Organisering af en konference - Del 1

Afholdelse af en konference kan være en skræmmende og tidskrævende opgave. Oftest den ansvarlige for at organisere begivenheden er en PA eller sekretær og som sådan har et væld af andre ansvarsområder. Oftest de er forpligtet til at organisere en eller to begivenheder af denne art om året, og mens mange af dem gør det ganske effektivt, er der nogle, der kæmper med opgaven. Denne artikel vil forsøge at hjælpe dem, der har brug for nogle retningslinjer for at fuldføre denne opgave. Det vil dække et væld af punkter, der skal overvejes fra sourcing en konference sted for at skrive konference feed-back. Det vil dække forskellige områder i forskellige artikler og ældre artikler kan findes ved at gennemse arkiverne eller søger efter artiklerne, hvis titel omfatte "Organisering en konference".
Er blevet skrevet disse artikler fra en sydafrikansk perspektiv, men er også relevante til andre lande, hvor principperne for at organisere en konference er de samme.
I denne uges artikel vil vi dække budget, når sourcing en konference mødested.
Skulle læserne vil have info eller artikler offentliggjort på specifikke områder, er du velkommen til at kontakte forfatteren og disse vil blive overvejet.
sourcing en konference sted i SYDAFRIKA
UGE 1
Der er flere punkter at overveje, når sourcing en konference sted i Sydafrika. I denne uge vil vi dække budget.
1. Budget
Hvad er de handelssystemer omkostninger og de passer budgettet for konferencen? Når du ringer til citater fra steder man skal passe på, at alle skjulte omkostninger tages i betragtning. Nogle punkter at bemærke, når du ringer for citater bør være: -

a) Må satserne medtage eller udelukke moms? De fleste konferencesteder i Sydafrika opgiver, herunder moms, men der er et par, der citerer eksklusive moms. Du kan rejse momsen del ud for at møde din virksomheds budget beløb som dette beløb er normalt ex moms.
B) Har de omfatter krav til udstyr eller er det ekstra? De fleste steder omfatter standardudstyr i deres satser. Sørg for, at du ved, hvad denne standard udstyr omfatter og kræver for yderligere udstyr, du kan kræve. For større konferencer, du kan have brug for specialiseret udstyr, der kan være nødvendigt at blive outsourcet til en ekstern virksomhed.
C) I tilfælde af at de delegerede vil kræve indkvartering, spørge, om alle måltider er inkluderet eller er indkvartering angivne pris simpelthen på en seng and breakfast. Nogle hoteller citerer værelse kun priser, eller bed and breakfast satser. Sørg for at du ved, hvad de citerer dig, og hvad måltider den indeholder.
D) Har Day Conference sats inkluderer alle forfriskninger, mødested leje osv? A Day konference pakke Rate eller DCP omfatter normalt alle te og kaffe, frokost, brug af spillestedet, brug af standardudstyr og moms. Det er bedre at blive citeret en DCP sats, der inkluderer alt dette, end at blive citeret pr te /kaffe-session, frokost, værelse leje etc. som chancen for uventede skjulte omkostninger opstår, er mindre. Også en pakket sats er normalt lidt mindre end summen af ​​de enkelte dele.
E) Vil stiger før din konference? Ofte en konference er organiseret måneder forud for den dato. Sørg for, at spillestedet citerer dig satser, der gælder for den tid af året din konference vil finde sted og ikke de nuværende satser, som kan være genstand for årlige stigninger.
F) Må satser omfatter Tourism Levy? Turisme afgift er en regering afgift på bolig. Det opkræves ved 1% af indkvartering del af satsen.
G) Når delegerede opholder natten over og overnatning er nødvendig, er det bedre at få en fuldt inklusive Rate eller en 24 timers pakket sats. Dette vil normalt omfatte alle måltider, indkvartering, konferencerum leje, standard udstyr, moms, turisme afgift osv Nogle steder vil citere en middag, bed and breakfast sats og en DCP separat. Andre kan citere en bed and breakfast sats og en DCP sats men kan utilsigtet udelukke en middag sats. Sørg for at du har budgetteret med middag for hjemmehørende delegerede og ved præcis, hvad du får for dit sats.
H) Når organisere en konference, hvor de delegerede vil betale for deres egen bolig, men arrangørerne vil arrangere transport til og fra mødested, bør man altid omfatte mindst tre officielle hoteller spænder fra 5 stjernet indkvartering til 3 stjernet indkvartering for at give passende indkvartering til en bred vifte af delegerede. Man bør også tage hensyn til afstanden til disse hoteller fra konferencecentret for at begrænse transportomkostningerne
.