Office Organisation: 5 trin til Opsætning af Core Systems

For mange solopreneurs de tror, ​​at når de &'; ve sat sig op i erhvervslivet det &'; s alt om marketing, markedsføring, marketing. Men der &'; s en meget vigtig brik i puslespillet, du skal have på plads, før du starter din markedsføring … og at &'; s dit administrerende

Opbygning af en vellykket langsigtet lønsom forretning handler ikke om "markedsføring" din virksomhed, det handler om "styre" din virksomhed - markedsføring kommer, når du har dine ledelsessystemer på plads &hellip. ; dette er en virkelig vigtigt begreb, og når du &'; ve fik styr på dette, bliver en hel del lettere markedsføring

Du kan ikke begynde at markedsføre din virksomhed, hvis du ikke kan finde de oplysninger, du har brug for, Don! 't vide, hvem du er markedsføring til, og ikke ved, hvor du er i din virksomhed

Så hvad jeg &';. d gerne dele med jer i dag er min top 5 trin til opsætning af din kerne kontor organisation systemer.

1. Opret din papirbaserede registreringssystem. Have et effektivt registreringssystem på plads, gør det muligt at finde de oplysninger, du har brug for, når du har brug for det! Først og fremmest investere i din arkivering opbevaring, uanset at &'; s dedikeret arkivskab eller plastik arkivering kasser. Husk, du får brug for dobbelt så meget lagerplads, som du tror, ​​du &'; ll behov. Ved opsætning af dit arkiveringssystem det &'; s vigtigt, at du designe et system, der passer til din stil.

2. Tackle Papir Pile bruge min super-simpel To Step System. Dette er en virkelig hurtig og enkel måde at tackle dine bunker af papir. Målet er at få alle papirer off dit skrivebord og gulv og enten få dem arkiveres væk når du skal bruge dem igen; i en særlig &'; handling &'; mappe, du arbejder på under dit tildelte &'; handling fokus &'; tid; eller simpelthen kastet! Du ville blive overrasket over, hvor mange papirer du holder på, at når man ser tilbage på dem, du finder er enten out-of-date eller blot ikke er relevante for din virksomheds behov længere.

3. Opret din pc registreringssystem. Når du &'; ve fik de første to trin afsluttet, dette tredje trin faktisk bliver ganske let. Din pc er også en stor arkivskab, så det giver mening at replikere dit papir-baserede system til PC. Hvis du har oprettet hovedkategori filer, derefter oprette en hovedkategori mappe i din &'; Dokumenter &'; mappe på din pc, og opret sub-filer i denne hovedmappen som nødvendigt. Gentag denne proces for alle dine vigtigste arkivering kategorier.

4. Organiser din indbakke. E-mails! En anden stor tid afløb, hvis ikke organiseret ordentligt. Brug det samme system igen for at gemme og administrere alle dine e-mails. I stedet for dem alle at gå ind i en kæmpe indbakke som &'; s helt uorganiseret, bryde din indbakke ned i forskellige mapper og flytte den relevante e-mail ind i denne mappe. Følg samme system, som for dit papir og PC-baserede registre. I Outlook kan du oprette e-mail-regler, således at e-mails automatisk bliver flyttet til den relevante mappe, som de kommer ind i din indbakke. Sammenhæng er nøglen til et effektivt registreringssystem. Holde til det samme system vil gøre det meget lettere for dig at administrere.

5. Opret en pc og fil back up-system. Nu, hvor du &'; ve brugt tid på at oprette alle disse systemer det &'; s vigtigt, at du også har en pc back-up system på plads. Du kan simpelthen ikke råd til at miste nogen af ​​dine vigtige dokumenter, når du kører en solo servicebranchen. Faktisk jeg stærkt anbefale at have to back up systemer på plads – en onsite og en offsite. Onsite backup kan være gennem en ekstern harddisk, og offsite backup service kan være gennem en automatisk backup service.

Lav en plan i dag for at få disse centrale systemer på plads, og din virksomhed vil begynde at blive ubesværet og sjov – isn &'; t som en spændende tanke

(c) 2009 Tracey Lawton
 !;