Spotlight på Best Practices for Facilities Managers

Nogle hævder, at benchmarking og bedste praksis er grundlæggende to sider af samme sag. Søgningen kan resultere i virksomheder i lignende brancher bytte FM oplysninger, eller et selskab ferreting ud af bedste praksis gennem næse-to-the-slibesten forskning.

Mange foranstaltninger for succes

Efter hashing ud af alt semantik og definitioner, hvad, præcist, er nogle af dag-til-dag funktioner faciliteter fagfolk bør måling? Den internationale Facility Management Association (IFMA) opregner elementer, der typisk benchmarkes, såsom firkantede optagelser pr beboer; bygning virkningsgrader (forholdet mellem brugbar plads til udlejes plads); arbejdsstation udnyttelsesgrad; vedligeholdelsesomkostninger; Janitorial omkostninger forsyningsudgifter; miljømæssige omkostninger (omkostningerne ved at levere en tilfredsstillende luft- og vandkvalitet, renovation, og overholdelse af lovgivningen); omkostninger sikkerhedsmæssige; projektomkostninger (forbedringer eller rekonfigurationer af eksisterende rum); samlede udgifter til operationer og belægning omkostninger. Andre benchmarkede poster omfatter udstyr nedetid; procentdelen af ​​forebyggende vedligeholdelse vs. reparation vedligeholdelse og overarbejde omkostninger.

Men benchmarking kan udvides til andre mere tågede FM opgaver såsom "leverandør ordregivende" og "planlægningsprocessen." Kundedrevne benchmarks omfatter responstid, cyklustid, tilfredshed, og nedetid. Kunden skal være lykkelig, og kulturen i forskellige selskaber er baseret på den øverste ledelse opfattelse. Overvej, hvad din kunde mener er vigtig. Du (FM) kan have en fremmøde problem i din afdeling, der bliver benchmarkes, men din kunde kan ikke vide om det, eller pleje.

Kig i spejlet

Hvor skal FM-stationer kigge når at indsamle data? Mens tarm instinkt kunne fortælle en FM-afdeling til straks kigge eksternt og måle sig mod andre virksomheder, kan FM-stationer ønsker at gennemgå deres egen praksis først. For eksempel kan en producent sammenligne facility operationer af sin fabrik i Toledo til sin fabrik i Seattle.

En anden fordel ved internt fokuseret benchmarking er, at virksomhederne kan nul ind på operationer, der er virkelig afgørende. Du er nødt til at vide, hvad der er vigtigt for din egen virksomhed. Man kan ikke sige én benchmark er afgørende for alle. Tag "udstyr nedetid," for eksempel. Denne benchmark naturligvis ville have et andet niveau af betydning, afhængigt af den pågældende virksomhed. I en virksomhed, der stræber efter 24 timers udstyr drift, nedetid statistik er langt mere sigende end de er til et anlæg, hvor kun noget udstyr der anvendes noget af tiden.

Tingene bliver vanskeligere, når FM-stationer begynder at måle deres afdelingens metoder versus eksterne virksomheder. Hvis de bliver for tal-besat, kan FM-stationer køre sig selv til vanvid prøver bare at holde op med Joneses. Kritiske benchmark indikatorer kan variere med branche eller marked sektor og kan endda variere inden for en branche, der er baseret på lokale forhold, virksomhedskultur, geografisk placering og alder af faciliteter. Som et resultat, bør den store fokus benchmarking være på processen ikke tallene. Hvis du ved præcis, hvad du gør, så kan du se på andre selskabers tal og se, hvordan de kom der.

Måling eneste omkostning er en taber approach.The bedre tilgang er at sammenligne praksis. Payoff er ikke i omkostningerne, er det i processen. Den faciliteter erhverv er at hængt op på kvadratfod. De eneste mennesker, der bør bekymre sig om kvadratfod er fast ejendom mennesker. Jo bedre mål for FMS og den øverste ledelse er "pris pr hoved" eller "pris pr sæde«. Når du bevæger dig op kæden af ​​kompleksitet, der er, hvor benchmarking data begynder at falde fra hinanden.

Den bedste i klassen for facility operationer er et vanskeligt begreb. For eksempel kan tildele den mindste mængde plads til kontorer være bedst i klassen, hvad angår effektiv udnyttelse af rummet, men det kan have en skadelig virkning på medarbejdernes moral og produktivitet.

Hvad betyder det for mig?

Den oprindelige afsæt for benchmarking var Total Quality Management (TQM) bevægelse, hvor håndgribelige målinger og hårde data var ofte de målestokke, der anvendes. Men nu er folk gør det for flere erfaringsmæssige årsager. De er benchmarking af samme grund de går til konferencer -. At lære

Desuden faciliteter fagfolk, der måske ikke er særligt dygtige til virksomhedernes politik, kan ikke være genert over trumpeting deres benchmarking indsats. Dagens facility management professionelle skal være i stand til at fremme og markedsføre hans bidrag til organisationen

Liste over kundeorienterede markedsføring initiativer, der kan gennemføres af faciliteter afdelinger:.

• Inddrag faciliteter afdelinger i medarbejder orientering
• Publish FM afdeling nyhedsbreve til kunder og forvaltning Restaurant • Tilbyd facility ture og præsentationer;
• Brug undersøgelser, rapport kort, kunde interviews og fokusgrupper til at vurdere faciliteter afdelingens præstationer.

Den gode nyhed er, at den øverste ledelse kan være villige til at investere i benchmarking og bedste praksis. De er ved at bygge det ind i deres budgetter. Det er svært for den øverste ledelse til at sige "vi ønsker ikke at sammenligne os med vore konkurrenters.

Benchmarking er kun halvdelen af ​​opgaven. Efter de bedste i klassen praksis er identificeret, skal organisationen være klar til at gennemføre dem. Alt for ofte nybegyndere FM-stationer stoppe processen efter sammenligning af deres præstationer med andre og lære at de er foran.

Måske ikke helt perfekt, men benchmarking og vedtagelsen af ​​bedste praksis kan hjælpe faciliteter afdelinger få en bedre håndtag på begge operationer og kundeservice
.