Almindelig høflighed er ikke så almindeligt - 10 Telefon fejlgreb i Everyday Forretning

Som unge, mange af os blev undervist grundlæggende telefon
etikette. Disse erfaringer har lært os de grundlæggende elementer i
føre en telefonsamtale - høflighed,
opmærksomhed, respekt og fælles høflighed
Desværre ser det ud Disse erfaringer er blevet glemt
af mange af i dag &'; s. virksomheder. For mange, at filosofien
synes sige, at det &'; s lettere at give afkald denne praksis, og
stedet, vælger at beskæftige sig med kundeservice
konsekvenser senere. Det ser ud til de sande omkostninger til bundlinjen
er ikke af nogen konsekvens. Hvorfor i en tid med stadig
stigende konkurrence lokalt og i udlandet, sammen med
viden om kunder &'; høje forventninger, ville nogen
være villig til at overse, og undervurderer dette mest grundlæggende
kundeservice dygtighed?

Common Sense
Sund fornuft og logik aren &'; t så almindelige. Sund fornuft
siger solid telefon færdigheder kan ikke tages for givet, og
viser vores kunder, vi værdsætter dem og deres forretning.
Her er nogle almindelige telefon brølere og fælles
fornuft løsninger til at holde din virksomhed på sporet . Selvom du
have gjort sig skyldig i at øve nogle af eller alle disse brølere,
tage ansvaret nu og omforme dit fokus på at skabe en
kundefokuseret organisation.

1. Ingen opkald tilbage
jeg henviser til opkald fra en kollega, forretningsforbindelse,
leverandør, eller en person, som du har en stående
forretningsforbindelse. Årsagerne folk vælger ikke at
returnere et opkald kan omfatte følgende:

* “ I don &'; t har nye oplysninger til at dele &";
* “ I &'; m venter. så-og-så at returnere min opfordring eller besvare mit
e-mail &";.
* “ I don &'; t har et behov for denne service lige nu &"; . (Selvom jeg
kan i fremtiden)
* “ I &'; m ikke den person, med hvem de har brug for at tale &";.
* &Ldquo; Jeg tilflugtssted &'; t tog en beslutning endnu &";

Desværre, når du indser du var uagtsom og
forfaldne for et opkald tilbage, panik og forlegenhed sat i og
du føler det &'; s nemmere at ænder, Dodge, og dans omkring snarere
end foretage opkaldet. Dette kun forbindelser problemet og
gør ikke &'; t lindre din uro.

Løsningen er at tage telefonen. Begynd med at undskylde
for ikke ringer tilbage. Du må ikke komme med undskyldninger såsom, “ Jeg var
optaget &"; I stedet være ærlig og ligefremme, som går en lang
vej til at opbygge og vedligeholde solide forretningsforbindelser
og dit omdømme. Dernæst videre til løse business
ved hånden. I fremtiden, begynde med den positive hensigt
besvare opkald i tide. Hvis du don &'; t har nogen
nyheder eller der er ingen ændring i omstændighederne, lad den, der ringer
vide. Informere ham eller hende, når du planlægger at ringe tilbage, eller
give en fremtidig dato, hvor den, der ringer kan kontakte dig – og
være sikker på at tage telefonen.

2. Utidig Voice Mail
Forestil dig kalde en virksomhed dagen efter Labor Day og høre
følgende meddelelse, “ Tak for at kalde ABC
Company. Du har nået skrivebordet af Jane Doe. I &'; ll
ud af kontoret på business i juli 3 til 15 juli
Indtal en besked &".; Hvad betyder dette forældede besked
rigtig sige om dig til dine kunder? For en, det siger I &'; m
for travlt til at ændre en talebesked, så måske I &'; m for
travlt til at mødes og servicere din virksomheds behov. Husk,
dit budskab repræsenterer dig i dit fravær. Vær sikker alle
budskaber er rettidig og afspejler et professionelt image. Hvis
kunden har brug for øjeblikkelig hjælp, skal du sørge for at angive, hvem
de kan kontakte, sammen med et telefonnummer.

En anden voicemail bommert er at tillade en postkasse til at fylde til
kapacitet, så kassen vandt &'; t acceptere flere beskeder. Jeg
kender folk, der bevidst gør det bare så de vandt &'; t
modtage flere opkald, hvilket svarer i deres sind til ikke
have mere arbejde. Dette er en meget uprofessionelt og
uacceptabel praksis. Tjek din telefonsvarer
periodisk hele arbejdsdag. Gem meddelelser, når
nødvendigt. Hvis du forventer, at du vil ikke være til rådighed for en
længere periode, tilstand, når du forventer at tjekke
beskeder og returnere opkald. Hvis du finder din postkasse ofte
fylder op hurtigere, end du kan holde op, overveje at have en live
operatør acceptere dine opkald.

