artikel vil vi fokusere på fordelene ved at oprette en god – delt - henvisning registreringssystem.

Din virksomhed &'; s ressource bibliotek består af referencefiler. Hvor meget tid har du set spildt, eller spildt selv, på udkig efter et stykke referencemateriale? Det er let at forestille sig, hvor meget mere produktiv hvert medlem af dit kontor kunne være, hvis de hurtig og nem adgang til alle de referencefiler de havde brug for.

Ud til fordel for øget effektivitet, der deler en central henvisning registreringssystem kan forene et kontor. Teamwork er fremmes, når ressourcerne deles med henblik på at gavne alle medlemmer af kontoret.

Hvis du er klar til at oprette en fælles reference registreringssystem den første ting du skal gøre er at vælge et register, der vil passe din nuværende Workspace behov og din virksomhedskultur.

Det er en god ide at finde en central placering, uden for nogen &'; s individuelle arbejdsområde for at finde din reference filsystem. En central placering vil gøre det nemt for alle at få adgang til de reference- filer, og holde det væk fra nogen &'; s individuelle arbejdsområde vil fjerne eventuelle afbrydelser, der kan opstå på anden måde.

En god måde at sikre succes for dit nye arkiveringssystem er at få så mange som muligt om bord med implementeringen. Begynd ved at have en kort træningssession på registreringssystem, du vælger, så alle er klar på, hvordan det fungerer. Så har en forretning organisering brainstorming session at udarbejde de detaljer som hvor det vil blive placeret, og hvordan det vil blive opretholdt. Når alle ser, hvor let det kan være at håndtere referencefiler, og hvor meget mere produktiv, der kan være, vil de endelig gøre brug af disse vigtige referencefiler
 !;