Lettere at kommunikere gennem gode Organization

Hvis opholder sig i kontakt med familie og venner synes at være flere problemer, end det er værd, kunne dette være et tegn på, at du har brug for bedre organisatoriske strategier. Hvis du frygter tanken om at sende invitationer, fordi du ikke har alles adresse lige ved hånden, er du gør tingene meget hårdere, end de behøver at være. Med de rette organisatoriske strategier, bør du være i stand til at sende e-mails, "snail mail", eller foretage telefonopkald med kun en minimal mængde indsats. Her er nogle praktiske tips du kan bruge til at få bedre organiseret og kommunikere lettere.

Opret en "One Stop Shop" Adressebog

Hvis du konstant er på udkig i notesbøger, skuffer, computerfiler og selv telefonbogen for forskellige postadresser, telefonnumre og e-mail-adresser, er det tid til at forenkle tingene. Selv om det kan tage lidt tid til at samle alle dine kontaktoplysninger sammen, i det lange løb vil det spare dig for en masse tid og kræfter. Start med at beslutte den bedste måde at organisere dine oplysninger. Mens nogle mennesker foretrækker et papir adressebog, andre finder holde deres kontaktoplysninger på deres computer nemmere og mere bekvemt. Sørg for at du holder kun en master adressebog, uanset hvilken metode du vælger. Selv om det kan lyde praktisk og sikkert at holde mere end én adressebog, flere kopier betyde mere arbejde vil være forpligtet til at holde dem up-to-date. Mere end én bog øger også chancerne for, at dine adressebøger vil blive ude af sync med hinanden, på grund af opdatering af én bog, men ikke den anden. Men hvis du holder din liste på din computer, holde en sikkerhedskopi kan være fornuftigt.

Når du har besluttet, hvilken metode at bruge, er det tid til at samle op på alle dine forskellige adresser. Hvis din kontaktliste i øjeblikket er ret uorganiserede eller endda forældet, kunne denne del af processen tage en betydelig mængde tid. Du skal dog ikke blive modløse under denne proces. I stedet fokusere på det faktum, at dette bliver sidste gang, du nødt til at søge flere steder for adresser og andre former for kontakt information.

Udvikling af en vedligeholdelse strategi

Når du har brugt den tid og indsats, der kræves for at få alle dine kontaktoplysninger opdateret og på ét sted, er det vigtigt at holde det på den måde. Efter alt, kan selv de mest perfekt organiseret adressebog bliver forældet og ubrugelig over tid, hvis det ikke er vedligeholdt ordentligt på en regelmæssig basis.

Heldigvis, vil det være langt nemmere at holde din liste up-to-date som sammenlignet med mængden af ​​indsats, det tog for at få det på den måde i første omgang. Regelmæssig vedligeholdelse er nøglen. Når du bliver opmærksom på en ændret adresse, telefonnummer eller e-mail-adresse, skal du opdatere din adressebog med det samme. Hvis en øjeblikkelig opdatering ikke er muligt, udvikle en strategi for at holde styr på dine ændringer, indtil du har en mulighed for at opdatere din herre kontaktliste. Så længe du holder opdatere din kontaktliste med nye poster og ændringer, vil din liste holde up-to-date og nyttige på ubestemt tid. Næste gang du nødt til at sende invitationer, tak kort eller feriekort, vil du være glad for du tog tid til at få organiseret
.