3. Uforberedthed
Har du nogensinde haft en opkalds telefon og sige, “ Jeg har brug for så-og-
så &'; s nummer &"; Du tilbyder oplysningerne fra toppen af ​​din
hoved kun at have den, der ringer afbryde dig og sige, “ Hold på
et minut. Lad mig få en noget at skrive med &"; Hvorfor skal
mennesker kræver specifikke oplysninger, og alligevel er uforberedt til
tage oplysninger ned? Den, der ringer har nu spildt
hans /hendes tid og dine. Hver telefon behov altid til
have tre elementer ved siden det: en pen, papir og et spejl. (Se
næste punkt på, hvorfor du har brug for spejlet.)

4. Ingen Spejl
Hvad du ser, er hvad kunden får. Holde et spejl
siden af ​​telefonen kan du se, hvad dine kunder høre.
Et varmt smil kan høres over telefonen. Hvis et opkald har
kommer på et dårligt tidspunkt, bedre at lade den, der ringer for at efterlade en
budskab end at risikere at tage ud af dine frustrationer på den, der ringer.

5. Hanging Up Før Kunden
Når du lægger på telefonen, før kunden gør,
du risikerer kunden høreapparater kommentarer, nyresten &'; t betød for
hans /hendes ører. “ At Jim er sådan en idiot. Hvor vover han forsøge at
prutte prisen efter tre måneders forhandlinger! Åh, hej,
Jim. Jeg didn &'; t indser du var stadig på linjen &"; Ups, hvordan
pinligt! Jeg har personligt hørt nogle meget interessante
og pinlige samtaler begyndt, før jeg hængt op,
og jeg kan forsikre dig, at jeg tog min virksomhed andetsteds, fordi
af det.

6. Den Støjende Hang Up
Du har hørt knitren før – en side sendes over
højttaleranlægget og i slutningen af ​​den meddelelse, du
høre, hvad der lyder som en kuglestød kastet på det olympiske
spil. Når telefonen er afbrudt, det lyder som om
håndsæt blev kastet halvvejs på tværs af lokalet. En bedre og
roligere løsning er at klikke på frigivelse eller skifte krog knap
først og derefter sætte håndsættet ned på plads.

7. Telefon Tag
En stor spil telefon tag ikke kun spild tid, kan det
ligefrem frustrerende. Skær ned på antallet af “ tags &";
og efterlade en besked, der fortæller, der ringer specielt når du
kan nås, eller når du &'; ll være ude af kontoret (så de
don &'; t kalder derefter ). Tro det eller ej, så ring nogle mennesker
formål, når du &'; re ud – nu, hvorfor skulle de nogensinde vil
at gøre det?

8. Hurtigt Talking
Jeg har en tidligere New Yorker, og jeg plejer at have noget problem
forstå hurtigste højttaler. Men jeg &'; ve haft
mennesker, jeg har aldrig mødt efterlade mig en besked med en telefon
nummer, der tales så hurtig som en auktionarius. Sæt farten ned
Læg en besked antager den anden person gør ikke &';! T vide
hvordan man staver dit navn eller allerede kender dit nummer. En
ordentlig besked indeholder dit navn og nummer er angivet to gange
– en gang i begyndelsen af ​​beskeden og igen i det
ende. Denne måde, hvis jeg kan &'; t forstå eller ønsker at bekræfte
oplysninger, kan jeg gøre det uden at genspille meddelelsen over
og igen. Vær sikker på at tale langsomt og tydeligt. Don &'; t
genert over at stave enhver oplysning for klarhed.

9. At vælge ikke at investere i et headset
jonglering en pen, papir og håndsæt, mens du skriver på en
tastatur med telefonen lagt i skurk i din stive
skulder og ømme hals bare isn &'; t produktive. Lette din
smerter og investere i en kvalitet headset og gøre livet lettere
Du &';. Ll finde, kan du finde oplysninger, skrive, eller bare lytte
med lethed. Mens du &'; re på det, afhente en ekstra en til din
mobiltelefon, også.

10. Misbruge højttalertelefonen
Brugen af ​​en højttalertelefon er nyttig, når du ringer op, venter på
hold, og telefonmøder. Der er tidspunkter, men når
den misbruges og misbrugt. Eksempler på dette er, når private
oplysninger råbte ind i højttaleren boksen så højt, at
alle i en one-mile radius kan høre eller har en
højttalertelefon samtale uden at informere den, der ringer, der
andre er i rummet. Don &'; t nogensinde antager den, der ringer gør ikke &'; t
sind være på højttaleren. Bede om tilladelse først. Også
altid informere personer, der ringer, før de ytre et ord, at nogen
(eventuelt som) er til stede i rummet med dig at give
retfærdig advarsel.

Telefon brølere er overset, og alt for almindelig.
Fra i dag får back to basics. Finde og rette
telefon brølere, og du &'; ll skinne som en verdensklasse
kundeservice udbyder
.